随时记录重要信息 – OneNote我们面临着一个信息的时代，需要不断地创建信息，或者从别人那里接受或共享信息。在以往，当我们发现信息后，就会随手记在纸上或者便签中，时间长了，非常容易造成信息的丢失，而且这些零散的信息也是非常难以组织的。 Microsoft Office OneNote 2003是Microsoft Office System中的新增应用程序，它允许用户电子化地记录、组织和重新利用在便携式电脑、台式机或掌上电脑中的笔记，并为用户提供了多种获取信息的方式，使用户在这样的环境中有效地收集、自定义和组织信息。 了解OneNote的操作界面OneNote作为Microsoft Office System中的一个应用程序，可以电子化地记录您的信息，并可以允许用户根据喜好记录笔记、轻松地组织信息、快速访问信息，并且可以有效地重新利用和共享笔记信息。 在开始使用OneNote记录信息之前，我们需要先了解OneNote的操作界面，如图1所示。
图1 OneNote操作界面 在这个灵活、强大的数字笔记本中，用户可以根据自己的工作需要，对操作界面进行进一步调整。 添加新的笔记本项OneNote给予用户以自己的方式组织信息的能力，使用OneNote，您可以为数字记事本系统创建特定的项，使得每项拥有自己的笔记页。 在默认方式下，OneNote提供了“常规”、“便笺”和“会议”3个笔记本项，而这些笔记本项可以按照如下方式添加或删除： （1）在笔记本项的标签上单击鼠标右键，即可打开右键命令菜单，如图2所示。
图2 （2）在右键命令菜单中，选择【新分区】命令，即可在当前的笔记本项后面添加一个新的笔记本项，同时，您还可以为该分区起一个名字，以标注这个分区记录的信息内容。
图3 新建的分区 （3）使用笔记本项上的右键菜单，您还可以为该分区更改颜色、移动分区等操作，使其符合您的使用习惯。 删除笔记本项的操作同样出现在笔记本项的右键菜单中，选择【删除】命令，在“Microsoft Office OneNote”提示对话框中，选择【是】命令，删除该笔记本项。
图4 删除笔记本项 而实际上，在OneNote中的每一个笔记本项都有一个单独的文件与其对应，它们存放在Windows操作系统中的“我的文档”中的“我的笔记本”文件夹中，如图5所示。
图5 在资源管理器中的笔记本项文件 页面的管理在每个笔记本项中，都可以包含若干页面用来保存不同性质的笔记，例如，一个项目经理可以为正在进行的项目的每个部分设定一个页面，分别保存供应商会议、客户会议和项目时间线等记录。 在OneNote操作界面的左侧，是每个笔记本内各个页面的单独标签集，单击这些标签可以让您进入相应的页面。用户可以创建新的页面组，它是具有相同标题区的页面集合，页面组中有一个主页面和子页面，它们在标题区中具有相同的信息。 在笔记本项中插入新的页面的操作步骤如下： （1）单击OneNote操作界面中的【插入】｜【新页】菜单项，即可插入新的页面，而页面的标题就是在标题区内输入的内容。
图6 新建的页面 （2）在新建的页面中，还可以根据需要创建一个或若干个子页面，此时只需要选择【插入】菜单中的【新子页】命令即可。页面组中的子页在OneNote右侧显示为较小的页面标签，如图7所示。
图7 在页面组中的子页 为了使在页面中信息的格式更贴近于用户的使用，可以通过【视图】菜单中的【基准线】命令，来调整记录信息时的外观。
图8 调整页面的基准线 并且，OneNote为特定的用户预定义了信纸的格式，即有预定义外观的页面。OneNote提供了3种基本类型的信纸： · 划线纸：页面中带有很多规则线（例如线条和网格等）； · 轻型纸：在有很多笔记的情况下，帮助用户组织思路和信息的纸； · 设计纸：带有图片和相同字体、字体颜色的信纸。 这些信纸可以直接应用在您的页面中，如图9所示。
图9 OneNote中的信纸 打开OneNote的任务窗格，在“新建”任务窗格的“更改信纸”选项区域内，就可以选择您将希望使用何种信纸创建新的页面，如图10所示。
图10 信纸的选择 信纸在所有的笔记记事中提供了一致的外观，有助于避免输入反复出现的文本内容，并且有助于让用户专注于笔记的记录，而不用再去考虑页面的布局和字体的类型等格式设置。 通过“新建”任务窗格中的【将当前页保存为信纸】命令，还允许用户将自己定义好格式的页面保存为信纸格式，以供将来使用。 使用OneNote记录信息就像在纸上记录笔记一样，OneNote提供给用户极大的记录信息能力，我们可以将信息记录在OneNote页面的任何位置，并可以与其它应用程序中的信息进行整合。 输入笔记的标题OneNote在每个笔记页面中都提供了笔记标题的功能，一方面可以使用户在页面中了解该页面记录的信息，同时，页面标题还会反应到页面标签上，通过页面标签，用户可以非常快速地遍历到需要的页面内容，如图11所示。
图11 页面的标题 在标题区中包含了页面的标题、页面的总数和当前页面、该页面的创建日期和时间等信息。并且每个页面的标题区与页面中的笔记内容不在同一个区域中，这样就使得标题区在进行信息记录时保持始终可见。 记录文字信息在OneNote笔记记录区的任意位置，都可以随时记录信息，并且可以与Office其它应用程序一样，轻松完成文字格式的定义。 使用OneNote记录文字信息的操作步骤如下： （1）单击OneNote笔记记录区的任意位置，即可出现开始笔记输入的标记图标，提示用户可以进行文字信息的输入。
图12 书写文字笔记 （2）选择【视图】菜单中的【任务窗格】命令，开启OneNote任务窗格，并打开“字体”任务窗格，为选中的文字记录设置字体、字号、颜色以及文字效果等格式。
图13 设置笔记文本的格式 （3）在笔记中也可以通过“项目符号”和“编号”任务窗格，为文字内容设置相关的符号。
图14 在笔记中应用项目符号和编号 用鼠标在笔记上盘旋时名为“笔记处理”的小图标会出现在笔记旁边。使用这些处理可以轻松地在页面上移动笔记。使用该特性可以重新排序条目（数字会自动调整）或者组合可能分散在页面外的同一主题的笔记。在一个列表附近拖动另一个列表，OneNote会自动将拖动的列表合并到前一个列表。使用拖放的处理也可以用于分离笔记内容，如图15所示。
图15 拖放笔记的内容使其重新组合 使用数字墨水OneNote提供了利用手写设备在掌上电脑、台式机或便携式计算机上手写笔记或绘制图表的能力，您可以在同一个页面中手写或者输入笔记的内容。如果您没有手写输入设备，还可以利用鼠标的操作完成绘制和勾画图表。 对于掌上电脑，用户可以使用数字墨水——一种来自Microsoft的新技术，应用于手写，就像它们是文本一样。OneNote的键入文本的特性同样适用于墨水笔记，如项目符号和编号、拖放和用笔记标签标记。OneNote的查找特性同样允许用户在掌上电脑的笔式输入设备书写的OneNote笔记本中搜索墨水笔记。在OneNote中，如果需要，可以将数字墨水笔记转换为键入的文本。 如果在台式机或便携式电脑上在OneNote里使用笔式输入设备，手写的笔记存为图形文件。尽管这些笔记显示为手写，但它们不具有数字墨水的增强特性，而且这些笔记也不能转换为输入文本。 在OneNote中，提供了多种可供选择的墨水类型，包括笔迹的颜色和浓度，在使用数字墨水前，先通过“笔”工具栏选择相关的书写样式。
图16 “笔”工具栏 然后就可以在OneNote笔记记录区的任意位置进行书写了，如图17所示。
图17 在书写或绘制的过程中，也可以使用OneNote提供的“橡皮擦”功能，将绘制失误的部分擦除干净。 在笔记中插入其它信息使用OneNote不仅可以输入文字信息或者绘制图表内容，还可以将其它的信息整合到笔记文件中，例如我们可以通过【插入】｜【图片】命令向笔记中插入相关的图片文件，如图18所示。
图18 在笔记中插入图片信息 如果您的计算机中安装了麦克风设备，可以通过选择【视图】菜单中的【工具栏】|【录音】命令，打开“录音”工具栏，在工具栏中单击“开始录制”图标开始记录音频。然后您可以在OneNote中像平常一样记笔记，OneNote将音频和写下的笔记同步。通过这么做，OneNote记录了写下每个笔记的同时发生的音频信息。
图19 录音工具栏 因此，如果需要澄清某个笔记，你可以将鼠标停留在有问题的笔记上时，就会出现音频图标。单击该音频图标，OneNote即可播放记下笔记时正在进行的音频。
图20 与笔记同步的音频信息 插入空间在记录信息时，由于OneNote给予用户记录信息的灵活性，允许用户在任意位置书写信息，有时就会发现需要在原有的信息中间加入新的记录区域，或者希望能够删除在笔记中的多余的笔记空间。 OneNote中的“额外的书写空间”功能就提供了对笔记空间进行组织的能力，例如，我们希望能够在已有笔记的部分插入新的讨论内容，即可在笔记上单击鼠标右键，选择【额外的书写空间】菜单命令，如图21所示。
图21 此时，在需要添加空间的区域中按住鼠标左键，向上或向下拖动鼠标，即可规划出新的空间区域，同时，在笔记区中也可以观察到该空间的大小。在新的空间中即可继续进行记录笔记的操作。
图22 新增加的空间 组织与处理信息使用OneNote将信息记录在电子笔记本中后，这些信息是否还可以进行重新的组织或信息查找呢？OneNote提供了强大的信息组织和处理工具，使得用户可以在编辑信息或者回顾信息时使用。 查找信息因为记录的信息是保存在不同的笔记本项的不同页面和子页面中的，那么，如果希望能够查找到特定的信息是否会非常麻烦呢？ OneNote提供了信息的查找特性，只需在如图23所示的位置输入希望查找的信息关键字，然后单击信息查找的箭头图标，即可在所有打开的笔记本项中查找那些关键字。
图23 输入需要查找的关键字 OneNote会在包含匹配字符的页面高亮显示页面标签。按下ENTER键或单击“下一个匹配的内容”箭头时，OneNote会迅速跳到笔记中下一个匹配的地方，使得在同一时间搜索多个笔记本项中的页面变得非常简单，如图24所示。
图24 在页面中高亮显示的关键字 同时，您还可以打开OneNote任务窗格，在“页列表”的任务窗格中，将显示OneNote中的搜索结果，并且可以根据不同的排序依据排序列表。单击搜索结果中的名称，即可打开包含搜索关键字的相关页面查看信息。
图25 在任务窗格中的搜索结果 笔记标签为了进一步对笔记的内容进行组织，在OneNote中还提供了笔记标签来标注笔记的内容，用于标记关键条目、紧急笔记或需要跟进的项目。 使用笔记标签标注笔记的操作步骤如下： （1）在OneNote中，将光标置于需要标注的文字或图表上面。 （2）在“常用”工具栏中单击【笔记标记】按钮旁边的下拉箭头，打开笔记标记选项，如图26所示。
图26 添加笔记标记 （3）根据需要在笔记中加入标记的类别，例如待办事项、重要、问题、提醒的信息等等。这样就会在笔记的前面出现标记的图标。 除了使用OneNote提供的笔记标记外，用户还可以自定义标记的内容，以更有效地组织笔记。自定义标记的操作步骤如下： （1）执行菜单栏中的【视图】︱【任务窗格】命令，在打开的任务窗格中单击【其它任务窗格】命令右侧的下三角按钮，在打开的下拉列表中选择“自定义我的笔记标记”命令，即可打开“自定义我的笔记标记”任务窗格。
图27 自定义我的笔记标记 （2）选择需要定义的笔记标记，然后单击【修改】按钮，打开“修改笔记标记”对话框，如图28所示。
图28 修改笔记标记 （3）在“显示名称”中输入该笔记标记的标题，例如“已确定的信息”，然后单击“符号”图标中的下拉箭头，为该标记选择特定的符号，并调整字体和背景的颜色，所有的设置工作可以在“预览”文本框中进行查看。
图29 定义笔记标记的内容 （4）定义完成后单击【确定】按钮完成操作，此时在笔记标记列表中就会新增加一个笔记标记项目，并且可以将它应用到您的笔记上。 为笔记的内容添加完成笔记标记后，使用鼠标右键单击在笔记内容前面的标记图标，可以删除笔记标记或者自定义我的笔记标记，如图30所示。
图30 笔记标记的操作 同时，用户还可以单击“笔记标记”工具栏中的【创建Outlook任务】图标，可以将该标记整合到Outlook中，以创建一个新的Outlook任务。
图31 “笔记标记”工具栏 笔记标记摘要为笔记设置了笔记标记后，一方面可以帮助您在浏览笔记时获得提示信息，同时，笔记中的笔记标记还可以组织起来，使用户能够查看到关于笔记的摘要信息。 （1）选择【视图】菜单中的【笔记标记摘要】命令，或者直接打开“笔记标记摘要”任务窗格。 （2）可以在“按下列条件将笔记分组”下拉列表中选择分组的依据，例如根据笔记标记、分区、标题、日期或笔记文本等。
图32 选择分组条件 （3）在显示区域中即可查看到根据条件分组的笔记内容。 （4）还可以在“搜索”下拉列表中，选择您希望在哪些位置搜索这些带有标记的笔记内容。 （5）如果希望能够将特定标记的笔记内容重新组织，可以单击【创建摘要页】按钮，将这些根据条件筛选出来的笔记内容放置到同一个页面中，如图33所示。
图33 根据标记重新组织的笔记内容 共享笔记信息将笔记记录在纸上，那么这些信息就很难共享给其它用户使用。而在OneNote中创建的电子信息，可以通过以下的方式轻松完成信息的共享。 使用电子邮件共享在OneNote的“常用”工具栏中单击“电子邮件”图标，即可打开Outlook 2003中的邮件界面，如图34所示。
图34 使用电子邮件发送笔记 当使用OneNote发送笔记信息时，它会自动将笔记转换为HTML格式并将它们自动加入到邮件的正文内容中，这样，即使邮件的接受方没有安装OneNote应用程序，依然可以打开邮件阅读笔记的内容。 另外，OneNote同时也创建了笔记的一个.one文件作为附件插入到Outlook电子邮件中，如果收件人安装了OneNote，则可以很容易地通过双击附件将页面加入到他们自己的笔记本中。 以HTML格式发布OneNote提供了将笔记发布成HTML网页的能力，这样就方便用户使用浏览器就可以查看到笔记的内容。 （1）选择【文件】菜单中的【发布页】命令，打开如图35所示的对话框。
图35 发布OneNote笔记 （2）选择发布笔记的位置，并在“保存类型”下拉列表中选择“单个文件网页”选项，设置完成后单击【发布】按钮。 其它用户不需要安装OneNote应用程序，只要打开IE浏览器，即可打开笔记的内容进行查看，如图36所示。
图36 通过浏览器查看笔记的内容 使用共享工作区同Microsoft Office System中的其它应用程序一样，OneNote也提供了将笔记发布到Windows SharePoint Services“共享工作区”的能力，在共享工作区中，团队的用户就可以共同对笔记的内容进行浏览、编辑，以及分配任务等多种操作。 提示：关于“共享工作区”的设置和操作，请参考第4章中的内容。 |
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