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徐彬 ----如今，越来越多的人在工作和生活中使用电脑。伴随着日常的应用，手头的电子文档也会慢慢积累起来。管理这些文档，最常用的办法当然是使用目录(亦称为文件夹)。使用这种方法管理自己编辑的文档，一般也是够用的了。但是，对于自己从各处搜集来的资料，其内容有长有短、类别繁杂，如果都单独保存，然后再使用文件夹来整理，显得非常麻烦，而且管理不够系统，效率也太低。那么，怎样才能把这样零星的文件资料加以系统地整理、分类？怎样才能迅速从中找到自己想要的文档呢？基于此种需求，许多编程爱好者着手开发了电子文档管理软件。这类软件的开发思路很简单，就是创建一个数据库系统来管理相应的文档。笔者试用过几款此类软件，有一些经验和感想，特记录在此，与广大的电脑用户交流。 一、小巧的NoteCenter ----这是一款免费软件，非常小巧，安装文件有559KB，软件的界面也非常简洁(如图1所示)。具备基本的文件管理功能，可以以目录树的形式管理文本资料，也可以把库内的文本文件转换生成一个HTML文件，但这款软件的功能比较少，而且每个记录的长度也有限制，适合作为小的“笔记本”使用。
二、方便的“电子书库” ----电子书库也是以目录树的形式来管理文本资料，支持库以及节点的导入和导出，具备拖放式编辑功能。在该软件中，每个“书库”都形成一个单独的数据库文件，管理、转移都很方便,同时软件本身还增加了一些针对中文用户的特殊功能，比如内码转换、段落重排等功能。但该软件也存在着缺点:不支持HTML格式、不能调节文本显示窗口的行距、不能同时调用外壳程序以及管理大型的库文件容易出错等。 三、通用的Mybase ----该软件具备强大的通用性，用户可以用它定制出适合各种资料和用途的资料夹，如备忘录、笔记本、帐本、通讯录、软件开发资料等等。Mybase的一大特色是它的每个节点上的资料都可以带有附件，而且附件是经过压缩后存储在Mybase资料夹文件中的，对Word等文件压缩比率和WinZip差不多。这样，使用Mybase不仅可以管理文本文件，还可以管理任何您的系统支持的文件，而且可以在节点的说明中添加对于各个附件的描述。 ----像“电子书库”一样，Mybase生成的每个资料夹都是一个独立文件，文件内部也使用树形目录来管理资料。但是，Mybase也有自己的特色，比如，文本窗口内的资料不再是纯文本，而是可以为其设置简单的格式，包括字体、字号、斜体、下划线、粗体等等(如图2所示)，这说明Mybase还具备了简单的文本编辑功能。另外，Mybase的文件及文件夹的导入、导出功能也非常出色。
四、功能强大的“良友” ----“良友”的基本功能和电子书库非常相似，而且它和电子书库也非常友好，其表现就是“良友”支持电子书库的文件格式，可以把用电子书库保存的资料直接导入“良友”的书库。尤其值得一提的是，笔者曾有一损坏的电子书库文件，每次打开都是一片空白，可文件本身有3MB之大。使用良友转换后，终于又让那些资料重见天日了。 ----就目前的版本而言，相对于其他的电子文档管理软件，良友最突出的优点有以下几条： ----1．具备“剪贴板监视”功能 用户在浏览网页的时候，可以事先运行良友，遇到需要搜集的资料，只需选定复制，无须切换到良友再行粘贴。这样就大大提高了浏览网页的效率。 ----2．文本显示窗口配置灵活 像Mybase一样，良友的文本也可以带有格式(可以直接切换到RTF格式)，而且对于纯文本信息也可以设置显示行距。这样，搜集的资料就不显得太拥挤，很容易阅读。如果配合文字以及背景颜色的设置，可以把显示的文本调节得非常悦目。 ----3．强大的文字整理功能 良友的作者充分考虑了用户的许多特殊需求，比如，从网页上摘下来的文字经常是使用回车来分行的，以前整理这些排版不规范的文字，需要使用WPS 2000或者CCED，甚至需要在Word中编辑宏来完成。现在，使用良友就可以很方便地重排不规范的文字，完成诸如为汉字添加/删除空格、隔行添加或删除空行以及删除行尾空格等操作，大大方便了文本资料的整理。 ----4．完善的中文支持 良友还具备多种内码转换机制。不仅可以完成HTML→TXT、 UNIX→DOS、 BIG5→GB、 HZ→GB、 GB→BIG5等内码的转换，而且对于网络上时常出现的半个汉字的乱码，良友还提供了“删除半个汉字”的功能，可以有效解决这种问题。 ----5．支持外部程序调用 良友带有一个“调用外部程序”按钮，可以调用某个外壳程序编辑或浏览某个节点上的文件，并允许用户编辑关联的外部程序。 五、非常另类的YeahWrite ---- 应该说，如果能把Mybase和良友的优点结合起来，就等于拥有了一个相当完善的电子文档管理软件。下面还要介绍一下非常另类的YeahWrite。就中文处理而言，这款英文的YeahWrite在汉字处理上没有任何优势，但我认为YeahWrite其他方面的独到之处确实值得我们借鉴。综合起来，YeahWrite有如下的优点：
----2．丰富的模板 不论是对于主卡还是副卡，用户都可以选定YeahWrite内置的模板，包括普通、信函(分为商务、私人等格式)、笔记、备忘录、传真、待办事项、学生(包括各种格式的笔记和作业模板)、日记、地址簿等等。依据不同模板保存的文本信息，在打印的时候就会有不同的格式。同时，用户还可以编辑丰富的文本格式，其中包括最基本的粗体、斜体、下划线，以及更为复杂的编号、项目符号、大纲、缩进等等格式。使用YeahWrite来处理模板中包含类型的文档非常快捷，大多数基本的格式化工作都已经由软件帮助完成了。 ----3．多种打印配置选择 与其丰富的模板相配合，用户在打印记录的时候还可以选择许多不同的样式。 ----4．支持多种格式的导出 存储于YeahWrite中的文档可以分别或合并导出为TXT、RTF、或WordPerfect等格式的文本，其中后两者可以保存绝大多数的文档格式。 ----5．支持拖放式编辑 前面所谈及的电子文档处理软件也都支持拖放式编辑，但它们中的大多数，对于一个节点下的文章，无法进行部分选定然后再拖放到其他节点。YeahWrite支持选定部分文章的拖放以及导出。 ----6．赏心悦目的编辑界面 YeahWrite作者最大胆的举动，就是他完全抛弃了流行的“所见即所得”的概念。用户可以单独选择屏幕显示字体和打印字体。我们都知道，适合印刷的字体，显示在屏幕上都显得太纤弱模糊，而适合显示的字体，印刷时又略显粗笨。所以，YeahWrite没有固守“所见即所得”的编程思路，而是做了小小的变通。让用户在编辑的时候，使用悦目的色彩和字体，但同时又能反映大部分的文本格式，比如斜体、粗体、下划线、行距、缩进等等。对于YeahWrite的这个特色，我们可以称为“所见似所得”。 ----与电子书库、Mybase、良友等以资料管理为主的软件不同的是，YeahWrite是一款以文件处理为主、管理为辅的软件。尽管如此，我认为通过对YeahWrite的了解，目前的电子文档管理软件的作者还是可以从中得到很多有益的启示。比如，因为此类软件的主要功能是文本的管理和查阅，那么，屏幕显示界面就是此类软件的核心功能之一。良好的界面，可以使软件有很高的亲合度。基于对于显示的考虑，抛弃所见即所得的流行概念，也就非常正常了。 ----另外，由于增强编辑功能是此类软件的发展方向，我们是否也可以为此类软件增加一个公用数据库，里面储存有事先编辑好的模板，用户在编辑常见格式的文件的时候，可以直接在一个节点插入一个依据特定模板生成的记录，然后直接编写内容就可以了。这样，我们日常大多数的文书工作，比如往来信函、日志、普通公文等，都无须使用庞大的字处理软件了。而且，由于使用的是具备强大资料管理功能的专门软件，日常文字资料的管理也就会有条不紊。 ----以上介绍的几款电子文档管理软件只是这类软件的一小部分，其下载地址和大小见附表。您还可以找到更多的文档管理软件，相信这些工具软件能为您的工作提供更多的帮助。◎ ----(作者地址：山东师范大学外国语学院，250014) |
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----1．特别的文件管理界面 虽然从本质上说，它也使用数据库来综合管理一系列的文件，但是，该软件的作者却把它做成了文件柜加抽屉的界面。图4显示了2个抽屉的外观，下面的一个刚刚拉开。这样的管理界面非常人性化，初学者很容易上手。对于具体的文件，YeahWrite则使用卡片式的文件管理方式。拉开其中的某个抽屉就可以见到图5所示的界面，从这个界面我们可以看出，YeahWrite使用卡片盒的样式来管理文件。每个主卡下可以带有许多副卡，但卡片的上下结构只能有两层，这是它的局限。每个卡片上有横向排列的格子，每个格子就是一个记录，可以存储相当于通常情况下的“文件”的资料。 
