在财务软件中巧用“反结账”的方法

【摘要】本文拟运用财务软件的总账系统模块可激活“恢复记账前状态功能”这一原理，来巧妙地解决目前因使用财务软件，对已结账的月份不能再填制凭证，或者凭证做错需进行试算平衡等的问题。 　　一、问题的由来 　　总账系统是用友财务软件UFERP—M8.11系列产品的核心产品，它既可单独使用，也可与其它系列产品同时使用。每届会计期末，会计都要做 好结账工作。所谓结账，就是对分类账各账户的记录，分别加计本期发生额和期末余额，并将其余额分别结清或结转下期，以使本期各账户的记录告一段落。具体包 括两个方面：其一，结清损益类账户，即将本期实现的收入和发生的费用转入“本年利润”账户，并据以计算本期的损益；其二，结转资产、负债及所有者权益类账 户，即将这类账户的余额结转下期，以便作连续记载。会计循环共有六个阶段，结账是它的第五个阶段，也是编制会计报表的前提。不论在手工会计处理中，还是在 计算机会计处理中，都有结账的过程，以符合会计制度的要求，因此总账系统提供了结账功能，而且规定每月进行一次，已结账的月份不能再填制凭证。但在实际工 作中，我们常常会遇到象在编制报表之前属于本月未处理完的会计凭证、或者凭证做错需进行试算平衡而已结账等问题，该如何应对呢？笔者结合多年的教学经验和 探索，发现可用财务软件来“反结账”。 　　二、利用财务软件实现“反结账”的含义及其原理 　　所谓“反结账”，简单地说就是对结账的反向运用。通过用友财务软件实现“反结账”，是笔者在财务工作与教学实践中探索出来的拓展会计电算化软 件功能的实用方法。具体地说，它是运用财务软件的总账系统模块中可激活“恢复记账前状态功能”这一原理，来解决目前因使用财务软件对已结账的月份，在未进 行报表处理之前，却不能再填制会计凭证、修改凭证、取消凭证审核、取消签字和试算平衡等问题。利用财务软件实现“反结账”方法的开发，对于会计电算化实际 工作和财务软件教学都有实用价值。 　　三、利用财务软件“反结账”方法的实际操作 　　（一）启动Windows98/2000系统，单击“开始”菜单，在“程序”项下的“用友财务及企管软件UFERP—M8.11”菜单下，单 击“财务系统”项下的“总账”。屏幕出现“注册[总账]”界面（如图1），输入相关信息（假如，账套：[888]岭南公司；会计年度：2006；操作日 期：2006-03-02；用户名：[001]李小丑；密码：110），单击[确定]按钮，屏幕出现“总账系统”界面。 　　（二）在“总账系统”界面，单击［月末处理］模块下的［月末结账］选项，屏幕出现“结账”界面，选取欲反结账的月份（假如2006.02已结 账），按下[CTRL+SHIFT+F6]组合键，屏幕出现“确认口令”界面，输入账套主管（[001]李小丑）的口令（密码），单击[确认]按钮，系统 可自动取消已结账的月份（如2006.02，原来的“√”被去掉了），单击[取消]按钮，退出“结账”界面。 　　（三）在“总账系统”界面，单击［月末处理］模块下的［试算并对账］选项，屏幕出现“对账”界面，选是否对账的月份（假如为2006.02），按下[CTRL+Ｈ]组合键，可激活“恢复记账前状态功能”（如图2），单击[确定] 按钮，退出“对账”界面。 　　（四）在“总账系统”界面，单击系统“凭证”主菜单下的“恢复记账前状态”命令，屏幕出现“恢复记账前状态”界面（如图3）。选“最近一次记 账状态”项，单击[确定]按钮，计算机系统自动对原始凭证进行恢复（这一操作可能需要一定时间，请您耐心等待），屏幕出现“提示信息”界面，单击[确定] 按钮（表示恢复记账完毕）。 　　（五）在“总账系统”界面，单击“填制凭证”模块，进入“填制凭证”界面，可进一步对属于本期未处理完的会计凭证进行填制。 　　（六）在“总账系统”界面，单击“审核凭证”模块下的［审核凭证］选项，可对原始凭证进行取消审核（还可进一步对原始凭证进行修改、删除、试算平衡等工作）。 　　通过以上的具体操作，对凭证进行处理后，当然可以进行审核，记账和结账等工作。 存入“我的阅览室”      龙源期刊网.版权所有