最大限度地利用时间

阿堵 2008-02-28

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原作者: Dave Pollard 原文译者: clock_wat... 发表时间: 昨天 16:53:50, 337个读者收藏本文

clock_watcher写的简介

在我们的社会里两种最为珍贵的资源是时间和精力。合理规划时间，最大限度地利用时间！

我曾写过：在我们的社会里两种最为珍贵的资源是时间和精力。我们把自己的时间解析的如此的严密，但在所谓的紧急事件和行政事务上却花了大量的时间，在一个更大的事件一览表里，却多是并不重要的、琐碎的事情，而留给真正要做的重要的事却没有足够的时间——因为这些重要的事情需要整块的不间断的时间和持续的注意力。

个人时间管理工具如GTD（Getting Things Done）可以为我们提供帮助，它需要我们过滤并调整个人在时间上的要求，因此我们就不会花掉和实际做事一样多的时间来决定去做什么或不做什么。

有很多日程管理系统也是很好的工具，但是当我们对所面临的事给出做与不做的选择的时候，它不能对这些决定给出很好地调节。你的工作日历和调度系统（MS Outlook等）无法融入你的个人行事历（如Google日历）或者你的GTD活动的清单，这些工具没有哪个能帮你应付所有的即时性的决定（电话，事情被中断等），这些将耗掉你一天中大量的时间。这只是一个不会间断的时间戏法，因此我们似乎永远没有足够的时间就不足为奇了。即使我们正在做着手中的事，似乎也永远抓不住时间。

我最近在事关信任方面有了飞跃，针对和我一道工作的人们我开辟了新的工作日程表。这意味着，我不必再去决定是否接受同事们的会议邀请，我干脆让他们把会议日程安排在我的日历里，到目前为止，效果不错。

但这能否与我们的个人行事历很好地契合？我们能不能向那些一起在爱的付出、对话和社区活动中共度时光并获得价值的人们公开？并允许这些人预订自己的时间，以致于我们要做的就是“查看日程表”？

我曾策划过在第二生命空间中时间是如何消耗的，在这个空间里没有日程安排系统。你可以就一些会议或其它的事件发送邀请函，最好是提早一些，或者是时间刚刚好。预先邀请的工作要和“现实生活”中的一样——你将他们安排在真正的行事历里，以防遗忘。而那些时间刚刚好的邀请函（如冥想活动），由发给签署为一个群体的所有成员到被接收，通常只需要几分钟。决定是否出席往往是自发的——因为这样的场合是以通讯方式来沟通的，所以更容易（而通讯的“标志”就是发送到您的邀请），若你想去，当且仅当（一）在第二生命空间里，你还没有做过什么重要的事；或（二）你喜欢去做。无需某种方式的RSVP协议。你甚至可以把接收到的邀请函发送到你电邮地址的“群”一栏中，这样你就可以象点击一个URL地址一样轻松地加入第二生命空间的活动。

如果你这些都没有做（即使你能），你可能喜欢使用IMS（即时聊天通讯）接受那些在第二生命空间中被你加为“好友”的人们的信息。通过“朋友”的权限你让他们有能力看出你是否“在线”，也可以看见你何时进入或离开第二生命空间。这些即时信息通常开始于小对话（ “嗨，你好！说一些什么新鲜事儿，你是干什么的？），最后往往是终止于其中一方发给另一方的“他/们在哪里哪里”的信息，因此这样的谈话可以继续发展为“面谈”。第二生命空间是一个热情的社会场所，而且这些即兴的联谊聚会虽是虚拟的，却相当于打电话并邀请一个朋友或邻居。

今天，我参加了一个“事件管理”的软件的产品介绍会。该工具设计得十分周到并非常有创意，但它只能用于管理自然世界中的物理事件，无法对精神层面或虚拟的事件进行操作。它可以通过电子邮件传输，但无法与大众化的工作日程管理和调度软件（比如OUTLOOK）等整合起来。而且它不容许“时间刚刚好”的即时通讯邀请，或RSS的分类订阅的活动邀请。那些批量的邀请和约会象变戏法一样困扰着我们。

所以在我看来，我们需要做的就是把时间划分为时段以分配给各个群体的人（同事，朋友，爱人，家庭和独处），而不是所时间转化为由活动来控制。因此，对于最近写的“理想地分配时间”要做出一个新规划（9小时睡眠以及个人卫生，2小时用于健身，3小时用于有意义的谈话，2小时进行反思，2小时创作和3小时的行动）。日复一日，我们应该把时间更多地分配于个人的单独活动（或许是9小时睡眠及个人卫生，原来2小时的一部分健身及2小时的思考时间，也就是说，总共是一天中的12个小时），而剩余的时间用于参与各个群体的活动，或者和社区里的人们共度那段有价值的时光（一天中还有另12小时）。然后，挤出其它可用的时间，就像一个教授在门上贴个告示“办公时间”一样，我们可以让那些人来承担更大限度地填补那12小时时间的责任，因此，我们将不得不时时查看日程表了。

举例来说，我平时可以划分出特定的3小时（在周末或许会更多一些）用于和我的第二生命社区里的人进行谈话和活动。6小时（在周末不安排）和同事参与某个特定社区的工作，以及3小时（在周末更多）用在“第一生命空间”的特定社区（家人，朋友）和网友（ IM对话和博客社区）。那些大块的时间将专门分配给这些社区活动作为填补，基本原则是：先到先得，用完为止。所以我需要对它们做出一个计划。随着时间的推移，依据那些我愿意花时间的活动的类别（游戏，有意义的交谈，反思，创造，行动）进行计划，如果必要的话可以把部分时间进行“微调”到不同的社区使其平衡，也使其与我个人的活动达到理想化的平衡。

我知道，这听起来有些自大——把个人的珍贵、无价的时间分配给特定的群体。但是，这样的时间是不是还珍贵和无价？我们不这样去花费时间，就会以另外的方式去消耗。虽然现在正在做的未必非常有效和有条理。而我们允许他人把这些配发的时间“预约”用于某些具体的活动，那些他们关心的活动，难道这不是为自己生命的日程表节省了更多的时间吗？同时又使我们对于那些关心我们、需要我们、从我们的思路/知识/见解及对团队的爱中获益的人更为有用？