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时我们需要录入的数据是某些重复数据中的一个，比如单位员工所属的部门，如果通过键盘手工录入每位员工的工作部门，那是非常费时费力，而且容易出错的。
因此，我们不如为这些部门指定一个数据列表。录入时只需要在下拉列表中单击选择相应的部门，就可以了。这不仅可以提高录入速度，还会使得录入的质量得到保证。 第1步 选中要填写员工部门的所有单元格，单击"数据"→"数据工具"功能组中的"数据有效性"按钮，在弹出的菜单中单击"数据有效性"命令，打开"数据有效性"对话框。
第2步 切换到"设置"选项卡，在"允许"下方的下拉列表中选择"序列"选项，然后在下面"来源"输入框中输入各部门名称（网络部,广告部,出版部），部门之间用英文的逗号隔开。
第3步 单击"确定"按钮关闭对话框。 现在将鼠标定位于刚才选中的那些单元格区域任一单元格，就会在右边出现一个下拉箭头，单击它就会出现刚才我们所设置的下拉列表，单击其中的项目就可以完成输入了。
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