[论文]大学生个人知识管理初探
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摘要: 在个人知识管理的基本概念基础上, 结合大学生的实际情况, 探讨了明确的动机对于个人知识管理的重要性, 并着重探讨了进行个人知识管理的一些方法, 包括隐性知识的管理, 显性知识的管理, 及二者转化过程中的知识共享等问题。
关键词: 大学生; 个人知识管理; 显性知识; 隐性知识; 知识转化
[本文作者：北京师范大学管理学院信息管理专业 王婧雅 2006年10月]
这几年来, 知识管理是个很热门的研究领域。但大多数研究者对组织层面上的企业级知识管理研究较多, 对个人知识管理则研究较少。良好的知识管理氛围对组织整体竞争力提升确实有效, 可如若组织中的个人缺乏基本的知识管理素质, 那么组织的制度, 策略实施最终也只会流于形式, 无法真正实现知识管理的效果。更重要的是, 在高校这样一个培养人才、知识创造、知识传播的主要阵地, 对于大学生来说, 在其学习阶段, 个人知识管理是非常有意义的。它可以帮助我们整合所拥有的信息资源, 提升学习及工作效率, 提高个人的核心竞争力。但很显然, 目前很多大学生并没有意识到这一点。所以, 本文主要结合大学生的实际情况, 对个人知识管理进行初步探讨。
一、 个人知识管理概述
关于个人知识管理的定义有不少, 其中比较权威的定义如美国管理学专家贾森·弗兰德和卡洛尔·希柯森提出的: “PKM is a system designed by individualsfor their own personal use。”他们认为, 个人知识管理是个人为自己的用途而设计的知识管理系统。密歇根大学的研究生乔纳森·乔德( Jonathon G oade) 在PKM Net 网站上专注于个人知识管理的研究。他提出, 个人有效进行个人知识管理应具备7 项信息技能: ( 1) 检索信息; ( 2) 评估信息; ( 3) 组织信息; ( 4) 分析信息; ( 5) 表达信息; ( 6) 保证信息安全; ( 7) 信息协同[1]。由此可见个人知识管理的内容是相当丰富的。
二、个人知识管理的出发点
一个人从出生到进入大学, 在其被动或主动的学习知识的过程中, 其实一直进行着一些有意或无意的知识管理行为。比如复习, 但因为这种行为大多是基于考试的压力, 所做的也大多数是把已学过的知识,短期内强化一遍, 以达到记忆和理解的最佳水平, 所以它虽然有知识管理的成分, 但并不是实现知识管理目的的有效途径。再比如实践中的知识应用, 其实也是在无意识中进行的一种小范围的知识体系梳理, 但因为这种行为是无意识的, 所以不能使我们从总体上对自己的知识架构形成一种宏观的, 全局的把握。而且因为无意常常更容易受到困难的阻挡, 比如因回忆不起, 而放弃回忆, 寻求他法, 那么那些较模糊的点就会一再模糊下以至遗忘。所以个人知识管理首先就需要我们在一种有意识的情况下进行, 也就是说个人知识管理需要管理者本人有一个明确的出发点。那么确定自己的需求和实施知识管理的目标就成为个人实施知识管理的第一步也是最重要的一步。只有明确了自己的需求和目标, 才能在日常的知识管理过程中做到有的放矢, 条理分明, 使知识资源得到最合理的利用。如果没有明确的需求和目标, 那么你的个人知识管理只能是无意识的, 没有方向的一些尝试和探索, 其效果必然大打折扣。
三、如何进行个人知识管理
我们要管理的知识既包括显性知识, 更包括隐性知识。显性知识, 从小到大, 学了很多, 梳理起来比较繁杂, 但却较容易实现; 而隐性知识的梳理, 其实很难, 主要依赖于自身的经验、能力和洞察力等, 但对于我们个人却是非常重要的。在个人知识管理的过程中, 不仅包括显性知识管理和隐性知识管理, 还应包括这两者的相互转化, 动态循环。见图:
可以在对隐性知识的梳理过程中, 把它显性化,这样不仅方便管理, 也可以更好地实现知识共享。在对从外界获得的显性知识管理的过程中, 也应努力把它转化为一种内在的能力, 即变为隐性知识。如此不断循环, 同时也促进了知识的应用、创新等活动。在进行个人知识管理的过程中, 之前很多学者对实施个人知识管理的方法研究较多, 分门别类、步骤分明, 提出了不少有效的方法。针对上图, 结合大学生的实际情况, 这里主要讨论以下几种相对较为实用且有较强可操作性的方法:
3.1 隐性知识管理: 思维导图
当我们对以往的知识进行梳理时, 思维导图是一个理想的构建知识框架的方法。有些老师用这个方法来指导学生进行思维发散, 因为在思维导图中, 思维像不断生长的树根, 由一个中心概念向四周扩散, 那些向四周扩散的思维又会引出更多的分叉直到无穷。
对于个人知识管理而言, 这个方法非常适合于把内隐知识通过图的形式转化为外显的知识, 从而更容易构建知识框架, 促进个人知识管理。人的大脑就像一个巨大的图书馆, 头脑中的信息常处于无序存放的状态。利用思维导图可以指导人们将头脑中潜在的概念、思想、理论等展示出来, 在此过程中, 对大脑中杂乱的信息进行有意识的梳理, 虽然对于不善于联想的我们来说, 这种过程有些痛苦, 但因为这种方法以一个中心为基础, 不断发散开去, 所以在这个过程中很多内容会不断涌现出来, 很多条理会自己慢慢显现出来, 比起直接建立知识框架, 更为简单高效。
3.2 显性知识管理: 电脑
在我看来, 利用电脑的操作系统和各种应用软件, 很适合对已显性化的知识进行管理。首先在建立好自己的知识系统构架后, 利用电脑的文件系统, 或邮件管理, 通讯录管理软件对自己需要管理的知识进行分类管理, 这样有助于将收集到的数据有效储存和未来的快速索取。对知识的分类, 可以根据学习的专业科目来划分, 也可参照图书馆文献的分类方法或门户网站的分类方法, 还可以不遵从这些, 关键的是应根据自身需求, 按照“我需要什么信息, 如何最快找到它”的原则进行操作。因为进行知识分类是为了给我们带来方便, 而不是增加麻烦。
在电脑中建立了这种以目录结构分类存放的知识库后, 以后新加的知识就可以有效地进行存取了, 为了保持数据库知识的井井有条, 还应设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息, 待以后再分类。随着知识的不断丰富和能力增强, 也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。比如: 增添新的学习资源和知识类别; 删除、修改和更新部分资源; 进一步完善个人知识管理准则; 利用知识库来进行知识交流和共享; 在知识管理的实践过程中, 逐步完善个人知识结构等。
3. 3 显隐知识转化: Blog
用Blog 来进行个人知识管理, 受到很多专家肯定。对于大学生来说, 更是一种切实可行的方法。一方面, 大学生普遍喜欢Blog 这一新鲜的网络知识发布方式, 另一方面在教学中也有很多老师要求学生用Blog 来提交作业, 因为这样不仅利于自我整理, 也方便同学间的相互交流。有人曾说: “随着Blog 的普及,个人知识被最大化的共享出去, 所有的人同时成为知识共享工程的受益者和贡献者, 因为Blog, 互联网成为一个庞大的知识与思想的集散地”[5]。事实上, Blog 确实提供了个人非常容易进行使用和维护个人知识的发布系统。基于上述特点, Blog 非常适合完成个人知识管理中显性、隐性知识管理的转化的这个过程, 从而能很好促进知识共享, 知识创新。比如, 在日常的工作、学习中,当自己头脑中迸发出灵感, 可以及时记录下来, 发表在Blog 上, 使其清晰化、显明化。或者在学习了某些文章后, 也可以在Blog 上做一些学习笔记,把有用的信息保存下来,添加一个超级链接,并且随时记下学习当中的一些设想、思路、体会以及疑点。这样一方面可以备忘,以便日后查阅、整理和深化认识, 有助于个人知识积累, 为以后可能的转化利用创造条件。另一方面, 因为这种突发的灵感或是学习体会并不很成熟, 在Blog 这个平台上, 通过与其他人共享、交流和讨论,
可以对这些知识形成更深入地认识和理解,并在这个过程中发展各方面的能力。
个人知识管理中反复强调的是需要关注知识应用能力的提升, Blog 中的这种思想交流或知识交流,就恰好符合“两个人交换苹果的结果是苹果数量不变, 而两个人交流思想的话, 每个人的思想都在增长。”
四、结语
大学是人生中一个重要的转折点, 对未来有一个清晰的职业规划或科研规划是十分重要的, 而这些都需要首先对自己有个清晰全面的认识。而现实中, 很多用人单位在招聘员工时却普遍认为大学生的最大的问题就是: “不知自己想干什么, 不知自己擅长什么。”对于这一点, 一位资深人力资源培训师指出其关键是因为“没有真正花时间和精力去总结自己。”而个人知识管理恰好可以帮助我们做到这一点。一方面可以使我们在有意识的个人知识管理过程中清晰地认识自己, 了解自己的核心竞争力, 另一方面通过树立终生学习理念, 使我们逐步增强自己的研究能力和创新意识, 从而不断提升个人的核心竞争力, 在知识经济环境下实现个人的全面发展。
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