EXCEL2000快速操作诀窍

EXCEL2000快速操作诀窍

        １、定制选单命令

　　Excel２０００程序根据一般用户的常用操作，把使用频率较高的命令列举在选项菜单中，以方便用户操作。但也有的用户想利用Excel来做一些其他的事情，需要用到一些其他的命令，为了提高操作速度，他们也可以根据自己的要求来定制自己的选项菜单。定制时，首先单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令，打开其中的“命令”选项卡，在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。如果是增加选单命令，你只需在右侧的“命令”格内进行选择，将其拖至对应的选单项，选单自动打开并出现一黑线后，将其插入黑线指示的位置，在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除选单命令，只须打开选单选中需要删除的命令，按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下，打开选单单击右键，选择需要删除的命令，选中快捷选单中的“删除”命令即可。

　　２、快速清除单元格的内容

　　首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤：

　　Ａ、选定想要清除的单元格或单元格范围；
　　Ｂ、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单；
　　Ｃ、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

　　或者通过鼠标来操作：
　　Ａ、同样地先选择好要被删除的单元格；
　　Ｂ、选定单元格后单击鼠标右键,从快捷菜单中单击“清除内容”命令。对于不要的单元格,可选择“编辑”菜单中的“删除”命令删除它。

　　３、快速修改单元格次序

　　在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体操作方法为:

　　Ａ、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键；
　　Ｂ、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。

　　４、在Excel中利用公式来设置加权平均

　　加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

        ５、对单元格进行读写保护

　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。

　　对单元格的写保护有两种方法：

　　Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

　　Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：
　　（１）选定需要锁定的单元格或单元格集合；
　　（２）从格式菜单中选择“单元格”选项；
　　（３）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”界面；
　　（４）选中“锁定”；
　　（５）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码。至此即完成了对单元格的锁定设置，当有人企图对被保护的单元格进行修改时，Excel会立即发出警告。

　　对单元格的读保护有三种方法：

　　Ａ、过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

　　Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。

　　Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。
        ６、巧用Excel绘制函数图像

        函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体步骤如下：

　　Ａ、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格；

　　Ｂ、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入；

　　Ｃ、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算；

　　Ｄ、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。

　　７、自动切换输入法

　　一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：

　　Ａ、用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；
　　Ｂ、接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；
　　Ｃ、选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；
　　Ｄ、单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

　　８、Excel文件的加密与隐藏

　　为了有效地实现Excel文件的保护，防止非法用户的入侵，我们可以控制整个文件不让他人查看或者控制文件中的某些内容不让他人查看或更改，那么该如何具体实现呢。我们可以采用在保存文件时用加密的方法实现，在这里要特别要注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：

　　Ａ、当用鼠标单击菜单栏中的“保存”命令后，程序会调出一个标题为“另存为”的对话框，在该框中输入完文件名；
　　Ｂ、再单击“选项”按钮，将“保存选项”对话框打开，输入自己的密码；
　　Ｃ、最后再单击“确定”按钮，完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。
        ９、善用工作表的批处理功能

　　如果想一次操作多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴操作，可采用以下方法。 按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理。

　　Ａ、在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；
　　Ｂ、在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；
　　Ｃ、通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；
　　Ｄ、通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；
　　Ｅ、在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；
　　Ｆ、选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

　　１０、快速填充相同数据

　　有时我们需要在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，如果逐个单元格一个一个地输入需要花费好长时间，而且还比较容易出错。为此我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体步骤如下：

　　Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；
　　Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

　　１１、快速删除工作表中的空行

　　如果用户想删除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。下面笔者提供一种快速删除工作表中的空行的方法，具体方法如下：

　　Ａ、首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；
　　Ｂ、然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。

　   １２、使用Excel中的“宏”功能

　　在实践工作中，我们经常要输入大量重复而又琐碎的数据,有了“宏”这个功能,我们就可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。定义一个宏，我们可以按照以下步骤进行操作:

　　Ａ、首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；
　　Ｂ、接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；
　　Ｃ、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

　　１３、快速创建工具栏

　　通过工具栏你可以快速地访问常用的命令或自定义的宏，你可以根据需要快速创建自己的工具栏。具体操作步骤为：

　　Ａ、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中选择“自定义”命令；
　　Ｂ、在自定义对话框中选择“工具栏”标签，同时单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称；
　　Ｃ、最后单击“确定”按钮，这时新建工具栏出现在窗口，你就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会出现在新建的工具栏中。如果在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。

　　１４、巧用IF函数清除Excel工作表中的０

　　有时引用的单元格区域内没有数据，Excel仍然会计算出一个结果“0”，这样使得报表非常不美观，看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢？请看下面的操作方法：

　　利用IF函数可以有效地解决这个问题。IF函数是使用比较广泛的一个函数，它可以对数值的公式进行条件检测，对真假值进行判断，根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如A１>=１００就是一个逻辑表达式，如果A１单元格中的值大于等于１００时，表达式结果即为TRUE，否则结果为FALSE；value_if_true表示当logical_test为真时返回的值，也可是公式; value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为：如果单元格B1到C1内有数值，且求和为真时，区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之，单元格B1到C1内没有任何数值，求和为假，那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

　　１５、快速切换工作表

　　对于少量的工作表切换，可单击工作表所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作表进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作薄的名字，要直接切换到一个工作薄，可以从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作表，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作薄名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
１６、连续两次选定单元格

　　在实际操作中，我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项"\“编辑"，取消“按回车键移动活动单元格标识框”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：

　　单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。

　　１７、Excel中内容的隐藏和保护

　　Ａ、首先打开一个工作表，然后选定好要隐藏的内容，如某一行或某一列；
　　Ｂ、可用工具菜单下行、列、工作表中的“隐藏”命令，也可采用拖拉“行号、列标”的方法；
　　Ｃ、再依次单击“工具”／“保护”／“保护工作表”，程序接着会弹出一个标题为“保护工作表”对话框；
　　Ｄ、该对话框中包含“内容”、“对象”、“方案”三个复选项，当“内容”复选项被选中时，可实现禁止更改单元格中的内容、禁止查看工作表实施保护之前隐藏的行与列、禁止查看隐藏在单元格中的公式及禁止更改图表选项等；如将对话框中的“对象”复选框选中，将不能更改插入的图片、艺术字、图表、添加或编辑批注等对象项目；而“方案”复选框被选中时，则禁止查看隐藏的方案及对设置了防修改的方案进行改动或删除。大家根据自己的需要选择一个合适的复选项；
　　Ｅ、最后单击“确定”按钮退出对话框，完成设置工作。

　　１８、在工作表之间使用超级连接

　　首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel２０００在自动打开目标工作表并转到相应的位置处。