如何做好办公室工作

一、办公室工作的主要职责、地位和作用    首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。    其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。    二、具备担当办公室主任的条件      （一）办公室工作有利于提高自己的综合素质，全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用，关键在于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。    （二）从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开拓新视野，挖掘新潜力，办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是办公室主任岗位能够锻炼自己，获取多方面知识和实践经验，提高自身综合素质。    （三）要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。    1、敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办公室工作的前提条件。    2、思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作用，接受新生事物要快，爱学习，爱出点子，改革和超前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不断开拓新局面。    3、办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这是做好各项工作的保证。    4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派，要有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事；所谓“朴实”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就是一个好同志；所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事；要谦虚谨慎，慎用权力，知人善任,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家,出了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发挥整体合力的战斗作用。    （四）要具有担当办公室主任必须的知识能力    从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。

	1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。    2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础，同时，要熟悉业务知识，包括税收知识、财会知识和科学文化知识，文字功底和语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。    3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的所有工作，本人在办公室12年工作中不同程度地实践过。我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉，而且要对本部门整个工作有所了解。只有对税收工作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础。    三、办公室主任应具备良好的精神状态    办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，具有整体性强、影响大的特点，要使办公室具有战斗力，发挥窗口树好形象，办公室工作人员必须具备良好的精神状态。一是忠诚可靠，洁身端正。在思想上忠于税收事业，不折不扣地理解党的路线、方针、政策，特别是税收政策，树立全心全意为人民服务的思想，在行动上要服从领导，对领导和各项决定应认真地贯彻执行，不得自行其事，一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒，切不可为博得领导欢心而盲目服从，曲意迎逢。警惕各种腐朽思想的侵蚀，抵制各种不正之风，堂堂正正做人，清清白白从政，勤勤恳恳办事。二是任劳任怨，勤奋好学，不论是撰写材料、文件收发、打印装订，还是协调办事、接待来访、车辆管理、安全保卫，甚至添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好，这些成绩和效果往往不是显而易见的，但常常是融入其他工作之中或为他人“做嫁衣”的，并且常因撰写材料、接待来访而不分上下班、节假日，这就要求我们具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折，胸怀要宽，肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，努力为领导分忧解难，把工作搞好。三是团结同志，宽以待人。一个单位的同志，由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异，作为办公室主任就必须大事讲原则，小事讲风格，对人必须宽厚诚恳，对事必须严谨认真，只有这样，才有协调各科室之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾，以及本单位与外单位，特别是与纳税人之间的矛盾，让同志之间、科室之间、上下级之间，团结一心，促进机关工作的高效运转。

	办公室定律 　　几个“蹲”办公室的兄弟在一块喝酒聊天，发现虽然单位业务不一样，工作氛围却颇有共性，遂记录下来分享给更多的朋友。不当之处，请“同仁”们雅正。  　　一、矛盾定律：人人都明白一朝天子一朝臣，因此跟领导走得太近了不行，离得太远也不行。跟得太近了怕站错了队，一旦大树倒掉，大难就会临头；离得太远了，好处永远轮不到，坏事少不了。左也不是，右也不是，此乃机关人员挥之不去的烦恼。  　　二、尴尬定律：苦干的不如巧干的，还有所谓干的不如看的，看的不如捣蛋的。因而上去的不一定是能力强的，原地踏步的不一定是低能的。对此，你不服不行。  　　三、变脸定律：见到上司唯唯喏喏，这是逼出来的；见到同级嘻嘻哈哈，这是装出来的；见到群众凶凶巴巴，这是情感的自然流露。学会随机应变，因人而异，看风使舵，是机关的立身之本、生存之道。  　　四、活跃定律：领导在办公室的时候，气氛永远是“团结、紧张、严肃”不“活泼”；而领导不在的时候，气氛会变得异常活跃，可以海阔天空，说说笑笑、吹吹牛皮、聊聊足球、侃侃新闻、议议女人……无所不及。  　　五、不公定律：能干的总有干不完的活，不能干的总是没有活干。干得多的人犯错误的几率就高，到头来往往吃力不讨好。少干或不干的人，往往不犯或少犯错误，给领导的印象却是个好同志。  　　六、加班定律：“月亮走我也走”，领导到了下班时间不走，下属就不能理直气壮地走。加班等于敬业，至于效率可以不闻不问。而领导不在的时候，加班等于白加。  　　七、新官定律：新上任的领导不管见到谁都是笑容可掬，亲切有加。如果你认为新来的头儿平易近人，联系群众，没有架子，那就大错特错了。3天过后，大都原形毕露，眼睛朝上，目无群众，再也找不到上任伊始的影子，倒是官腔十足，架子不小。  　　八、趋同定律：领导的爱好，往往会成为办公室成员的共同爱好，即爱好着领导的爱好，幸福着领导的幸福，快乐着领导的快乐。  　　九、转移定律：领导的领导批了领导，作为被领导的你就得小心领导拿你当做“出气筒”。你要觉得窝火，可以再找被你领导的人发一通脾气，指责他“怎么搞的！”如果没有，那就打落牙齿往肚子里咽。有经验的老婆、孩子发现其脸上阴到多云，一般都会知趣地走开。  　　十、关系定律：有本事没关系的吃苦饭，没本事有关系的跟着吃，有本事又有关系的不愁吃，没本事又没关系的看别人吃。问题在于自认为有本事的人未必能得到领导的认可，因此，有本事和没本事的，都要拼命地找关系，有了关系的则不惜绞尽脑汁巩固好关系。  　　十一、竞争定律：能写的往往不如跑腿的，能干的往往不如能吹的，能说的往往不如会送的。踏实本分的不如善长张扬的，遵守制度的不如听话的，坚持原则的不如会变通的。  　　十二、忌讳定律：在办公室通常听不到牢骚怪话，比如报纸上登出某地又揪出了一个贪官，你只能选择腹诽，恨在心里。如大放厥词、口无遮拦地进行猛烈抨击，有人会认为你是在含沙射影，指桑骂槐。曲高和寡。你在表明自己爱和恨的同时，实际上是在孤立自己，很有可能成为他人尤其是领导设防的对象。要议论就议论美国的克林顿，伊拉克的萨达姆。所以经过办公室的历练后，人人都会把握住“说古不说今，说外不说中，说远不说近”原则的。  　　十三、归因定律：凡是职务上不去的，众口一词就是不会拉关系，朝中无人没后台，没有人认为自己的能力素质不够。这是最体面的理由。但在领导面前却从来不会说自己是怀才不遇。

	领导不在家时要当好看家狗。 领导外出打猎时要当好撵山狗。 领导落难时要甘当落水狗。

	大部分税务干部对办公室工作不甚了解，总认为，办公室无非是分分文件、管管档案、发发工资、搞搞接待的闲差部门。其实，办公室工作是税收总体工作的重要组成部分，是税务系统对内的“办税服务厅”。其无论是文稿起草、信息调研、督查督办等政务工作，档案管理、财务收支、文书处理、会务安排、机要保密、后勤服务等事务工作，都紧紧围绕“服务”这一中心运转，为征管服务、为领导服务、为机关服务、为干部服务是办公室最基本的职能。  　　一、强化服务意识，实现思想认识的新突破  办公室所处的特殊地位和所属的工作性质，决定着办公室的核心就是服务；办公室的趋势就是优化服务，办公室的实质就是税务机关的服务中枢。 第一，服务是办公室工作的核心。服务是办公室的立身之本、辅政之基、谋事之道，是天职，也是灵魂。离开了服务，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因而，办公室工作人员要自觉找准工作定位，把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求，寓服务于工作，寓工作于服务，不断提高服务水平。  　　第二，服务是办公室工作的趋势。随着税务机关职能的转型，打造服务型国税机关已是大势所趋。办公室作为税务部门沟通上下、协调左右、联系内外的综合部门，理应顺时应势，把优化服务象办税服务厅对待纳税人一样作为自身工作的主攻方向和根本要义。为此，办公室工作人员牢固树立优质服务的理念，努力把办公室打造成为服务型税务机关的“服务者”。   　　第三，服务是办公室工作的实质。办公室是以服务于税收中心工作为最终目的。办公室人员甘于当幕后英雄的角色，因为办公室的职能和工作性质决定全局工作中只能处于辅助、支持的地位。如税法宣传是为提高纳税人的纳税意识，为更加顺利地贯彻税收政策作“嫁衣”；税收调研是围绕中心工作更好地实施而开展的，在领导决策之前为领导收集决策所需的信息，为决策作“铺垫”。  　　二、创新服务理念，实现工作方式的新突破   　创新是办公室服务工作的持久动力。办公室的工作千头万绪，事情多而杂，而且哪一方面做得稍有不周，不是领导不满意，就是干部有意见，好比老牛进磨坊，一年忙到头还出力不讨好。因而，要致力创新服务理念，积极创新服务方法，大力推进服务工作的三大转变，实现工作方式的新突破。 一是由被动服务转变为主动服务。办公室所处的地位和它的服务职能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是办公室工作的服从性不能与被动性划等号，办公室工作确实是受命行事，但不能就此认为办公室的工作都是属于被动性的工作。其实，主动与被动是相对的，更重要的是主动中包含有被动，被动中存在着主动。作为领导的参谋助手，办公室首先要充分发挥领导的耳目、喉舌作用，要做到视野开阔，思维敏捷，行动迅速。这就要有主动精神。要时刻从维护大局、维护国税形象出发来想问题、办事情。这就是主动中含有被动。办公室在履行职责、办理领导交办事项时，完全可以而且应当主动地总结经验，摸索规律，早作准备，预测事物发展趋势，紧贴领导求主动、围绕大局谋主动，尊重规律赢主动，从而牢牢掌握工作的主动性，实现被动服务向主动服务的转变。 二是由单项服务转变为全程服务。办公室的服务工作不能只满足于提供单项服务，而应着眼全局，提供参谋――落实――反馈的全程服务，努力扩展服务的深度和广度。首先，当好决策的参谋。办公室要善于深入基层挖掘，对税收改革和发展中带有全局性的问题进行深入、理性的研究，善于从错综复杂的现象中发现带有苗头性、倾向性的问题，围绕税收中心工作组织调查研究，及时为领导对中心和重点工作的决策提供服务，既要见微知著、又要由此及彼、由近及远，拿出有情况、有问题、有分析、有建议的调研报告供领导参考，为领导提供前瞻性的思考和建议。其次，抓好决策的落实。通过有力的宣传为领导决策落实奠定基础和创造条件，通过加强督查督办促进工作的落实。要紧紧围绕决策的落实开展督查，对执行不力、拖而不办、抵制实施的，要敢于督查，善于督查，一查到底，保证政令畅通。最后，搞好决策的反馈。对改革进程中的政策、决策贯彻执行情况进行跟踪调研，及时将执行过程中的新情况、新问题、新经验反馈给领导，使领导不断校正税收发展方向，更好地统揽全局，更有效地指导税收工作。

三是由一般服务转变为一流服务。办公室服务不能停留在上传下达、办文办事等日常事务上，坚决克服大而化之的粗放式管理，摈弃那种不出大的纰漏就是成绩，只求过得去不求过得硬的错误思想，而应找准那些带有全局性和根本性的问题，在推动科学决策、当好参谋助手方面发挥创造性作用。  　 三、把握服务重心，实现职能发挥的新突破   办公室是综合部门，工作纷繁复杂。要提高服务水平，必须抓住关键，把握重点，才能取得事半功倍的效果。在实际工作中，要着重把握五个方面：  第一，强化信息，当好“助手”。办公室首要职能就是为领导收集情况，把全局的亮点、典型、经验向外推介，所以信息工作尤为重要。一方面要拓宽视野。主动走出就信息抓信息，让信息工作的定位重新回归到为领导服务、为决策服务、为发展服务上来，把捕捉信息的视觉对上放在重要税收政策上，对外延伸到收集其他各级税务部门的先进典型经验上，对下涵盖到税源发展、税务管理、税收征收、税务稽查、税务案件以及关注纳税人等方方面面上来，从而极大地增强信息对税收工作的指导性。另一方面是深入挖掘。在实际工作中，不能满足于单纯的信息收集和编报，而是要更注重信息的深度开发和提炼加工，使信息得到升华利用。要主动从零散的、局部的信息材料中捕捉具有普遍意义的信息题材，进行分析提炼，找出带有倾向性、普遍性、规律性的东西，总结经验及时推广。 　　第二，规范财务，当好“管家”。财务管理是县级办公室的一个重要职能，肩负着财务收支、会计核算、实物管理等职能，是全局理好财、管好物的内当家。一要健全财务制度，确保财务收支管之有据。要健全《财务管理办法》、《车辆管理办法》、《固定资产管理办法》等一系列制度，坚持勤俭节约、艰苦奋斗，努力创建节约型税务机关。二要严格财经纪律，确保财务收入取之有道。遵守财经纪律，不搭车收费、不以税换费，保证收入来源的合法性。三要严把预算审核，确保财务支出用之有理。每年应按照年度预算编制的要求，根据各项业务工作的财务需求，编制年度财务支出预算，并在党组批准后，按照收支平衡的原则，严格各项资金的支出。四要加强财务监督，确保财务管理督之有效。要积极配合上级监督、干部监督、内审监督和外部监督，使有限的资金都用在刀刃上。 第三，严格考核，当好“判官”。县级办公室的另一职能是负责全局的岗责体系考核，为全局工作有效开展“服务”。岗责考核应立足奖优罚劣，如有功不奖、或奖而不当，就会挫伤干部的积极性，自我松懈，如有过不罚，或罚而不准，就会使人产生惰性，无所顾忌。奖罚不当，虽有考核，形同虚设。要根据“期望激励理论”的原理，形成“激励→努力→绩效→奖励→满足→努力”这样的良性循环。一是改“工作要求”为“工作目标”，把收入任务与征管质量的目标、各种制度的遵守情况、上级局的精神与局务会议的规定作为工作目标按季检查各单位的完成情况，从中发现典型或寻找差距。二是改“扣分制”为“得分制”。通俗地讲就是把选丑改为选美，把罚劣改为奖优。实行扣分制时，被扣分表示工作没做好，没被扣分工作做得好，只看到缺点，未发现优点。实行得分制时，没得分表示工作没做好，有得分表示工作做得好，容易发现典型，同时，也能找到差距。但两个方法表明的逻辑意义是相同的。三是改“考核制”为“竞赛制”。对目标确定的重点工作实行“竞赛制”。“看谁做得不对”改为“看谁做得更对更好”，“大家都去找差距”改为“大家都去找成绩、学经验”。这样可以有效地以考核办法为主线，促进形成学先进、赶先进的比、学、赶、帮、超的争先创优的氛围。四是改注重“过程”、“形式”为注重“结果”、“成效”。目标管理最大的特点是侧重目标，而不是形式和方法。其实质是通过有难度且明确的目标，激发出下属的主观能动性和创造性。如税收征管中不是看你组织了多少次学习，制定了多少制度，召开了多少次会议，而是看你征管质量的好坏，任务的实现程度。 第四，狠抓督办，当好“钦差”。决策付诸实施后，办公室要担负起监测工作进度的这项重任，为决策落实服务。一要形成合力抓督办。督办工作形成了主要领导负总责，办公室具体抓，各单位和部门积极办理，各方面集中力量合力抓的工作运作态势。二要完善制度抓督办。建立了按期办结制度、跟踪督办制度、工作协调制度、督办专报制度和情况通报制度，实现了督办工作的制度化。三要突出重点抓督办。紧紧围绕上级工作部署和上级领导重要批示、国税工作会议、局务会议、局长办公会议、年度重要工作目标、当前中心工作和阶段性重要工作进行督办。四要采取多种方式抓督办。通过下发督办通知、督办通报、电话督办、实地督办等形式，明确办结时限及工作要求，保证决策落实到底。  第五，综合协调，当好“调解员”。办公室承担着国税机关沟通上下、协调左右、联系内外的职责，是国税机关的“窗口”和“门面”。做好办公室工作，不但要求办公室人员当好配角，而且要善于配合、善于协调，为领导解忧。强化协调意识，主要在三个方面：一是要搞好国税机关部门之间的横向协调，涉及到几个部门的事情，办公室人员在决策、处理之前，要及时和有关部门协商通气，取得共识后再提交领导审定，付诸实施。在决策上要防止政出多门、各唱各的调。在抓落实上要防止和克服“各自为政”、“单打独唱”的现象。避免因职责不清而引起的推诿扯皮，利益矛盾而引起的内耗，实现同轴共转，齐心共抓。二是搞好纵向协调。要协调好上下级之间的关系，一方面可以有效地避免因工作协调不到位，可能造成领导层相互之间的误会；另一方面能够及时得到来自上面的理解和支持，减少工作阻隔，少走弯路。三是搞好外部协调。税务部门虽然属于垂直管理机关，但其身处地方，与政府、与办事处、与社区以及其他相关部门有着千丝万缕的关系，如不能很好的处理好各种外部关系，可能会使税务机关的声誉受损、办事受阻。