中国是礼仪之邦，文化历史悠久，人们相互通信来往，一向注重格式和用语。通信既要讲究修辞、文法，又要讲究文明礼节、礼貌。如果能够熟练使用书信的格式、用语，自然显得高雅、生动、鲜明，给人一种美的享受。
书信的格式一般要注意地位、抬头、分行、称谓、结尾。
1. 地位，即收信人姓名称谓写于起首顶头第一行。发信人的署名在全张信笺的二分之一以下。
2. 抬头是指旧式书信，对年长的受信人空一格或另起一行，以示尊敬。目前已不太用了。但和一些老先生的来往书信还是十分讲究的。
3. 分行是在信中为避免杂乱无章而采用的分段陈述。每段开始前空一到二个字，述及不同内容时，分几段书写。
4. 称谓，不同身份有不同的用语。如对于父母用膝下、膝前；对于长辈用尊前、尊右、前鉴、钧鉴、侍右；对于平辈用台启、大鉴、惠鉴、台右；对于妇女用懿鉴、慈鉴；对于老师要用函丈、坛席等等。现时多以先生、小姐等作为尊称，如加上惠鉴、台鉴、赐鉴，也都末尝不可。
5. 结尾，俗称「关门」，如「即问近好」、「敬颂钧安」、「敬祝健康」，以及较古朴形式的春安、冬安、日祺、刻祉……在社交上用「专颂台安」。另有匆促草率语「匆匆不一」、「草草不尽」、「不尽欲言」、「恕不多写」等。用于祝福问安的有：「顺颂大安」、「专此祝好」、「即问近祺」、「此请召绥」等。请教用语有「乞覆候教」、「伫候明教」、「盼中赐教」、「尚希裁答」、「敬祈示知」等。结尾语要根据书信内容，运用自如。
按书信用语的不同用意，可分以下类别：
开头语
喜接来函，不胜欢慰。顷接手示，甚欣甚慰。顷接手示，如见故人。得书之喜，旷若复面。久不通函，至以为念。前上一函，谅已入鉴。顷奉惠函，谨悉一切。惠书敬悉，情意拳拳。昨得手书，反复读之，拳拳盛意，感莫能言。数奉手书，热挚之倩，溢于言表。捧读惠书，欣慰无量。顷奉手教，敬悉康和，至为欣慰。久末闻消息，唯愿一切康适。手书已接多日，今兹略闲，率写数语。不日前曾奉一函，意其已抵左右。顷接手教，敬悉一切。接奉大札，敬悉种切。
思念语
分手多日，别来无恙？别后月余，殊深驰系。一别累月，思何可支？久疏通问，渴望殊深。别后萦思，愁肠日转。离情别怀，今犹耿耿。故园念切，梦寐神驰。心路咫尺，瞻言甚慨。岁月不居，时节如流。鸿雁传书，千里咫尺。海天在望，不尽依依。相距尚远，不能聚首。转托文墨，时通消息。别来良久，甚以为怀。何日重逢，登高延企。前上一函，谅达雅鉴，迄今未见复音，念与时积，近况若何，念念。握别以来，深感寂寞。久疏问候，多多见谅。何时获得晤叙机会，不胜企望之至。久疏问候，想必一切佳胜？多日未晤，系念殊殷。久仰大名，时深景慕。
钦佩语
奉读大示，向往尤深。大示拜读，心折殊深。大作拜读，敬佩之至。久钦鸿才，时怀渴想。德宏才羡，屡屡怀慕。喜接诲教，真解蒙矣。谨蒙诲语，用袪尘惑。顷读惠书，如闻金玉良言。蒙惠书并赐大着，拜服之至。
问候语
春寒料峭，善自珍重，春雨霏霏，思绪绵绵，近况如何？阳春三月，燕语雕梁，想必心旷神怡！当此春风送暖之际，料想身心均健。春日融融，可曾乘兴驾游？春光明媚，想必合家安康。时欲入夏，愿自保重。赤日炎炎，万请珍重。炎暑日蒸，千万珍爱。兹际炎暑，好自为之。盛暑之后，继以炎秋，务望珍摄为盼。人秋顿凉，幸自摄卫。秋色宜人，望养志和神。秋高气爽，希善自为乐。秋雨绵绵，万请自爱。秋风萧萧，至祈摄卫。秋风多厉，为国珍摄。近日天寒，谅已早自卫摄。渐入严寒，伏维自爱。日来寒威愈烈，伏维福恙躬无。严风极冷，请厚自珍爱。近来寒暑不常，恳祈珍重自爱。气候多变，希自珍卫。近来天气变化无常，请多珍重。值此盛夏之际，未知起居如何，请对身体多加珍重。近日天气渐渐寒冷，希望你多加保重。
问病语
大示细读，尊恙极念。闻君欠安，甚为悬念。闻病甚念，务请安心静养。顷闻您卧病数日，心甚念之。闻您抱恙，不胜悬念。知尊恙复发，甚念甚念。尊恙已有起色，甚以为慰。尊恙愈否？念念。尊恙大愈否？望珍摄自重。贵体新痊，诸唯珍重。前遇来函，知尊恙已痊可。重病新愈，望多休息。欣闻贵体康复，至为慰藉。
自述语
贱躯如常，眷属安健，聊可告慰。合家老小安好如常，请勿念为要。幸寓中均平善，勿念可也。阖寓无恙，请释悬念。惟寓中均平善，可请勿念。我微恙已愈，现顽健仍如往日，免念。偶然微恙，幸近已痊愈，希勿念为幸。日前患病，现已复原。贱体初安，承问极感。大示读悉，奖饰过分，实不敢当。
祝贺语
欣闻……，谨寄数语，聊表祝贺。谨以至诚，恭贺你们……。欣闻……，匆致上函，诚表贺意。喜闻……，由衷快慰，遥祝前程似锦。谨具刀笔书谒，恭贺嘉事吉礼。顷闻喜讯，再祝鸿图大展。
祝新婚
忽鸣燕贺，且祝新禧。顷闻吉音，欣逢嘉礼。附呈微物，聊佐喜仪，勿弃是幸。欣闻足下花烛筵开，奉呈薄礼。谨呈不腆之仪，聊以志喜。得悉你俩有情终成眷属，至为快慰。欣闻你们喜结良缘，无限欣慰。喜闻足下燕尔新婚，特申祝贺。顷悉你合卺之喜，谨祝幸福，白头偕老。恭贺你们喜结百年之好。新婚志喜，遥祝伉俪谐和。敬祝新婚快乐，幸福如意。贺新婚志喜，祝比翼双飞。欣闻喜结良缘，特此「致贺，祝新婚幸福愉快。值兹xxx（和xxx）先生（或小姐、或亲属称谓）新婚佳期，特此祝贺。
祝生育
弄璋之喜，可庆可贺。弄瓦之庆，遥以致贺。闻育祥麟，谨此恭贺。弄璋之喜，符君宿愿，谨以为祝。闻尊夫妇喜添千金，热忱致贺。谨祝母子平安无恙，望代致拳拳。欣闻宝宝降生，遥祝母子（女）健康。欣闻喜获麟儿，特「祝贺。欣闻喜贺掌珠，特「祝贺。恭贺添孙之喜，并祝合家快乐。
祝寿
遥祝寿比南山，福如东海。恭贺延年寿干秋。心祷口祝，皆贺高寿。谨祝寿比南山，健康长寿。喜贺福寿双全，恭祝合家安好，寿星高照。欣逢荣寿大庆，敬祝健康长寿。福如东海，寿比南山，天长人久，百岁青春。恭贺花甲之庆。恭贺古稀大庆。欣逢华诞，特「祝贺。值兹XXX生日，祝学习进步，身体健康。
庆贺康复
贵体康复，闻之甚喜，遥祝健康长寿。
庆祝毕业、升学
学业完成，服务社会，鹏程万里，特「祝贺。寒窗数载，今朝学成，献身华夏，再展鹏程。荣膺学位，无比欣佩，百尺竿头，更进一步。欣闻升学，特此「贺。顷闻考取深造，敬祝学业进步，并颂健康。
庆贺发明、获奖、立功
发明创新，造福社会，谨「视贺。有志竟成，不胜欣佩，特「致贺。荣获冠军，为国争光，特此祝贺。欣闻竞赛优胜，特致贺忱，仍祝努力。欣传捷报，勋猷卓著，无任欣贺。欣闻捷报，不胜欣慕，举杯遥贺，再候佳音。立功获奖，无比欣喜，特「祝贺。
庆祝纪怠、典礼、开幕（张）
新厦落成典礼，特此致贺。欣逢开幕纪念，特此致贺。祝贺xxxx隆重开幕，预祝圆满成功。祝贺xxxx成功闭幕，并祝取得丰硕之果。敬贺新张之喜，谨祝业务发达
庆贺节日
恭贺新禧，谨祝康乐。新年快乐，并祝进步。值兹新春佳节，敬祝万事如意。岁序更新，鸿图大展，特此致贺。辞旧迎新，万事如意，特此恭贺。欣逢佳节，普天同庆，遥祝人寿年丰。中秋佳节，遥祝团圆。国庆纪念，普天同庆，祝全家快乐。恭祝圣诞，并贺年禧。值此XX佳节，特此致贺。
致谢语
承蒙关注，特此感谢。承蒙关照，不胜感激。请接受我的谢忱。费神之处，不胜感激。来示读悉，十分感谢。厚情盛意，应接不遑，切谢切谢。劳神为谢。费神之处，泥首以谢。感荷高请，非言语所能鸣谢。承赐忠言，心感何极。承蒙谆谆忠告，铭感铭感。承蒙见教，获益甚多。承示诚挚之言，佩其感甚。顷得惠函并照片种种，感谢之至。备荷关照，铭戢五内。承蒙惠赠，忠心感谢。前承馈赠……，倾感不胜。承蒙存问，不胜感谢。如此厚赠，实深惶涑。日前既荷盛钱，复蒙躬送，感谢无既。
致歉语
惠书敬悉，甚感盛意，迟复为歉。惠书已悉，因为琐务，未即奉答为歉。久未通信，甚以为歉。久稽回答，幸原谅之。奉读惠书，久未作复，甚以为歉。数奉台函，未暇修复，抱歉良深。音问久疏，实深歉疚。惠书早日收到，因事纷繁，迟至今日奉复，甚歉。所询之事，目前尚难奉复。关于……之事，一时无以奉闻，歉甚。托付之事，未能尽如人意，尚请多多包涵。前言……，因事繁忘却，歉甚愧甚。杂务缠身，故托付之事延误至今方作复，歉甚。疏失之处，请少垂宽恕之情。前事有负雅意，十分抱歉，尚希恕之。前事有逆尊意，不胜惭愧，万望海涵。
致哀语
惊悉xxx不幸逝世，不胜哀悼。顷接讣告，不胜伤悼。惊闻xxx作古，家失柱石，悲痛万分。尊x逝世，深致哀悼，尚望节哀顺变。前接……日信，知令x逝去，为之惨然。xxx逝去，实足哀伤。良友云逝，伤感自多，尚望珍重。闻悉xxx逝世，大出意外，望节哀释念。接xxx长逝之耗，凡在相好，无不同深感惋惜。惊承讣告，悲悼不已，专函致唁，并慰哀衷。近闻xxx逝世，甚哀悼之。死者已矣，生者恳请多多保重。噩耗传来，不胜悲悼，特此吊唁，尚望节哀。远道闻讣，万分哀痛，特此慰唁，尚请保重。惊闻xxx病逝，不胜悲痛，特此致哀，并向家属慰问。惊悉XXX盛年谢世，不胜悲痛，特此吊唁，尚请节哀。惊闻令尊（堂）去世，无比痛悼，尚祈节哀。令尊（堂）安葬之间，道远未能前往哀悼为歉，谨此申奠。痛悉严父（慈母）仙逝，不胜悲悼，望母（父）节哀保重量。惊悉令子（令爱）辞世，万分悲悼，务请节哀。
请托语
冒昧干请，惟望幸许。拜托之处，乞费神代办，不胜感荷。谨布区区，尚希鉴察，费神相助。所恳之事，若蒙慨允，将不胜感激之至。特沥寸函布达，祈勿他言推诿。值此情形，望您能尽力相助。兹有……，谨祈代为转交，费神感荷。倘蒙照办，铭感无已。如承俯允，无任感荷。
承诺语
但有见示，愿效犬马。有何要求，请尽早示知，切勿客气。凡有可效劳之处，自当尽力而为。承嘱各事，皆一一照办，尽请放心。所言之事，当为设法，请释念。托付之事，时刻不敢忘怀。有蒙见托，敢不尽心尽力。为君效力，由衷所愿，岂有二话？
婉辞语
托付之事，因……，不便应命，祈获谅解。能力所及，仅此而已。无法奉命，尚希鉴谅。因……，故无法遵命，尚乞海涵。所托之事，实非绵力所能及。区区苦衷，尚祈鉴宥。盛意心领，然非不为也，实不能耳。前信所言，实爱莫能助，容日后再行设法，请谅。无以为之，实非得己，伏乞谅鉴为幸。我情况不明，亦无主张，请自行酌定为盼。所言之事，问题非小，一时殊难决定。所需之款，本当尽力筹借，唯我亦有困难，无以为助，殊深抱歉。蒙惠赠厚物，感谢之至，然实难拜受，尚祈原谅。
请教语
倘蒙见教，没齿不忘。如何之处，敬候卓裁。风雨同舟，愿闻明教。倘承不吝赐教，幸甚幸甚。得暇望时赐教言为祷！倘有所闻，尚祈见告，伸资改进，不胜盼祷！如有所得，祈随时赐示为盼。上述种种，尊意以为如何，请告。所言之事，尚希拨冗见示为幸。今冒味呈上拙作，若蒙赐以修正，不胜感激。拙作幼稚，恳请大加斧正。尊处若有此类资料，希一查见示为感。
商讨语
厚蒙雅爱，沥胆直谏。叨在契末，斗胆直陈，伏维良照，不尽缕衷。种种尚须斟酌之处，尊意如何？吾敬先生，尤重真理，故直陈，希谅。微末之言，幸无见阔，不胜大愿。相见以诚，请恕不谦。肺俯之语，请恕直言。
赠物语
寄上薄物若干，尚望笑纳为幸。略表贺意，请笑纳。微物两包，聊供途中之需，即乞笑纳。兹奉上……，聊表祝意，幸祈笑纳。所奉礼品虽微不足道，望勿嫌弃。千里鹅毛，聊表寸心。
邀约语
何日来此，愿得晤谈为幸。祈望一会，共叙友情。敬请光临，若蒙光临寒舍，当不胜荣幸之至。偶得一佳作，愿与君共赏，恳请光临。
催促语
立盼速复。请速示知。万望从速赐复为要。有暇希即函复为盼。如蒙速复，不胜感激。奉恳之事，乞速复为荷。余不尽言，唯乞速复为盼。上述之事，唯希从速示复。尊意如何，请即示知。
结束语
专此奉复。手此奉复。敬候回谕。匆此先复，余容后禀。临书仓卒，不尽欲言。书不尽意，余言后续。情长纸短，不尽依依。日来事忙，恕不多谈。草率书此，祈恕不恭。特此致候，不胜依依。谨申数字，用展寸诚。诸不具陈，谨申微意。言不尽思，再祈珍重。匆杂书复，见谅。
附言语
xxx附笔致意。不另。xxx嘱代笔问候。夫人小女均此请安。顺询合家安好，不一。
（2）书信祝颂问安语
1. 给绪尊长的书信祝颂问安语有：敬叩金安（「金」，贵也）、敬请福安（父母）、谨祝荣寿、恭祝健康长寿（亦可祝寿）、敬祝安好、敬祝健康、敬请康安、恭请示安、顺叩崇祺（「祺」，吉祥之意）、虔请崇安、敬请钧安（「钧」，重，古制三十斤为钧）、恭请颐安（「颐」，保养）、恭请福绥、（以下对女长辈）恭叩慈安、恭请懿安、敬请坤安、敬请淑安。
2. 给平辈的书信祝颂问安语有：祝你进步、祝你健康、祝你愉快、祝你成功、祝你安好、祝工作顺利；敬颂大安、顺颂时绥、即颂时祉、此颂近祺、敬候佳祉、即候日祉、顺候起居；顺祝曼福不尽、顺询起居健吉、顺询兴居安吉、此询康健精进、顺贺行止佳胜、此祝晨祺百益、此问鹏程万里、顺祝万事如意；敬候坤祺、并颂妆安（女辈）；顺颂侍安、并颂侍福（为兄、友父母寿致兄、友用）。
3. 给晚辈的书信祝颂问候语有：祝幸福、祝愉快、祝进步、祝健康、祝工作好、望努力学习、顺询近祉、此询近佳、即问近好、即问日佳。
4. 给知识界的书信祝颂问安语有：敬请道安、并询文安；对教师常用即颂教安、恭请教祺；对写作者，常用顺候着安、敬请着福、敬颂撰安、敬请撰祺、即颂着祺、敬请文安、敬请文祺；对编辑，常用肃请编安、即颂编祺；对学生，常用并询学安、敬问学祺。
5. 给军商界的书信祝颂问安语有：谨请勋祺、即颂勋祉。（「祉」，意为幸福）、敬问戎安、即颂戎绥；顺颂筹安、敬候筹绥、并颂财安、顺询筹祉。
6.给旅行旅居者的书信祝颂问安语有：敬请旅安、顺请客安、并颂旅祺、顺候旅祉、此祝行安、谨问游安；此贺旅居多福、此问鹏程万望。
7. 贺婚的书信祝颂语有：祝俪安、敬候俪安、即颂俪祉、恭贺燕喜、顺贺大喜、祝新婚幸福快乐。
8. 贺年的书信祝颂语有：恭贺新禧、敬贺岁祺、敬贺年禧、顺贺新祺、并颂春禧、祝新年快乐。
9. 有关唁丧问病的书信问候语有：敬请礼安、即请卫安、顺候痊安、祝早日康复。
10. 对全家的书信祝颂问安语有：恭请阖府康福、祝全家安好。
11. 四季适用的书信祝颂问安语有：敬颂春祺、敬颂春安；肃请夏祺、即请夏安、敬候暑安、顺候夏祉；谨颂秋安、顺问秋祺；敬请冬安、敬颂冬绥。
12. 对上级的书信祝颂问安语有：请复示、请指正、请指示、请教正、妥否请批复。
（3）书信末的启禀语
1. 对尊长：叩、叩上、叩禀、谨上、敬禀、拜上、百拜、再拜。
2. 对平辈：谨启、手肃、上言、上书、鞠躬、鞠启、脱帽、敬上、顿首、谨肃、谨复、敬启、亲笔、谨献（礼信用）。
3. 对晚辈：示、字、白、谕、手白、手谕、手泐。
4. 庆贺类：叩贺、拜贺、敬贺、恭贺、谨贺、同贺（多人）、序贺。
