“用友Ｕ８５２”与“金蝶Ｋ３”总账系统功能评析

总账系统适用于各类企事业单位。主要提供凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账 等基本核算功能，并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算和备查簿等辅助管理功能。 在业务处理的过程中，可随时查询包含未记账凭证的所有账表，充分满足管理者对信息及时 性的要求。总账系统是一个基本的系统，以处理凭证为核心，相应进行账簿报表的查询。各 业务系统生成的凭证与总账无缝联接，直接在总账中进行查询。本文就流行面广、应用范围 较大的“用友U852”、“金蝶K3标准财务”财务软件总账系统的若干特性，作一些比较和评 析。
　　
　　一、财务软件建立账套的比较
　　
　　建立账套是使用财务软件的第一步，建立账套的实质是在会计软件环境里创建一系列的 数据库文件，用以存放各种凭证账簿资料。这个过程是由系统自动完成的。而需要用户完成 的工作是，明确当前会计主体的核算要求，输入核算过程中应遵循的规则，以及告诉系统这 个单位的一些业务背景资料。
　　1.用友U852财务软件账套的创建。在用友U852软件创建账套出现多个界面，要单独指定账套主管，较为烦杂。但只有系统 管理员（Admin）才有权建立账套，控制严密。
　　2.金蝶K3标准财务软件账套的创建。金蝶K3软件创建账套过程中，除了要求账套名称外，还要求账套文件名并给出存储路径 ，同时提出建套向导的概念，共提供８个界面，操作繁杂。
　　3.财务软件账套备份的比较。为了保证账套数据的安全，也是账套资料的到长期保存。财务软件通常同时提供引出（ 引入）功能和备份（恢复）功能。金蝶K3所提供的这方面功能就比较全面，而用友U852却是 用“输出”和“引入”两项功能代替备份与恢复。但是，金蝶K3虽然在每个模块中都提供了 数据“引出”的功能，没有提供数据“引入”的功能，这是金蝶K3的一个缺陷。
　　4.用友U852与金蝶K3在账套创建的评价。用友U852与金蝶K3在建立账套是，还要指定账套主管，提供多个界面，控制严密，但较 为繁杂。今后的财务软件在设计账套程序时应考虑提供现成模板，应集简明性、控制性与一 体。
　　
　　二、财务分工及权限比较
　　
　　为了保证会计信息系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能，以便在会计信 息系统上进行操作分工及权限控制，满足内部控制的要求。一方面可避免与业务无关人员操 作系统，另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密 。
　　1.账套的人员操作权限比较。在财务软件中一般有三类操作人员：系统管理员、账套主管和普通操作员。这三类人员 在软件中的各自权限和作用如下：“用友U852”中系统管理员(admin) 的主要工作任务是： 建立账套；增加人员和设置人 员权限(包括财务主管的设置) ；账套的“引入”和“输出”；上机日志的管理等。系统管 理员(admin) 不能打开账套，不能进行账套参数设置和账套业务操作。“用友U852”中账套 主管是由系统管理员设定的，其主要工作是：打开账套进行账套参数设置和初始化工作；日 常业务操作；修改账套参数和年初始化等，具有账套内业务操作的一切权限。
　　“金蝶K3”中系统管理员(Administrator) 与账套主管统一为同一个人，具有对所有账 套进行操作的一切权限。这种设计思想的优点是操作十分简单方便，但从会计制度设计严密 性角度上讲是有所缺陷的，系统管理员对账套“天马行空”般的超级权限缺乏制约机制，不 利于会计监督。另外，这种软件功能的设计也使得软件无法租给多家公司多账套地进行会计 业务核算，因为任何一家公司都不会容忍本公司账目对外部人员(系统管理员) 是透明的。
　　2.用户管理。金蝶K3财务软件中提供与用友U852财务软件相类似的针对操作员的管理，通过用户管理 ，金蝶K3可以有效地对财务人员进行管理、分工，对用户权限设置的功能，能有效保护账套 和数据的安全性。与“用友U852”不同的是“金蝶K3”把用户进行分组管理，即把财务人员 按不同方式进行分组来进行管理。但也和“用友U852”的角色管理相类似。
　　3.评价用友U852与金蝶K3财务分工的优缺点。
　　(1)用友U852的优缺点。 ①优点。由系统管理员建立账套、指定账套主管、增加操作员、指定操作员的账 套归属，比较符合内部控制的要求。 ②缺点。操作界面复杂，赋权方式不直观，不易操作。
　　(2)金蝶K3的优缺点。 ①优点。功能全面，增加了用户组的设置功能，独创目录树结合复选框的授权方式。 ②缺点。没有账套管理员的权限概念，新增操作员的安全码设置容易和用户口令混 淆且意义不大，个人的权限适用范围设置也不太必要，使用起来比较复杂。在用户授权界面 中的右部分的撤销口令按钮不合理，因为操作员的口令不能由非本人随意撤消。另外选项框 的“系统管理员”概念应该是“账套主管”。意思是以系统管理员的身份将当前人员指定为 “账套主管”。
　　总的来说， 用友U852与金蝶K3在财务分工模块设计主要功能大体相当，但风格各异且 内部控制思想差异较大。用友U852复杂，控制比较严谨；金蝶K3的设计风格超前，较难掌握 。
　　
　　三、用友U852与金蝶K3总账系统的日常业务处理
　　
　　总账系统初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。日常业务处理的任务是 通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分 类账，同时对个人往来和单位辅助账进行管理。
　　1.凭证处理的比较。会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统。会计凭证是整 个会计核算系统的主要数据来源，是整个核算系统的基础，会计凭证的正确性将直接影响到 整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。总 账系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能。
　　(1)用友U852的凭证处理特点。功能丰富强大，控制严密。凭证界面华丽，金额栏以线条间隔，视觉上略显杂乱，如果 金额输入错误，不便于修改。在凭证编号方面，如果是网络版，几个人同时制单时，在凭证 的右上角，系统将提示一 个参考编号，真正的编号只有在凭证已填制并保存完毕才给出。若只有一个制单或使用单用 户版制单时凭证右上角的凭证号即是正在填制的编号。
　　在金额方面，金额不能为零，在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔 分录的金额。
　　(2)金蝶K3的凭证处理特点。金蝶软件凭证输入功能丰富，控制严密。凭证界面和用友差不多，界面华丽、金额栏以 线条间隔，视觉杂乱，如果金额有输入错误，不便于修改。额外增加“顺序号”，没有太大 现实意义，在使用中容易使操作员将其和凭证号混淆。特别注意，在系统初始设置时一定要 进行凭证输入个性设置，否则当前凭证保存后，系统不会自动增加新凭证。

通过以上的比较可以看出：用友U852与金蝶K3财务软件的凭证输入功能各有千秋，界面 华丽，功能丰富；但金额栏过多的间隔线影响了实用性；金蝶K3提供的功能键查询给用户提 供了方便；但金蝶K3 软件的“顺序号”功能有画蛇添足之嫌。
　　2.凭证审核及记账的比较。
　　(1)用友U852与金蝶K3的凭证审核。用友U852与金蝶K3财务软件都提供了审核方法，有 屏幕查看法和二次输入法（用友U852 的提法是对照审核，而金蝶K3的说法是双敲审核）。屏幕审核流程比较简单，易于组织，但 审核人较疲劳，且不易留下审核依据。而次输入法是最严谨的方法，但审核人员工作量太大 。同时用友U852与金蝶K3也都提供了成批审核的功能，减少审核员的工作量，提高工作效率 。 但是采用这种方法不易发现错误或有异议的凭证，也有违于设置审核员的目的，违背会计制 度的规定。金蝶K3的“成批审核凭证”的功能提供两个选项：可以将会计序时簿中所有凭证 成批审核了，也可以选择反审核将已审核凭证成批反审核。每个审核员可以根据具体情况酌 情选择适合自己的审核方法。
　　(2)用友U852与金蝶K3的记账的比较。金蝶K3在凭证过账提供了人机友善界面，可分设多套 账目处理多个用户的数据。在记账 前软件会对需登账的会计凭证进行校验，并让用户进行选择：“若凭证编号不一致，是否继 续登账”。若不选择该项，则对记账凭证编号不连续的凭证拒绝登账；若有尚未审核的凭证 ，系统会予以提示，并拒绝登账。
　　金蝶K3在凭证过账是否须经过审核可根据自己的需要选择。只要通过选择，该软件允许 在一个期间内凭证既可审核后记账，也可无须审核而记账。《会计核算软件基本功能规范》 第17条规定“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后 即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对核算功能与输入修改功能的 使用权限控制。”可见制度要求机内凭证一律需经审核。未经审核的凭证记账，从健全内部 控制的角度来说，制度规定更为合理。
　　用友U852“凭证”菜单下所谓的“恢复记账前数据”与“反记账”实质相同。记账后选 择“恢复记账前数据”模块下的“最近一次记账状态”或“月初状态”，系统均会恢复到相 应的记账前状态。这与《会计核算软件基本功能规范》第18条规定“发现已经输入并审核通 过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或补充更正法进行更正”相悖， 并不合理。但是，如果由于断电或人为因素导致记账错误时，可调用“恢复记账前状态”功 能，将数据恢复到记账前状态并进行调整。
　　用友U852与金蝶K3财务软件对于记账的处理流程和实质基本相同，只在界面上略有不同 。在结账的具体操作过程中都采用了帮助提示的方式进行，只要按照相应的提示功能做简单 的选择确定，就可以完成操作。同时用友U852与金蝶K3财务软件都考虑了安全的问题，在记 账 前都提供了备份功能。都规定只有上个月已经结账的情况下本月才能记账。但是考虑到一些 特殊需要，用友U852与金蝶K3都提供了“恢复记账前状态”的功能，以应付结账后又检查出 错误的特殊情况，但该功能的操作只能由账套主管执行，以防止滥用逆记账。
　　
　　四、用友U852与金蝶K3总账系统的月末处理
　　
　　1.用友U852与金蝶K3的月末结转。用友U852对损益类科目月末采用结账法。设置“销售成本结转”与“期间损益结转”产 生重复。损益类科目月末结账无需事先确定自动转账凭证的借贷方科目，所编制的结转凭证 为多借多贷分录。
　　金蝶K3对损益类科目月末结账采用的是账结法，所以在调用结账模块中的结转损益之前 ，打开资产负债表，会发现资产负债表两边不平。调用结账模块中的结转损益，完成之后再 打开资产负债表，发现表仍然不平。原因在于结账模块中的结转损益并未包括凭证过账。由 于该凭证的生成必然要伴随着凭证的过账，否则报表会出错，所以设置结转损益时把凭证过 账包括其中，以减少会计人员的工作量。上述损益类科目的月末结账无须事先确定自动转账 凭证的借贷科目，这一工作在软件设计时就已做好了，其所编制的结转分录为多借多贷分录 ，但易于看懂，前一半分录为结转收入，后一半分录为结转成本费用，故可行。
　　金蝶K3固定资产的计提折旧模块能自动计提折旧生成转账凭证。该凭证仍需经过审核、 过账、结账后才能进入报表。这是其不完善的地方，因为在固定资产其他情况如原值、残值 、用途、使用年限等一定的基础上，折旧计提凭证也就定了，因此，该机内自动生成的凭证 无须经过审核、过账程序，完全可以直接记账，以防止在此期间被人有意或无意篡改。若未 计提折旧就进行结账、编表，软件会进行提示，这可防止会计人员粗心大意。但软件并不强 制执行，若操作人员不理睬提示，仍继续操作，系统也会结账编表。在这个方面，系统应强 制执行折旧计提，以免产生漏洞。此模块另一个缺点是，在固定资产资料输入过程中，一项 固定资产只对应一种用途，其折旧费用只能对应一个科目。在一幢大楼既有厂房又有办公房 时，只能将该房原值分拆，变成几项固定资产输入。在计提折旧时，系统会提示让用户选择 所生成的凭证为转字或付字，由于计提折旧凭证一定为转账凭证，故此项实属多余。
　　2.用友U852与金蝶K3的反结账。金蝶K3结账后进行反结账，月末自动结转损益的转账凭证并 未进行同步可逆操作，即此 时的报表与反结账前的报表一样。在进行反记账时，自动结转损益的凭证同步进行了可逆操 作，这时打开报表可发现表中数据均为零。为了避免再度结账时重复结转损益，可在凭证查 询模块中将自动转账模块予以删除。将反结账、反记账模块明确置于工具栏之中并不合理。
　　用友U852对已结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”键可以进行反结账操作，尽管操作的 权限在主管的手里，但是结账模块的设置还是与电算化制度相悖。
　　总之，用友U852与金蝶K3财务软件对于结账的处理流程和实质基本相同，只在界面上略 有不同。
　　
　　五、结束语
　　
　　经过以上对“用友U852”、“金蝶K3”财务软件的总账系统部分特性的比较和讨论，我 们可以看到：“用友U852”软件是一个模块比较完备，功能比较齐全的大型财务软件，有比 较严密的会计稽核和控制手段，这是很突出的。在某些操作易用性上，如果进一步求精，制 作得更完美些就更好了。“金蝶K3”软件模块和功能也比较全，易用性好，界面简洁明快是 一个突出优点。软件在实践中不断提高，功能在使用中逐渐完善。可以相信，随着我国经济 的迅速发展，将要求和推动会计电算化事业的不断发展。财务软件不但在使用性能上，而且 在模块结构上、软件的功能定位上将会有更大的发展和崭新的未来。