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1、快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框，待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度，这样就可以得到统一列宽的各列了。如果各列中数据宽度不一致的话，我们经常要逐列进行调整，非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列，同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框，当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键，可以立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据，如图1所示。  图1 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。 2、快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗？其实，用不着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框，当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击，就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中当前列的最后一行，如图2所示。双击单元格的上边框可以到达最上一行，而双击左边框和右边框则可以分别迅速到达最左端和最右端。快吧？  图2 3、快速选中单元格区域 如果要选择的区域本身已经命名，那么，直接输入该名称，就更是简单了。 其二，是利用定位功能 我们的工作表中有些数据是用公式计算出来的，还有一部分是手工输入的数据。如果要单独选中公式部分，那么只需要点击菜单命令“编辑→定位”，打开“定位”对话框。在这里您可以看到已经命名的单元格区域。不过，我们要点击的是下方的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。如图4所示。要选择含公式的单元格区域，那就选中此对话框中的“公式”单选项，并且还可以对其下方的四个复选项进行选择，以便在工作表中对单元格区域进行更精确的选择。  图4 在此对话框中，我们还可以尝试其他单选项。比如选中“当前区域”单选项可以选择活动单元格所在表格。而选中“常量”单选项则可以选择表格中我们输入的那些数据。还可以利用“条件格式”单选项选择表格中我们设置了条件格式的那些单元格区域。如此等等，不再罗嗦。但无论怎样，比起我们逐行逐列按下“Ctrl”键靠鼠标手工选择都要简单得多。 4、快速拆分窗口 为方便查看表格的不同部分，我们经常要对工作表进行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是：先在需要拆分的位置单击鼠标，激活活动单元格，然后将鼠标指向垂直滚动条顶端的拆分框，待鼠标指针变成拆分指针时，双击鼠标，那么窗口就会在活动单元格上方将窗口水平拆分，如图5所示。再次双击拆分框，则拆分取消。  图5 如果双击水平滚动条右端的拆分框，则会在活动单元格的左侧进行垂直拆分。 5、快速进行页面设置 一个工作簿中有多个工作表应该是常有的事儿。各个工作表需要打印时，怎样进行页面设置最快？当然是将这些工作表同时选中同时设置最快了。方法是在工作表标签处右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”，如图6所示。然后再点击菜单命令“文件→页面设置”就可以对它们同时进行页面设置了.  图6 如果要选中的只是部分工作表，那么可以按住“Ctrl”键依次单击各工作表标签。 6、快速输入相同内容 如果需要在不同工作表的同一单元格区域输入相同内容，我们可以先同时选中那些工作表，然后选择需要输入内容的单元格区域，在区域的左上角单元格输入内容，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键，那么所有选中的工作表中的单元格区域都会自动填充相同的内容。如果需要在不同工作表的同一单元格输入相同的公式，也可以采用这个办法，如图7所示。  图7 选中单元格区域有两种较为快速的方法。其一是利用名称框。如果我们清楚地知道应该选择哪些区域，那么直接在编辑栏左侧的“名称框”内填写选择区域是最简便的了。比如我们要同时选中A2:D15单元格区域和H列，那么就可以在名称框内直接输入“A2:D15,H:H”，按下回车键，则这些区域就被直接选中了，如图3所示。  7、快速输入大量含小数点的数字
方法一：自动设置小数点 用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。 例如，要在某单元格中键入0.06，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”。怎么样，简单吧？  方法二：自定义数据格式 1. 选定需要输入数据的单元格； 2. 在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡； 3. 在“分类”下拉框中选中“自定义”； 4. 单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点； 5. 单击“确定”按钮，开始输入数据。 编辑提示：可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。如对于数字“1000”，定义为类型“＃ ＃＃＃”时将显示为“1 000”，定义为“＃ ”时显示为“1”。 不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法.  如果您需要将纯文本数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。其实只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。 依次用鼠标单击菜单“数据/获取外部数据/导入文本文件”，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 9、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个输入。 具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 10、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换： 首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效性”对话框，选中“输入法模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了 11、快速删除工作表中空行中4-5-31 15:43:05 15.快速插入空行 如果想在工作表中插入连续的空行，用鼠标向下拖动选中要在其上插入的行数，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入”命令，就可在这行的上面插入相应行数的空行。 如果想要在某些行的上面分别插入一个空行，可以按住Ctrl键，依次选中要在其上插入空行的行标将这些行整行选中，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入”命令即可。 16.快速互换两列中的数据 在Excel中有一个很简单的方法可以快速互换两列数据的内容。选中A列中的数据，将鼠标移到A列的右边缘上，光标会变为十字箭头形。 按下Shift键的同时按住鼠标左键，向右拖动鼠标，在拖动过程中，会出现一条虚线，当拖到B列右边缘时，屏幕上会出现“C:C”的提示。  这时松开Shift键及鼠标左键，就完成A，B两列数据的交换。 17.快速在单元格中输入分数 如果要想在Excel中输入2/3时，仅在单元格中输入“2/3”，按回车键后，单元格中的内容会变为“2月3日”，那么如何在单元格中输入分数呢？  有两种方法可供选择：一种是在单元格中先输入一个0，接着输入一个空格，然后输入“2/3”,再按回车键就可以了。 另一种方法是，在输入分数前先输入一个英文半角的单引号，然后再输入“2/3”,这样按回车键后，也可以正确输入分数2/3。 18.快速输入日期 看了上面的第3条技巧，在输入日期时，如果要输入“2月3日”，也不用一个字一个字地输入了，只要在单元格中输入“2/3”，按一下回车键就可以了。 变为“2月3日”后，双击这个单元格，还会显示为“2006－2－3”的格式，但鼠标离开后，又恢复为“2月3日”的样式。 如果要输入当前日期，按“Ctrl+;”组合键就可快速输入。 输入技巧 1、数字输入 对于分数，在输入可能和日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。例如，在单元格中输入“2/3”，Excel将认为你输入的是一个日期，在确认输入时将单元格的内容自动修改为“2月3日”。如果希望输入的是一个分数，就必须在单元格中输入“0 2/3”，请注意0后面的空格。 2、文本输入 如果需要在某个单元格中显示多行文本，可选中该单元格，鼠标右键选择“设置单元格格式”项，进入“单元格格式”设置界面，单击“对齐”选项卡，勾选“自动换行”复选框即可。 提示：如果需要在单元格中输入硬回车，按“Alt＋回车键”即可。 3、输入日期和时间 Excel把日期和时间当作数字处理，工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了Excel可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。 如果要在同一单元格中同时键入日期和时间，需要在日期和时间之间用空格分隔； 如果要基于十二小时制键入时间，需要在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM（也可只输入A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel将基于二十四小时制计算时间。例如，如果键入3：00而不是3：00 PM，则被视为3：00 AM保存； 如果要输入当天的日期，请按Ctrl＋；（分号）；如果输入当前的时间，请按Ctrl＋Shift＋：（冒号）。 时间和时期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，请用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，公式＝"2005/4/30"-"2002/3/20"”，将得到数值1137。 4、输入网址和电子邮件地址 对于在单元格中输入的网址或电子邮件地址，Excel在默认情况下会将其自动设为超级链接。如果想取消网址或电子邮件地址的超级链接，可以在单元格上单击鼠标右键，选择“超级链接/取消超级链接”即可。 此外，还有两个有效办法可以有效避免输入内容成为超级链接形式： 1. 在单元格内的录入内容前加入一个空格； 2. 单元格内容录入完毕后按下“Ctrl＋z”组合键，撤消一次即可。 5.快速输入固定有规律的数据 有时我需要大量输入形如“3405002005XXXX”的号码，前面的一长串数字(“3405002005”)都是固定的，对于这种问题，用“自定义”单元格格式的方法可以加快输入的速度： 选中需要输入这种号码的单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框(如图)，在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入:"3405002005"0000，确定返回。 以后只要在单元格中输入“1、156……”等，单元格中将显示出“34050020050001、34050020050156”字符。 注意:有时，我们在输入6位的邮政编码时，为了让前面的“0”显示出来，只要“自定义”"000000"格式就可以了。
6. 快速输入平方和立方符号 在按住Alt键的同时，按下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”。 注意：在按住Alt键的同时，试着按小键盘上的一些数字组合(通常为三位)，可以得到一些意想不到的字符(例如Alt+137—‰、Alt+177—±等)。 7.快速输入序号
9.自动输入序号 以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时，就会自动变成设置的复杂序号了。 在Excel中输入正确的邮政编码 笔者在Excel一个单元格内输入一个0打头的邮政编码“030009”，可输入进去之后却发现单元格中的数字不是030009，而是30009，原来Excel把这串字符当成数字了，如何解决这个问题呢？ 在单元格中输入030009，然后在它上方点击鼠标右键，然后选择“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡下方，在“分类”一栏中选择“特殊”，然后在右边的“类型”中选择“邮政编码”（如图所示），再点击“确定”就可以了。这样一来Excel的单元格就可以正确的显示出邮政编码了。 用Excel函数快速填入部门名称 这学期，我们单位正在申报省部级重点技工学校和市级文明单位，各部门都在积极准备资料。在准备过程中，经常要输入各种表格，进行数据的处理。大量的表格中都需要填入教职员工所在部门的名称，这对于一个有一百多名老师的学校，是一件非常繁琐的工作。在工作中，我发现了一个“偷懒”的办法，现在把它写出来，和大家一起分享！ 图1 1. 选取需要填入所在部门的范围F4:F118。 图2 3. 在弹出的“选定参数”对话框中选择参数组合方式，单击[确定]按钮。 图3 这样，眨眼间对应教职员工所在部门的名称就填好了，看看最后的结果，是不是感觉很方便！ Excel中巧用样式列表快速实现文本换行 在Excel的一个单元格中输入文本较多时，我们经常会对该单元格进行格式设置，以让这些文本实现自动换行。然而当这样的情况频繁出现时，这种格式设置会显得比较麻烦，如果有一种快捷的方法可以轻松实现单元格内文本自动换行就好了。经过实践，发现可以通过使用样式列表快速实现这一功能。 图1 4.单击“关闭”按钮。如图2所示，现在格式工具栏上多了一个样式列表。 图2 二、在样式列表中添加“文本自动换行”样式 图3 3.单击格式工具栏样式列表中的输入框，注意不是单击右侧的小箭头，输入“文本自动换行”，如图4所示，并按回车键。 图4 4.经过以上步骤，实际上已经建立了快速应用“自动换行”格式的快捷方式，当我们需要为其它单元格应用“自动换行”时，选中单元格，然后从样式列表中选择“文本自动换行”即可。 防止重复输入 在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如D2至D101)，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。
图1 注意:为了让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。 利用数据有效性的两则快速输入方法 在Excel中有许多方法可以加快输入的速度，比如说通过自动填充序列，设置小数有效位数等，这些方法给使用者带来了极大的方便。这些方法都是大家比较常用也是比较熟悉的方法，使用频率都比较高。其实有些方法不为许多人知道，但是也有着出色的表现，这里我们就来看看两种非常有用的输入技巧，都是通过设置数据有效性来实现的。 自动切换输入法 我们知道，Excel主要是用来处理数据的软件，许多情况下一列的数据都是一个类型的，在数据的有效性上都有同样的要求。但是不同的列通常有不同的要求，比如说有的是要求输入汉字，有的却要求输入英文字母或者数字。当在不同单元格种进行切换时，通常需要改变相应的输入法，可想而知，每一步都去切换输入法一定会浪费很多时间。如果在输入前，对单元格进行批量的设置，让光标在相应的单元格中时自动转换为相应的输入法，这样就可以减少切换输入法的麻烦，从而提高了工作效率。 要实现输入法自动切换的具体方法是，首先把自己常用的中文输入法设置为默认输入法，单击右下角的“En”图标，选择“属性”，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能ABC”，单击“设为默认值”按钮。然后打开自己要进行输入的电子表格文档，选择需要输入中文的单元格（通常是一列），在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，最后单击“确定”按钮就可以了。再选择不需要输入中文而是英文的单元格或列，在上面的对话框中的“输入法模式”选项卡中选择“关闭（英文模式）”，最后单击“确定”就可以了。
这样，在我们在输入过程中就不需要自己来切换输入法了，当光标移动到不同的单元格中时，系统会自动切换到单元格相应的输入法，节省了不少时间。 下拉列表框序列输入 这里的序列输入和利用拖动实现的自动序列填充是不相同的，自动序列填充在填充时不能改变预先设定的序列顺序，而这种方法只是定义了一些选项，在输入的时候可以从下拉列表中方便的选择，这对于需要经常重复输入的一些短语是非常有用的。 具体的做法是，首先选择要进行输入的单元格（比如说部门这一列），然后选择菜单“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中，按“允许”右侧的下拉按钮，在列表中选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如财务部,开发部,业务部,客户部等)，最后单击“确定”按钮（如下图所示）。值得注意的是，在各个元素之间一定要用英文格式的逗号隔开，如果使用中文逗号，那所有元素将成为一个选项。
通过上面的设置，在部门一列中，只要把光标定位在一个单元格中，在右边就会显示一个下拉箭头，点击它就可以选择相应的选项了，非常方便（如下图所示）。
录入固定格式数据技巧 有时遇到需要在某些Excel单元格中输入固定格式的数据，该怎么办呢？我们利用“数据有效性”做成一个下拉列表，即可进行选择性输入。 选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”一栏下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“董事长”总经理，副总经理，销售主管，其他职位”等)，按确定返回。 选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素(如“副总经理”)，即可将该元素输入到相应的单元格中。 快速输入与上方单元格相同的内容 Excel中，如果需要输入的文本，在其上方的单元格中已经输入过，可以用下面两种方法来快速重复输入： 方法一：选中单元格后按“Alt+↓”组合键，即可打开一个列表，然后通过方向键选择输入即可。 方法二：鼠标右键单击需要输入数据的单元格，在随后弹出的快捷菜单中，选择“从下拉列表中选择”选项，打开上面数据列表，选择输入就行了。 注意：以上两种方法所建立的列表数据，建立到上方出现空白行为止 |
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