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沟通的目的在于，如何让对方在知道讯息后，做出理解、反馈或采取行动，而其关键则有赖于明确的「主题和其相关解答」与同时传达「期待的反应」，才能让对方在听完你的陈述或提案后，做出符合你预期中的行动。
主管：山田，X公司最近的业绩如何？
山田：是，X公司最近一季销售额为220亿元，营业利益为5亿日圆。昨天股票收盘价为每股358日圆。
主管:所以呢？
山田:啊！是……好像还有特别损失的部分，扣除税额之后，利益为两亿日圆。
主管:哦！所以呢？
山田:啊！还有……该公司利息收入为两百万日圆，销售成本……
主管:我是问你，他们的业绩怎么样？好或不好？
山田:哦！是……似乎回升了不少。
主管:好啦，有上升就是了，我知道了……
这是《麦肯锡写作技术与逻辑思考》一书中的开头场景，很多人看完，或许也会觉得心有戚戚焉。职场上，我们常会见到这种人，资料准备充分、回答内容也很详细，却说不到重点上，只见其讲了一堆，听的人依然一头雾水，让人忍不住想翻白眼，「你到底想要说什么啊？」
明确表明期待，促使对方做出反应
会发生这种「讲的人说了很多、听的人却听不懂」的情形，曾任麦肯锡（McKinsey & Company）沟通专员的照屋华子在《逻辑写作力》中提到，问题不在资料不足，而是谈话中的「主题」与「期待」模糊不清：「主题不清楚」，于是听者不知道说者到底想要传达什么，「也无从看出说者期待听者有何反应」，自然会造成听者听完，却不知自己为何需要知道。
照屋华子表示，所谓工作，说穿了就是一连串与他人的沟通，透过交换信息，进而或让对方同意、或得到某些建议，或是引发接下来的行动。因此不论是多么复杂的企画、报告或讨论，所有商场上的信息沟通，都可以分为5个基本要素：「说者（作者）」「听者（读者）」「主题」「解答」与「期待的反应」。
沟通基本上是双方信息的交流，因此必然包含说的一方（或作者）与听的一方（或读者）。在两者之间彼此传达的，则是沟通的「主题」，例如「新通路的开发」或「如何提升X产品市占率」等。而针对此一主题的说明，则是「解答」；如果是报告，则是报告书内容；若是企画，则是提案内容。
「主题和其相关解答」是沟通内容中很重要的一部分，但只有这些并不足以构成一个有效的商业沟通。照屋华子强调，唯有同时传达「期待的反应」，表达自己希望对方在知道讯息后做出哪些行动，诸如主管看完报告书，说出「尽早实行报告中的对策」；或是客户看完企画书，表示「可以将这项新服务的细节详细解说吗，才能顺利带出下一次商谈的机会，让事务继续向前推进，才是商业沟通真正的目的。
用有逻辑的立论，提高说服力
不过，具备了上述要素，沟通就能顺利进行了吗？未必！要是听者觉得主题与解答之间的关系有问题，无法信服于相关立论，还是无法被说服。因此，任何有效的主题内容，在陈述时，都应该具备下列3个要素：结论（说明主题核心）、根据（为何达此结论），以及资料（导出根据的事实与资料），唯有三者环环相扣、彼此贯连，当根据能导出结论、结论能由资料证实，才是有逻辑的立论，听者也才会真的被打动。
这三者的组合，日本图解思考大师西村克己在《一秒就能做对决定》中称之为「三角逻辑」，在照屋华子和冈田惠子合著的《逻辑思考的技术》中，则称为「金字塔原理」（The Minto Pyramid Principle），不管名称为何，都是让立论站得住脚的根本逻辑。反之，要是三者间无法成为稳固的金字塔结构，例如结论不是「针对问题的解答」，而是「自己想说的话」，或根据「不是事实」，而是「个人的判断」等，就会造成内容重复、遗漏、离题，或叙述前后不连贯，这时主张自然无法取信于人，听者也会含混不明、掌握不到重点了。 | 
