谈开发信标题及内容的撰写以提高回复率

谈开发信标题及内容的撰写以提高回复率

一 开发信标题的撰写

    一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。

    举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，

“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

    其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

    不推荐：

1、Establishing Business Relations （十有八九会被退回）

2、We are XXXX Chemical Co., Ltd. （在对方还不知道你们公司的时候，这样写无疑是要被打入垃圾邮件组）

3、Chemical Raw Materials （只有产品名称，对方会感到莫明其妙）

推荐：

1、Supplying High Quality Chemical Raw Materials （很普通，打开率50%）

2、Chemical Materilas from China （有产品，有国家）

3、Chemical Raw Materials Supplier （有点贸易商的感觉）

4、Serve High Quality Chemical Materials （感觉用serve比supply稍好一点)

强烈推荐：

1、Chemical Materials for XXXX Industry （有具体的应用领域）

2、XXXX from China （写出具体的产品名称，前提是你要知道对方的行业以及需要什么产品）

3、For/To XXXX （写出对方的名字或者公司名，阅读率应该算是最高的，但是发信速度也是最慢的）

4、RE：Chemicals （加上Re有一种回复的感觉）

5、Re: Quotation about chemicals for XXX（有价格有产品有对方公司名称）

6、Re: XXX inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.（有对方公司名称，有合作大买家，有自己公司名称，万无一失）

 

二 开发信内容的撰写

        很多外贸新手一开始接触的工作内容就是写大量的开发信，发大量的开发信。外贸新手虽然很努力，但更多时候这些信件是石沉大海。与此同时，收到信件的对方，之所以将信件弃之一边，是因为很多开发信不符合原则。

        这里罗列一个德国客人给的建议：原文附上：

        Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

        总而言之，开发信尽量不要用粗体，大写，或者弄得五颜六色。除了一小部分标新立异的客人，大部分人是不会喜欢的。只要掌握3个要素，效果会比漫天乱发要好得多。

        1）简洁。内容一定要简洁，尽量控制在3段以内，每段不超过两句话。

        2）简单。用你能用的简单的单词，最好都是初高中的词汇，那就最理想了。让每个即使是非英语国家的客人都不会产生歧义。

        3）准确。内容要到位，不说任何的废话，每句话切中要点，不要漫无边际。

        很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。

        其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？     
    
        这种情况时有发生，其中有一个不容忽视的情况是：很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？    

        很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。

        我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了