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账簿的意义与种类
一、账簿及其意义 （一）帐簿的概念：账簿就是由若干张具有一定格式的账页联结在一起的、按照会计科目开设户头，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。 （二）、设置账簿的原因： １、记账凭证虽对经济业务进行了整理和归类，但由于其数量多且分散反映在若干张凭证上，不能连续、集中、系统地反映企业在某一时期内所发生的某一类经济业务的变动情况及其变动结果。 ２、为了把分散在会计凭证上的会计信息，加以集中和分类汇总，就需要设置序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。 （三）、账簿的意义 １、通过账簿的设置和登记，可以把分散在会计凭证上的资料加以归类整理，为管理部门提供系统、完整的会计信息 ２、会计报表所需要的数据资料，绝大部分来源于会计账簿。账簿的记录为会计报表的及时准确编制提供了依据和保障。 ３、会计账簿既是汇集、加工会计信息的工具，也是积累、储存经济活动情况的数据库。利用账簿提供的资料，可以有效地开展会计检查和会计分析。 二、账簿的种类 （一）账簿按其用途的分类 1 、序时账簿。按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。 2 、分类账簿。对经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。 按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类账，简称总账。按照明细分类账户进行分类登记的账簿叫做明细分类账，简称明细账。 3 、备查账簿。对分类账簿未能记载的经济业务进行补充登记的会计账簿。 （二）账簿按其外表形式的分类 １、订本式账簿 订本式账簿是指账簿在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。使用订本式账簿能够避免账页散失和人为的抽换账页，保证其安全性。但必须事先估计每个账户所需要的账页张数。 适用范围：比较重要和所需账页数量变化不大的账簿使用订本式，如总账、现金日记账和银行存款日记账。 2 、活页式账簿 活页式账簿是指平时使用零散账页记录经济业务并将已使用的账页用账夹夹起来，年末再将本年所登记的账页装订成册并连续编号的账簿。使用活页式账簿便于记账分工，节省账页，且登记方便。但账页容易散失和被人为抽换。 适用范围。适用于除债权、债务结算类账户以外的所有明细账。 3 、卡片式账簿 卡片式账簿是指用印有记账格式和特定内容的卡片登记经济业务的账簿。是一种特殊的活页式账簿。其优点在于使用比较灵活，保管比较方便，有利于详细记录经济业务的具体内容，可跨年度使用，无需经常更换。但容易散失，一般应装置在卡片箱内 适用范围。所记内容比较固定的明细账。如固定资产明细账等。 （三）账簿按账页格式的分类 1 、三栏式账簿 这是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。 适用于只提供价值核算信息，不需要提供数量核算信息的账簿，如总账、现金日记账、银行存款日记账、债权债务类明细账等。 2 、金额多栏式账簿 是在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借、贷方金额的组成情况。 适用于核算项目较多，且管理上要求提供各核算项目详细信息的明细分类账簿。如成本、费用等明细账。 3 、数量金额式账簿 是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和总金额。 适用于既需要提供价值信息，又需要提供实物数量信息的明细分类账簿。如材料明细账和产成品明细账等。 第二节 帐簿的设置与登记 一、序时账簿的设置和登记方法 （一）、普通日记账的设置和登记 １、普通日记账的结构和登记依据 普通日记账，是根据经济业务发生先后顺序，逐日逐笔登记全部经济业务的会计账簿。普通日记账产生于记账凭证之前，由于普通日记账是直接根据原始凭证在普通日记账上逐笔编制会计分录，所以也称为“会计分录簿”。 ２、普通日记账的登记方法 （１）、“日期栏” 登记经济业务发生的时间； （２）、“摘要栏”填写经济业务的简要内容； （３）、“会计科目”栏填写会计分录涉及的会计科目名称； （４）、“借方金额”栏填写应借记账户的金额； （５）、“贷方金额”栏填写应贷记账户的金额。 ３、普通日记账的优缺点及适用范围 （１）、优点。可全面反映经济业务的发生情况及账户的对应关系； （２）、缺点。随企业规模的扩大、经济业务的增多及记账凭证的出现，普通日记账不便于登记分类账和登账工作量较大的缺陷日渐显露，后便不再使用。 （４）、适用范围。随会计电算化的发展和应用，解决了普通日记账在手工记账下的缺陷，普通日记账的应用又日趋广泛。 （二）、特种日记账的设置和登记 1 、概念：特种日记账是用来记录企业单位某一方面需要特别关注、大量发生的经济业务并起汇总作用的会计账簿。 2 、作用：可以对某一方面需要特别关注的经济业务加强管理并起汇总作用。 3 、种类：按记录经济业务的内容不同可分为：现金日记账、银行存款日记账、销货日记账、购货日记账、应收账款日记账、应付账款日记账等。 特种日记账按其格式的不同可分为：三栏式和多栏式。 ４、三栏式现金日记账的设置和登记 （１）、三栏式现金日记账，是设置有“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”并由出纳人员根据现金收、款记账凭证和银行存款付款凭证（从银行提取现金的业务），按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的一种特种日记账。除应提供每日的现金收入、支出及其余额的信息外，还应设置“对应科目”栏提供反映现金收入的来源和支出的用途方面的信息。一般企业均设置三栏式日记帐。 （２）、现金日记账的登记方法 Ｆ、现金日记账应进行“日清”。 每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行（本日合计行）进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要栏”填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”； 如果一个单位的现金收付业务不多，可不填写本日合计行，但需在结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额栏”内； 每日应将现金日记账的“余额”与库存现金核对。 ５、三栏式银行存款日记账的设置和登记 （１）、三栏式银行存款日记账，是设置有“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”并由出纳员根据银行存款收、付款记账凭证和现金付款凭证（记录将现金存入银行业务），按经济业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。银行存款日记账应提供的信息 银行存款日记账除应提供每日银行存款每日的收入、支出及其余额的信息外，还应设置“结算凭证种类、编号”栏和“对方科目”栏，提供反映银行存款收入的来源和支出的用途是否符合《银行结算办法》的规定方面的信息。 （２）、银行存款日记账的登记方法 Ａ、“日期栏”填写与银行存款实际收、付日期一致的记账凭证的日期。 Ｂ、“凭证栏”填写所入账的收、付款凭证的“字”和“号”。 Ｃ、“摘要栏”填写经济业务的简要内容。 Ｄ、“结算凭证种类、编号栏”填写银行存款收支的凭据名称和编号。 Ｅ、“对方科目栏” 填写与“银行存款”账户发生对应关系的账户的名称。 Ｆ、“收入栏”、“支出栏”填写银行存款实际收、付的金额。 Ｇ、银行存款日记账应定期与“对账单”进行核对。 每日应在本日所记最后一笔经济业务行的下一行（本日合计行）进行本日合计，并在本日合计行内的“摘要栏”填写“本日合计”字样，分别合计本日的收入和支出并计算出余额，填写在该行内的“收入栏”、“支出栏”和“余额栏”； 如果一个单位的银行存款收付业务不多，可不填写本日合计行，但需在结出每日的余额并填写在每日所记最后一笔经济业务行的“余额栏”内； 定期应将银行存款日记账的“余额”与银行送达的“对账单”核对。 ６、多栏式日记账的设置和登记 （１）、多栏式日记账是在账内设置“应贷科目”栏（收入栏）和“应借科目”栏（支出栏），并在栏内分别按与现金或银行存款科目对应的应贷科目和应借科目设相应的专栏，按其业务发生的顺序逐日逐笔登记的一种特种日记账。由于多栏式日记账都按现金、银行存款科目的对应科目设置专栏，具备了现金、银行存款收付款凭证汇总表的作用，既能反映经济业务的来龙去脉，又能减少登记分类账簿的工作量。按记录货币资金的内容不同，可将其分为多栏式现金日记账和多栏式银行存款日记账。 多栏式日记账适用范围：现金和银行存款的收、付业务较多且与“现金”、“银行存款”账户对应的账户不多和比较固定的企业单位。 （２）、多栏式日记账的登记方法 根据现金（银行存款）收、付款凭证，将与现金（银行存款）账户对应的贷方账户的金额或借方账户的金额，登记在“应贷科目”栏或“应借科目”栏相应账户专栏和“收入合计”栏或“支出合计”栏内，既表示现金（银行存款）的增加或减少，也表示与现金（银行存款）账户对应账户的减少或增加；“余额栏”（每日所记最后一笔经济业务的行）填写每日的现金（银行存款）的余额。 二、总分类账簿的格式和登记方法 （一）、总分类账簿的概念、作用和格式种类 1 、概念：总分类账簿亦称总账，是按总分类账户（一级会计科目）分类设置并登记全部经济业务的会计账簿。 总账的设置方法一般是按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总账一般都采用订本式账簿，因此，应事先为每一个账户预留若干账页。 2 、作用：总账能够为会计报表的编制，提供反映某一类经济业务总括情况的资料，并对其所属的各明细账起控制和核对作用。因此任何单位都必须设置总账。 3 、格式种类：总账的格式因采用的会计核算组织形式不同而各异，常用的有三栏式和多栏式两种。 （二）、三栏式总分类账 采用三栏式时，要求按照每一账户开设借方、贷方和余额三个栏次。三栏式总账根据其是否提供对应科目信息，又可分为普通三栏式和反映对方科目的三栏式。 1 、普通三栏式总账，在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。 2 、反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的内容。 （三）、多栏式总分类账 多栏式总分类账，是在一张账页上，把一个会计主体所涉及的会计科目都设置专栏，并在各专栏内再分借方和贷方栏次，同时根据“有借必贷，借贷必相等”的原理，在各专栏前，设置“发生额”栏，起合计作用。这种格式是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，变成了一种联合账簿，通常称为日记总账。这种总账具有序时账簿和总分类账簿的双重作用，可以不再设置现金和银行存款日记账，减少了记账的工作量，提高了会计工作的效率，并能较全面地反映经济业务的来龙去脉。 （四）、总分类账的登记方法 1 、总账的登记方法取决于企业所采用的会计核算组织形式。总账可根据记账凭证逐日逐笔登记；也可将记账凭证汇总编制成“汇总记账凭证”或“科目汇总表”，再据以登记总账；还可以直接根据多栏式现金和银行存款日记账登记总账。详细内容将在第九章中介绍。 2 、总账账页中各基本栏目的登记方法如下： （１）、日期栏：填写登记总账所依据的凭证上的日期。 （２）、凭证字、号栏：填写登记总账所依据的凭证的字（如收、付、转、科汇、汇收、现收账等）和编号。 （３）、摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。 （４）、依据记账凭证登账的应填写与记账凭证中的摘要内容一致的内容； （５）、依据科目汇总表登账的应填写“某日至某日发生额”字样； （６）、依据汇总记账凭证登账的应填写“第×号至第×号记账凭证” 字样； （７）、对方科目栏：填写与所设总账账户发生对应关系的账户。 （８）、借、贷方金额栏：填写所依据凭证上记载的各账户的借、贷方发生额。 （９）、借或贷栏：表示余额的方向，填写“借”字或“贷”字，如期末余额为零，则填写“平”字，并在“余额”栏的中间划“＝”符号。 三、明细分类账簿的格式和登记方法 （一）明细分类账簿的概念、作用和格式种类 1 、概念：明细分类账簿亦称明细账，是根据各单位的实际需要，按照总分类科目的二级科目或三级科目分类设置并登记全部经济业务的会计账簿。 2 、作用：能够为会计报表的编制，提供反映某一类经济业务详细情况的资料，并对其所隶属总账起补充和说明作用。 3 、格式种类：根据经济管理的需要和各明细分类账记录内容的不同，明细账可以采用三栏式、多栏式和数量金额式等三种格式。。 （二）三栏式明细账 1 、账页结构：三栏式明细账在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。为区别总分类账中的三栏式，在实际工作中，将明细账中的三栏式，称之为“甲式账”。 2 、登记方法：三栏式明细账是根据记账凭证，按经济业务发生的顺序逐日逐笔进行登记的。其他各栏目的登记方法与三栏式总账相同。 （二）数量金额式明细账 1 、结构：该明细账的账页，设有入库、出库和结存三大栏次，并在每一大栏下设有数量、单价和金额三个小栏目。由于在明细账中有了“甲式账”，在实际工作中将数量金额式明细账称为“乙式账”。 2 、登记方法：数量金额式明细账一般是由会计人员和业务人员（如仓库保管员），根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。数量金额式明细账的具体登记方法如下： （１）、凭证字、号栏：填写按所依据的原始凭证的字和号进行。如收料单的“收”字、领料单的“领”字、产成品入库单的“入”字和出库单的“出”字。 （２）、三个数量栏：填写实际入、出库和结存的财产物资的数量； （３）、入库单价栏和金额栏按照所入库材料的单位成本登记； （４）、出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏，登记时间及登记金额取决于企业所采用的期末存货计价方法。在采用月末一次加权平均法下，出库和结存的单价栏和金额栏一个月只在月末登记一次。 （三）多栏式明细账 1 、多栏式明细账的作用和种类。多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页上按有关子目或细目分设若干栏目，以集中反映各有关明细科目的核算资料。按照明细账所记经济业务的特点不同，多栏式明细账可以采用借方多栏式、贷方多栏式和借贷方多栏式三种格式。 （１）、借方多栏式明细账 账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在借方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对借方栏再单独开设借方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。 适用范围：它适用于借方需设置多个明细项目的成本、费用类账户的明细分类核算。如“物资采购”、“生产成本”、“管理费用”等明细账。 登记方法：依据记账凭证顺序逐笔逐日登记。各明细项目的贷方发生额因其未设置贷方专栏，则用“红字”登记在借方栏及明细项目专栏内，以表示对该项目金额的冲销或转出。 （２）、贷方多栏式明细账 账页结构：该账是在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，并直接在贷方栏再按明细项目分设若干专栏，也可对贷方栏再单独开设贷方金额分析栏并在栏内按照明细项目分设若干专栏。 适用范围：它适用于贷方需设多个明细项目的收入、资本类账户的明细分类核算。如“主营业务收入”、“营业外收入” 等明细账。 第三节 对账和结账 一、对账 ( 一 ) 对账的概念及其作用 对账就是核对账目，即在经济业务入账以后，于平时或月末、季末、年末结账之前，对各种账簿记录所进行的核对。 通过对账，可以及时发现和纠正记账及计算的差错，保证各种账簿记录的完整和正确，以便如实反映经济活动情况，并为会计报表的编制提供真实可靠的资料。 （二）对账的内容和方法 1 、账证核对。指各种账簿的记录与记账凭证及其所附的原始凭证相核对。这种核对通常是在日常核算中进行的，以使错账能及时发现并得到更正。 2 、账账核对。指各种账簿之间的有关数字进行核对。主要包括： （１）、总账中各账户期末借方余额合计与各账户期末贷方余额合计相核对。 （２）、总账各账户的本期的借、贷方发生额、期末余额与其所属的各明细账的本期借、贷方发生额合计、期末余额合计进行核对。 （３）、总账与日记账之间的核对。 （４）、会计部门与财产物资保管或使用部门财产物资明细账进行的核对。 3 、账实核对。将各财产物资的账面余额与实有数额进行核对。主要包括： （１）、现金日记账的余额与现金实际库存数相核对，并保证日清月结； （２）、银行存款日记账的余额与银行送来的对账单相核对，每月最少一次； （３）、各种应收、应付款明细账余额与有关债务、债权单位的账目相核对； （４）、各种材料、物资、产品明细账的余额与其实物数额相核对。 |
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