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为什么要终结冗长的会议？最重要的理由是节省成本。我曾估计过，若有8个人一起开2个小时的会，以薪资比例来计算，开会的成本费用是5千到1万元。所以，开会时间愈短愈好。 把「打断」变成「互动」 开会时，若有人发言时间过长，主席如果不好意思直接制止该名与会者，可以鼓励其它人，以该名与会者的观点为出发点，发表自己的意见，来打断冗长的发言。由于其它人是针对该名与会者的观点而响应，就能让他觉得有受重视、自己言之有物的感觉，被打断的不快感就会降低。 或者主席可以在打断该名与会者的话之后，有技巧地说「你的意见很有意思，我想做个响应……」，如此一来，对方感觉就不会太差。以台湾的开会文化来说，在部门主管会议中，与会者发言会较踊跃。其它层级的会议则不然，比如说有副总在，科长的发言就会很少。 若与会者层级差距比较大，层级最高的人很容易就主导整个会议，这时高阶主管自己要拿捏好议程的进度和时间。当主管在会议中因为发表个人理念，而一发不可收拾时，其它与会者唯一可行的办法，是想办法抓一个可以插话的点，针对主管的理念提出追问或看法，或者加以条列化、总结。 业绩会议，骂人骂不停 另一种常见的状况是，开会时每个部门主管报告业务状况，业务状况不好时，最高主管可能就会生气骂人，而导致开会时间过长。 像保诚就没有这种集体报告的开会形式，反而是总经理要向各部门主管，报告经营计划。因为部门的业务状况，靠平常的周报表、月报表就可以呈现。如果需要骂人，也应该是一对一、关在房间里面骂，并不需要靠开周会、月会来处理。 当会议因为讨论没有共识，而无法在预定时间内结束时，最有效率的方式是由与会者投票表决，或者由主席来裁决。 为什么没有共识？ 会议无法有共识的原因可能如下：第一、每个与会者坚持本位主义，只赞成对自己有利的意见。第二、还没搜集到足够的信息，无法分析。就要再订一个时间，充份搜集信息后，再开另外一个会来做决定。第三、信息与讨论都足够了，但与会者却仍然不敢做决定。通常是因为该决策将影响公司财务甚巨，或是风险相当大。 此外，开会效率也和人数有关，因为太多人一起开会，发言时间会拉得很长，每个人的参与感也会变得较弱，而我建议开会人数最好在8人以下。所以，能对会议目标有所贡献的人，才应该被邀请。最要避免部门主管在开会时，为了怕上级主管问到自己不熟悉的业务，还要带一、两个部属备询。 其实，大家要有的共识是，每个人不见得都要对所有的业务很熟悉，让负责人离开会议打电话询问、或者先讨论其它的主题，应该被视为是合理的事。因为，开会不是要把所有人关在密室里，不准离开。把之前订出来的问题解决、任务达成，才是开会最重要的目标。 |
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