|
第四地质探矿队 罗兴洲
摘 要：新形势下，怎样提高办公室的综合能力，当好领导的参谋和助手，发挥好职能作用，更好地服务于地矿经济发展，通过近一年的工作实践，笔者认为应该从强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力、抓好六项具体工作入手，着力加强办公室建设，提高工作能力和办公效率。
关键词：办公室 职能 作用 认识
2010年，根据产业发展需要，我队对机关部室进行了调整，设“两办七部”：即行政办公室、总工程师办公室、党群工作部、经济管理部、人力资源部、财务审计部、物资设备管理部、安全保卫部、基建管理部，其中行政办公室的主要职责是：负责内部协调、外部接待；负责文秘、机要及有关会议的组织及决定事项的督办；负责车辆管理、信息、信访、外事、保密、机关部室考核、行政用品、通讯、内部招待所管理等工作。从部门职能划分上可以看出办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、宣传、信息、协调，任何一个环节出了问题，都会产生较大的影响，甚至给整体工作带来被动或造成损失。因此，提高办公室综合能力，更好地服务于地矿经济发展，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力、抓好六项具体工作。
一、做好办公室工作，必须强化六种意识。
一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根弦。始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同党中央保持高度一致，时刻注意维护队党委及队领导的权威。2、胸中要有一盘棋。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要有全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于省局改革发展稳定的大局中来思考谋划。3、心中要有一本账。对本单位、本部门的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。
二是发展意识。办公室作为直接为单位服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固树立和认真贯彻科学发展观，把思想和行动统一到科学发展观的要求上来，用新的理念和思路在指导发展上出好主意，用新的标准和要求在检验发展上当好参谋，在创新发展举措和提升发展水平上当好助手。
三是服务意识。为领导、为基层、为职工群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上求实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。
四是参谋意识。办公室应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好领导的参谋。想领导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上。在决策前提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。
五是创新意识。创新是一个单位前进发展的内在动力。信息调研要密切关注及时反映单位生产经营活动中的新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕中心工作和职工群众关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。
六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，从年头忙到年尾，加班加点。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为单位发展无私奉献的敬业精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感，始终以饱满的工作热情忘我地投入工作。
二、做好办公室工作必须正确处理好六个辩证关系。
一是正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他专门科室的主要区别体现在服务性上，办公室主要是为领导、机关和基层服务。首先是为领导和机关服务的。这就要求办公室一切服从大局，一切服务大局，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到宣传围绕大局转、调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转。当部门工作与机关的整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到局部服从大局、局部服从整体。同时尽力做好局部工作，因为局部工作是做好大局的基础和前提。
二是正确处理好政务和事务的关系。所谓政务，也就是出谋献策。它是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和思路，制定发展规划和工作方案，预测工作中可能发生的问题，以及就已经发生和未发生的问题，提出具有真知灼见和说服力的措施和预见性的建议或意见，组织和实施工作计划。所谓事务，就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。衡量办公室工作做得好不好，既要看处理日常事务的效果，又要看出谋献策的水平。参谋要参得好，谋得对，做出成效，就要正确处理好政务与事务的关系，如果只是做具体工作，完全陷入事务性的圈子而忘记政务，即使服务得再好，也是不全面的，缺乏深度的，相反，单纯追求高层次的服务而忽视日常工作，就会使工作出现纰漏，妨碍具体计划的实施。
三是正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。
四是正确处理办公室内部与外部的关系。要发挥办公室的整体功能，保证各项工作的顺利进行，不仅要求办公室内部要协调一致，而且，其他业务部门也要相互配合。通过协调办公室各个不同职能的工作，有效地形成合力，创造性地开展工作。因为办公室处于联系上下，沟通左右，协调各部门的地位，决定了它整天处于各种矛盾的中心。各职能部门之间，由于工作分工不同，可能由于种种原因，有时也会出现一些不同步，不协调的现象。在这种情况下，办公室就要从既维护全局利益出发，又保护专业部门工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各部门的积极性，引导到完成总体工作任务上来。要做到这一点，办公室就要深入实际，了解情况，沟通信息，抓住关键问题，采取措施，协调解决，以实现总体工作平衡和谐发展。
五是正确处理大事与小事的关系。办公室工作有许多大事急事，我们都要重视，认真完成，不能马虎。所谓之大事，办公室的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，如上级机关和领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到重大生产经营项目的也是大事，影响到单位形象和声誉的更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不做，或者马虎应付，一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。从这个意义上讲，办公室工作没有绝对的大事小事之分，大事中有许多小事情不能忽略，小事中有大的责任不能大意，因此，在工作中就要瞻前顾后，抓住重点，只有这样才能保证工作的协调发展。
六是正确处理谋事与决策的关系。为领导出主意，当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸，做到谋事不决策。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，更不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖；要积极谏言，但不能瞎掺和。
三、做好办公室工作，必须着力提高六种能力。
l、调查研究的能力。当前，地勘单位既面临发展的重大机遇，又面临着经济危机和事业单位改革的双重压力，干部职工的思想错综复杂，改革发展稳定的任务十分艰巨。办公室只有不断地深入基层，深入实际，掌握实情，才能有的放矢地做好各项工作。要把工作重心下移，了解群众的真实需求，掌握第一手材料，为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告，解决工作中的矛盾和问题，提高科学决策水平；要发现新情况，研究新问题，总结新经验，以点带面，推动面上工作；要理论联系实际，既善于在实践中找答案，又善于通过理性思考提炼观点和方法，不断提高调查研究的能力，努力提高自身的素质。
2、组织协调的能力。不断提高组织协调能力才能正确处理好各种复杂的利益关系，把各方面的积极性引导好、保护好、发挥好。首先要加强与政府部门的联系，主动向上级反映地勘单位的情况，争取上级部门的理解和支持；其次要加强与兄弟单位的联系，虚心学习兄弟单位改革发展及管理方面的经验；其三要加强与内部专业科室和内部单位的联系，及时掌握重要工作和重大项目的进展情况，善于协调好内部关系，赢得大家的关注和理解，集中力量推进工作。
3、依法办事的能力。地勘单位既是事业法人又是企业法人，在生产经营中要遵守国家法律法规和行业的有关规定，办公室在制定规章制度和对外合作方面要熟知相关法律法规，做到依法办事。一方面办公室要认真学习国家的法律法规，提高法律知识水平。另一方面，办公室要做依法办事的表率，带头把依法治国的要求贯彻到日常工作中去，善于运用法律手段解决各种矛盾和问题，带头依法办事，按法定程序办事，不断提高依法管理事务的能力。
4、联系群众的能力。办公室要注重发挥好联系群众的桥梁和纽带作用，把实现好、维护好、发展好人民群众的根本利益作为我们一切工作的出发点和落脚点，做密切联系群众的模范。
5、开拓创新的能力。随着经济社会的发展，政府对地质工作的要求越来越高，办公室工作要适应新形势的要求，必须在工作理念、工作方式、工作手段等方面进行改革创新。要用科学的理论武装头脑，学习新知识，树立新观念；注重研究分析新情况、新问题、新形势，把握事物发展的规律和特点，大胆探索，勇于创新；注重总结实践经验，从基层和群众的创造中汲取营养，挖掘典型，推广经验。
6、文字表达能力。确保起草的文稿和办理的公文层次清楚，文字通顺，表达准确，并符合公文的规范。
四、做好办公室工作，当前要认真抓好六项具体工作。
一是抓好学习强素质。社会在发展，时代在进步，办公室人员的知识结构也要不断更新。当前地勘单位面临着一些新情况、新问题，办公室要“研究新情况，解决新问题，形成新认识，开辟新境界”，适应新形势，必须加强学习。一要加强政治理论学习，提高政治觉悟和政策水平；二要加强科技知识学习，提高超前思维和参谋能力；三要加强法制常识学习，提高依法办事的水平；四要加强本职业务学习，提高业务能力和写作水平。只有不断学习，才能不断提高干部的综合素质和整体素质，始终做到观念不落后，工作不落伍，努力争当文稿写作的高手，综合协调的能手，搞好服务的多面手。
二是加强公文审核把关。要严格审核公文的内容，审核公文的体例、格式，斟酌文字，准确、鲜明、全面地体现发文机关的意图。要严格规范办文程序，按程序办文。要努力提高办文效率。要严格办文时限，特别是征求意见的公文要按照规定时限办理。
三是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。
四是搞好信息宣传工作。信息宣传工作是办公室的一项重要日常工作，是领导掌握政务动态、了解社情民意的重要渠道，是妥善处置各类突发事件、紧急情况的重要基础。畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策，如果信息走样，必将影响领导决策。办公室要组织力量，进行有关信息的搜集、筛选、加工、分类，为领导提供有价值的信息。在信息传递过程中不得“损耗”和“增值”，更不能遗失。通过信息报送、对外宣传及时反映地勘单位工作中取得的新成绩、新经验、新风貌，争取社会方方面面的理解和支持。
五是抓好制度建设。没有规矩不成方圆，办公室要根据单位的情况制定一整套切实可行的规章制度，确保行政管理体制科学规范运行。首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定好各岗位的工作职责，落实指标，各司其职，各尽其责，建立健全机关各项工作制度，做到各项工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与重点工作结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。再次是严格考核，建立激励机制。按照人员责任分工情况，将德、能、勤、绩、廉进行量化考核，根据考核情况与奖金挂钩。同时还应制定一些激励措施，如对调研、信息工作、宣传报道工作实行奖励，充分发挥他们的积极性和创造性。
六是抓好勤政树形象。作为办公室主任，必须以高度的责任感，加强自身的勤政廉政建设。具体讲，在廉政上要做到“三有三求”，即：有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥用，只求自觉奉献；有成绩不骄傲，只求开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的形象。
以上是自己从工作实践中亲身感悟到的几点体会，仅供大家参考，如有不妥之处请批评指正！ | 
