电子文件、电子档案知识讲座

电子文件、电子档案知识讲座(一)

    一 电子档案的产生

    近代科技发展史表明，每次重大科学的发现、技术的创新，都使人们对客观世界的认识产生飞跃；每次技术革命，都使人们改造自然的能力和推动社会发展的力量，提高到一个新水平。显示生活的事例无可争辩地证实科技是第一生产力和社会进步的强大驱动力。
    从1946年第一台电子计算机诞生至现在，只有短短的50多年，电子计算机技术以空前的速度急剧发展，无论硬件还是软件，都产生多次质的飞跃。在电子计算机技术飞速发展的同时，电子计算机在政治、军事、经济、文化以及人类生活各个领域的应用也愈加普遍，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。
由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。电子文件归档后即形成电子档案。电子档案当然要有档案保管部门保存。
    电子档案管理应遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录形式是数字化系列。任何电子档案，当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备，它不能离开这种生成环境和设备而单独存在，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的信息内容。电子档案的长期保存，却是非常困难，需要有不断更新的技术和设备作保障。电子文件归档及电子档案管理需要有技术和设备，电子档案的生命周期是由电子档案内容而定，而保证电子档案生命周期的存在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。所以说，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。
    档案种类较多，分类也较复杂，但就记录形式不外乎以文字、影像记录和数字记录两大类型，而且这两大类型还会因长期保存和开发利用的需要而相互转换。我们只有认清电子档案与纸质等载体档案的异同，才能做到对电子档案管理提出正确的要求，既坚持档案管理基本原则，又不妨碍电子档案根据自身的特殊性，创建自己的管理方法、技术和标准。只有如此，才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的管理，才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又能加强纸质等载体档案的管理，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

    二 电子文件的特性

    电子文件某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文件，就必须了解其特性。综合国内外对此问题的研究，电子文件的主要特性可概括为：
    1、电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们    在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。
    计算机录入汉字的方法有多种，如键盘录入法、扫描录入法、语音录入法、手写录入法等。用键盘录入汉字、首先是在输入时对汉字进行计算机的外码转换。可以用汉语拼音、五笔字型等外码录入汉字。计算机接收了其个汉字外码之后，接着就把外码代表的汉字用计算机内码记录下来。计算机内码是以16位二进制的数字表示的，也就是两个字节长。计算机内进行文件信息的存储、传输等处理就是对这些内码的处理。只有当需要将文件输出时，才将其汉字内码所对应的字形点阵。也就是字模，以及众多字模按格式组成文章在屏幕或打印机上输出。
    在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、影像等多种形式。不过这些信息形态就计算机内部处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输入和输出时，才有其各自的特殊形式。
电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。例如，在光盘被复制时，如采取较完善的技术措施，所出现的误码率能够做到不超过10的负14次方，也就是说相当于传递200000份《人民日报》的文字信息量，才可能有一个汉字出错。所以可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别。
    2、电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。
    电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。标准化是极为重要的基础工作，建立和熟悉电子文件的标准化体系，是保证电子文件妥善归档的重要前提。
    在网络环境下，人们对信息的处理标准化问题解决得好一些，但对记录载体的交换问题仍然很多。尤其是在格式、字符集、压缩方式等方面产生不兼容的问题。出于安全保密上的考虑还常常通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下被读取。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备8年左右就会被更新，而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。设备老化和频繁更新，给电子文件长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为严重。
    3、电子文件载体的非直读性。
    电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。
    4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。
    纸质文件的信息物理结构与逻辑结构是一致的，而且是直观的。例如，排错了文件页码，就不仅破坏文件信息物理结构也同时破坏其逻辑结构。电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。正是由于这种原因，电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的。在电子文件归档时，如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。
    元数据是关于数据的数据。例如文件上、下文的关系和结构就是元数据。对于纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上，如一份印好的文件，纸上的文字、图形排列及格式等。电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和归档带来问题。
    5、电子文件信息与载体的相分离性。
    电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。
    文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。例如不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息，就会造成同一份电子文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象。如果脱机保管，就可能造成混乱，甚至破坏电子文件的完整性。

电子文件、电子档案知识讲座(二)

    三 保证电子文件信息安全的技术措施
    电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前这方面的技术主要有： 
    1.签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的“笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文件的内容、结构等进行打包处理。 
    采用证书式数字签名者需要向专门的技术管理机构注册登记，这种机构通常称为“安全电子邮件认证站点”、“数字证书服务中心”、“数字标识授权机构”等。它的职能是在其管辖的数字协议下对用户的有效身份进行认证，向用户发放有限期的密钥和数字证书等。 
    2.加密技术。采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性。电子文件的加密方法有很多种。在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密。这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果。 
    3.身份验证。为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统使用用户密码验证，文件管理系统使用管理员代码验证等。最常用的方法是给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“通行字”(password)，代表该用户身份。当用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器中有关该用户的其它资料进行比较验证，如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。 
    4.防火墙。这也是一种访问控制技术，它是在某个机构的网络和外界风格之间设置障碍，阻止对本机构信息资源的非法访问，也可以阻止机要信息、专利信息从该机构的网络上非法输出。防火墙好象是网络上的一道关卡，它可以控制进、出两个方向的通信。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它通过网络通信临控系统监测所有通过防火墙的数据流，凡符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒之墙外，使被保护网络的信息和结构不受侵犯。 
    5.防写措施。目前在许多软件中可以将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改在计算机外存储器中，只读光盘（CD—ROM）只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息，一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改电子文件内容，保持电子文件的原始性和真实性。
    上述技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。随着这些技术的成熟、普及和新技术的出现，电子文件的原始性和真实性可以得到更加可靠的认定和更为有效的保障。
    四 保证电子文件信息安全的管理措施
    电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。维护电子文件真实性的管理措施涉及从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子档案的保管、利用的全过程，可以称之为“电子文件全过程管理”。电子文件、的管理不仅注重每个阶段的结果，也要重视每项工作的具体过程，井把这些过程一一记录下来。其中有关维护其信息安全方面的主要要求是： 
    1、电子文件的制作过程要责任分明。制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。一般来说，不相关人员不能进入其他人的责任范围，需要时可以允许用只读形式调阅，以防由于误操作、有意删改等原因造成文件信息的改变。 
    2、电子文件形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件一经定稿就不得进行任何修改，CAD电子文件的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应记录在案。对收集积累起来的电子文件要有备份。 
    3、建立和执行科学的归档制度。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；相应的机读目录、伺服软件、其它说明是否一同归档；归档的电子文件是否最终稿本，CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。 
    4、建立和执行严格的保管制度。归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。 
    5、加强对电子文件利用活动的管理。电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用着实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损伤信息。 
    6、建立电子文件管理的记录系统。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，人们是无法确认它的真实性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子文件内容的真实性。
    国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》中指出，有两类相关信息应当记录和保存。一类是“元数据”，即关于电子文件的技术数据。元数据有助于说明电子文件的内容、结构和上下文关系。另一类是“背景信息”，即关于电子文件业务和行政背景方面的数据。背景信息有助于说明文件的真实性，并能帮助文件使用者理解文件的内容。 
    记录系统应该具有实时记录的功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集积累阶段就在网络系统上运行的电子文件，可通过自动记录系统记录有关信息；对于以介质方式收集积累的电子文件，还要辅之以必要的人工记录。
    五 电子文件归档的组织管理
    1、加强电子文件归档的组织领导，从电子文件的形成到归档，跨跃了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界界限难以区分清楚。所以，应加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。因为电子文件的形成、收集积累贯穿于公务、科技等工作的始终，只有电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。收集积累。整理归档又是档案工作的基础和首要环节，需要由档案部门进行指导和参与管理。对归档后形成电子档案的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持。各级档案行政管理部门，对电子文件归档要有明确的规章制度、标准和具体的规定。 
    2、明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；有利于较好地执行有关的规范或标准。一般来说，电子文件的归档工作程序包括：一是电子文件形成签署、审批；二是收集积累；三是编制目录；四是整理需归档的电子文件；五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；六是检测归档的电子文件；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质（含压缩归档等方式）；九是复制备份；十是确定载体标识。 
    电子文件的形成者或承办者要明了电子文件归档的具体工作内容和要求，如制定电子文件归档的工作步骤、归档制度和归档计划，明确电子文件形成、收集积累的质量要求。在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，对一些研究成果的归档，还应要求其产品与实际的技术状态要保持一致。电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程项目可按阶段归档。 
    3、要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。应当搞好档案部门和电子文件形成单位的协调工作，使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体，避免相互推诿扯皮。因为办公自动化系统（OA）和辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）系统不属档案部门内部的工作，而是外部环境，涉及许多部门，这就需要理顺档案管理工作与有关部门工作的关系，把归档工作列入有关部门计划，落实到人头，并按计划进行检查和考核。考虑电子文件产生的环境不尽相同，把归档工作“纳入有关管理制度”、“纳入有关人员的职责范围”，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。

电子文件、电子档案知识讲座(三)

    六．电子文件的收集与积累
    1、电子文件收集积累的重要性。 
    电子文件是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。电子文件收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性。同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。 
    2、电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行。 
    但需要注意的是，电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。例如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留电子文件的重要修改过程考虑，则应对其进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或制成缩微品，以免系统发生意外情况时文件丢失。 
    对不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同，应分别采取措施保证其完整性。 
    与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。 
    3、电子文件的收集积累方法。 
    电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。 
    用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。 
    电子文件的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。 
    对于网络系统，应建立积累数据库，或在电子文件数据库中将对应在收集积累范围的电子文件注明积累标识。
    七 电子文件的整理与归档
    1.电子文件的整理。它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。 
    与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。 
    2.电子文件的归档。电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档，就要做一些档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有： 
    (1)确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。 
    (2)明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称阶段归档），可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。 
    (3)归档份数。一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可行性。 
    (4)对电子文件归档的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式尽可能的通用、标准。 
    (5)归档方法。一是将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
    八 电子文件的鉴定工作
    电子文件的归档鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。电子文件的鉴定内容，主要体现在两个方面：一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性。即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的系统的电子文件。二是确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管期限。 
    电子文件归档的鉴定，主要是在归档前，电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。鉴别电子文件的价值，同时对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。在电子档案管理过程中也有鉴定问题，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系。相辅相成的。归档时的鉴定是基础，电子档案管理过程中的鉴定是前一阶段鉴定的继续和补充。为了使电子文件。 
    电子档案鉴定工作有所遵循，国家档案局应制定有关电子文件、电子档案鉴定工作的法规和标准，例如电子文件、电子档案保管期限表。各部门也应制定电子文件、电子档案保管期限的规定，为电子文件归档及电子文件、电子档案的鉴定工作提供依据。归档的电子文件鉴定，要特别注意：一是确定电子文件的原始性、真实性。电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。若电子计算机网络上有记录系统，可与记录系统所记载的形成、修改、批准时间等方面对照来鉴别原始性、真实性。如载体传递，要用有无登记、记录等管理制度来确认原始性、真实性。二是鉴定和检测要相结合。电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的记录载体和对电子文件内容显示的电子计算机软、硬件平台的组合。有了这个组合，我们才知道电子文件的内容是什么。电子文件的记录载体若有病毒、损坏，就不可能知道电子文件的内容；软件与硬件平台不一致，载体所载电子文件内容是什么也不可能知道；记录载体不能被电子计算机软、硬件平台确认，也不会知道电子文件的内容。这些，只有通过检测才能够确认。所以，鉴定和检查、检测是联系在一起的。归档说明中说明的电子文件生存的软、硬件平台环境能否准确读出归档的电子文件内容，存储载体和软、硬件平台技术条件的一致性，均应进行检查。因为这是保证电子文件内容在保管期限内存在、显示的首要技术条件。

电子文件、电子档案知识讲座(四)

    九 电子文件使用的载体及归档载体的推荐
    1、电子文件使用的载体介绍。随着电子计算机技术的发展，信息数字化记录技术也在不断地发展。目前，信息数字化记录载本育磁性、光学性和磁光性等类型。 
    磁性记录应包括磁记录器和磁记录介质。其写入原理和过程是：从磁记录器的磁头缝隙里向外发散一个磁场， 它的强度和方向随着记录磁头线圈里的电流而相应变化。这电流本身是受一个电子系统控制，这个电子系统将信息的＝进制数码转换成记录磁头里电流的正反方向。泄露的磁进入到磁记录介质中，使介质磁化，在记录介质上产生标志信息的二进制数码的饱和磁体，磁头从记有信息二进制数码的介质上读出信息的过程是写入的逆过程。磁带是最早出现的磁记录介质，在本世纪40年代前，磁带已作为录音介质出现，记录模拟信号。尽管信息数字化记录技术发展迅速，作为记录介质的电子计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。磁带因宽度和形状不同而有很多种类，其相应的磁带机也有很多种类。磁带作为电子计算机外存。其存取速度慢，工作效率低，不能满足快速运行的的需要，因此，出现了硬磁盘存储技术。硬盘迅速成为大中小型电子计算机的主要外存。随着硬磁盘的微小型化，在微机中也得到广泛应用，成为微机的主要外部存储设备。硬盘因尺寸和磁层的不同，而有很多种类。磁带价格便宜，但由于采用串行的记录方式，数据存储时间长，不能满足电子计算机对外存设备高速存取的要求。硬磁盘可随机存储，加之高速旋转，所以数据存储很快，传输率高，但硬磁盘价格昂贵，一般不能脱机存储，所以作为大量存储数据的介质，非广大用户所能接受。软磁盘就是在上述两种介质的基础上吸取各自的优点而迅速发展起来的一种新型记录介质。按尺寸、记录面和记录密度分，软硬盘也有很多种类。 
    光盘存储技术，是新发明的最重要的数字存储技术。它的写入和读出的基本原理是：把激光聚集成小于1um的微小光点。能量高度集中，使存储介质上被照射点产生物理。化学变化，从而进行物理标记。用这种方法来进行数字记录，例如凹坑记录，其物理标记就是记录薄膜上被熔蚀的小孔。再用微小的激光点在介质上扫描，根据反射光的变化就可读出记录的数据。光盘可分为只读式、一次写多次读、可擦写等三种类型。 
    2、电子文件归档应选择记录载体。电子文件的存储及归档应使用记录载体。尽管从理论上讲，数字信息不随着时间而衰减，但载体的选择仍是一个重要问题，选择不当会造成信息很快丢失，甚至造成维护、转换的极大困难。 
    选择载体的依据是：（1）尽量选择有国际和国家标准的载体；（2）有发展前途的，其使用的软硬件应有多个供应渠道；（3）载体内在性能稳定。耐久性得到公认；（4）能较方便地进行保护；（5）载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；（6）能较容易地检测出载体的质变现象，以便能在载体变化之前将文件复制到新的载体上。 
    要根据实际情况选用载休。无论是办公自动化（OA）过程中还是辅助设计（CAD）中产生的电子文件，以及网络传输的电子文件，在其存储和下载时都是保存在载体上。在归档前的一段时期可存在软盘、磁带上，或存在大容量的可擦除光盘上，这样做比较经济。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。对于大量的CAD设计产品，可用一次写式光盘，对于OA产生的电子档案也可选用只读式和一次写入式光盘或磁带。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案，则应转到纸或缩微胶片上，因为电子档案载体不稳定性及相应的软硬件设备生命周期短是众所周知的。
    十 电子档案的保存与维护
    电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存，维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。 
    第一，要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。 
    第二，要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编徘上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。 
    因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。 
    第三，要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。 
    第四，要保证电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等。 
    第五，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。应每四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。 
    对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应    充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
    十一 电子档案的利用与管理
    电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。 
    1、电子档案提供利用的方法。对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。 
   （1）提供拷贝，档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。 
   （2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 
   （3）直接利用。是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这种方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少，这是可以解决的问题。 
    2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。 
  （1）使用权限的审核。电子档案利用所涉及到的人员有：档案载体的保管人员；数据系统的管理人员；利用者及维护操作人员等。由于他们各自工作性质和责任的不同，因而对其进行使用权限审核是十分必要的。审核应由利用的决策者执行。首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。 
  （2）拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则的散失。因而，必须采取有效的措施和方法，对其进行严格管理。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理。 
  （3）利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，而且同纸质档案相比，更加难以控制。因此，在电子档案的利用中，应特别注意以下几点： 
   一是采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。 
    对电子档案的利用与利用管理，是我们遇到的新课题，做好这方面的工作，就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求。

电子文件、电子档案知识讲座(五)

    十二 档案馆管理电子档案的设备配置
    管理电子档案不同于管理纸质档案，管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。电子计算机的软硬件产品明目繁多，我们不可能以罗列产品的方式讨论管理电子档案所需要购置的软硬件设备。我们可以通过讨论电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况，使使档案馆得到启发。 
    1、数据库管理系统。 
    数据库是在电子计算机的外存储器上，按一定组织方式存储在一起的，相互有关且具有最小冗余度和可共享的、具有较高独立性的、能确保安全和完整的数据集合。数据库系统是用于组织和存取大宗数据的管理系统，它是有关电子计算机系统（硬件与基本软件）、数据库及其描述机构、数据库管理、用户及其应用程序、数据库管理员等几方面组成的总体。数据库管理系统是一组软件，它具有数据库定义功能、数据库管理功能、通信功能，通常由数据描述语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序、数据库管理例行程序等三部分组成。关系性数据库管理系统是当前普遍采用的性能较好的数据库，如SYS-TEMR、dBASE、ORACLE SQL／DS和DB2等。分布式数据库管理系统是当今信息处理领域中愈益被人们重视的一个分支，它是一组结构化的数据的集合，在逻辑上属于同一系统，而物理上分布在电子计算机网络的不同结点上。80年代后期，人们力图把关系数据库系统和面向对象的方法结合起来，探讨新一代的数据库，以适用新的应用领域的要求，这种新一代的数据库系统称为面向对象式数据库管理系统。多媒体数据库管理系统，是指对以数据库方式在电子计算机存储设备上合理存放的相互关联的多媒体信息的管理，这些数据集合及管理的特点是语义丰富、信息量特别大、管理过程特别复杂，更需要有技术环境支持。一般的数据库管理系统不适合工程数据的管理，如复杂实体的处理、动态模式的修改与扩展等，人们又开发了工程数据库管理系统。数据库的种类今后还会不断地扩大和完善。 
    2、存储及输出设备。 
    信息数据的存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质。主要有：磁盘存储器、磁盘、磁带和磁带机，光盘和光盘驱动器等。信息擞据的利用需要相应的输出设备。主要有：终端（通常有一个键盘和一个显示装置的组成），打印机等。 
    3、软件和程序。
软件，即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机软硬件资源进行管理和控制的程序，也是用户和电子计算机系统的接口。各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据操作系统所管的资源不同以及提供服务方式的差别，操作系统大致可分为多道批处理、分时、实时、网络和分布式等五种类型。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而又可分为系统程序和应用程序。 
    4、数据结构和数据。 
    为保存电子文件的可存取性、可理解性、可利用性，必须对电子文件数据结构及类型进行了解。数据结构，即数据的组织形式，它既描述数据对象，又描述这个集合中数据元之间的相互关系。数据又有格式数据、正文数据、时态数据、图形数据、图像数据、声音数据等之分。
各档案馆可根据自己现在保存和处理的或将要保存和处理的电子档案，参考上述四个方面的介绍，来决定自己选择的数据库管理系统，电子计算机软硬件平台、存储及输出设备、数据结构与数据以及元数据、背景信息等，购置所必须的电子计算机软硬件及外部设备，确保电子档案的管理和开发利用。 
    十三 电子档案相应设备过时的对策
    电子档案管理，必将遇到记录载体不耐久，读写档案信息的软硬件技术过时等大问题。现代信息载体的寿命相对于技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，他生产的硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。而对技术过时问题，一定要采取相应对策，以免电子档案信息受损。到目前为止，这些具体对策还正在研究探索阶段，下面列出几种方法供有关人员参考。 
    1、再生性技术保护。是指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出。这种方法为长期保存信息提供方便并避免技术过时带来的任何麻烦。同时也存在一定的问题：一是有些信息无法转移到硬拷贝上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是失去了电子档案的原有的面貌，也失去了电子格式的传递和使用的灵活性。 
    2、建立电子计算机技术档案馆。建立电子计算机技术档案馆，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统等。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。 
    3、仿真。这是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿，使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录，从技术上看虽然是可能的，但实际工作中还有很多问题，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性维护等。 
    4、拷贝和迁移。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一项基本方法。这种方法不能解决由于技术过时而引起的电子档案长期保存问题，但可用转换的方法。将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意味着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行电子信息的保护。迁移要求电子计算机既可读出旧格式,也可将它写在新格式上。迁移到不同操作系统时，可应注意优先维护信息内容与使用功能。 
    上述四种方法，我们认为，再生性技术保护，虽然有些缺点，但它的优点也很突出，对于一些利用率较低的电子档案，也不失为一种好方法。建立电子计算机档案馆，不是我们档案部门力所能及的可采用的方法。仿真，在新型软硬件大量涌现的今天，制造一个执行过时硬件和其软件的软件，不太可能是永远有效的方法，软件制造商最终必然要放弃某些软件的向下兼容性。拷贝和迁移，是电子档案长期保存的一种可行的方法。
    十四 电子档案的传输
    电子文件的传输与纸质文件有所不同，由电子文件归档而形成的电子档案在传输方面也就具有了新的形式。就目前的电子计算机技术来说，电子档案传输主要有两种形式：
一种是利用存储介质传输。这里所说的存储介质包括磁盘、光盘、磁带等。传输前先把电子档案复制到存储介质上，利用人力送到目的地。这种方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式跟纸质档案并没有本质的区别。 
    另一种方式是利用计算机网络技术进行传输。网络技术使得电子计算机应用的领域和作用都有了质的飞跃，电子档案的传输更具有纸质档案不可比拟的优点，使得档案传输不再受地理和人力的限制，传输速度也是纸质档案不可想象的。在网络传输方式中，根据传输区域的大小，又可以分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部，利用局域网技术，特点是传输速度快，对于一些有实时要求的用户来说非常适合。国内有很多单位目前已经实现了网上办公，各种文件的下发和签阅，工作的安排等都在网络上进行，所形成的电子档案也就可在网上传输。目前有很多单位都开始将纸质档案电子化，各种设计图纸、文书档案等都通过扫描仪进入电子计算机，存在档案馆室的服务器上，其它人员需要某份档案时，就不用再到档案馆室翻阅，直接在自己的电子计算机上进行查阅就行了。另外一种是远程传输，它是利用远程网络技术，现在也得到越来越广泛的应用。特别是近两年互联网技术的发展使得档案的异地传输变得简单易行。通过电子邮件的方式，即使是远在异国他乡，传输一份电子档案也可能只需几秒到几分钟的时间，并且可以在自己的办公桌上进行操作，大家不再共用一台传真机。 
    利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用，也给人们的日常工作带来了越来越大的好处。但随着应用范围的推广，也暴露出一些技术上的问题：一是档案传输中的安全问题。
档案在传输过程中，数据很容易被他人窃取。对于一些高度机密的档案，这无疑是一个值得认真对待的问题。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密，档案达到目的地后再进行解密，这样即使传输中的数据被窃取，也是一堆杂乱无章的数字码，很难直接应用。二是电子档案传输所使用设备可能会携带病毒，对接受单位的电子计算机造成有意或无意的破坏。这个问题一直受到人们密切关注，目前已有一些方法可以部分解决这一问题，主要是在电子计算机上安装防病毒软件，自动对来自网络上的文件进行病毒检测。三是电子档案的合法性问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字，是有法律效力的，而在电子档案的签字（即所谓“电子签字”）目前并不受档案部门和其它法律部门的认可。现在有些单位全部使用电子计算机办公，生成的电子文件有没有法律效力，在法律上也还没得到解决。 
    对于档案部门来说，电子档案的传输主要体现在电子文件的收集整理和电子档案的利用上。一方面把办公部门产生的各种电子文件和生产及设计部门产生的电子图纸通过网络收集到档案管理部门来，在电子计算机上进行分类、组卷、归档；另一方面当其它人员需要某份电子档案时要准确及时地提供给用户。当然，跟纸质档案不同的是，电子档案在网上被查阅后不需要归还，因为原来的的电子数据并没有被“拿走”，而只是“复制”了一份而已。
       总之，随着电子窘境和网络时代的的到来，档案生成的电子化，档案传输的网络化正逐步走入人们的日常工作中，利用新的技术来提高档案管理的效率也是档案工作面临的一个新的机遇和挑战。

 

电子文件、电子档案知识讲座(六)

 

    十五 电子档案管理理论方法的创立
    电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。电子文件如何归档？归档后的电子档案如何管理和开发利用？这些问题在我国还没有得到解决。 
    电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。如加拿大人提出：档案工作者不仅要保管档案，而且要保管与档案相关的信息。加拿大国家档案馆与财政部联合开发政府机关办公自动化方面的软件及制定相关标准，在联邦政府内强行推广，其目的是方便电子档案的统一管理。美国学者提出虚拟档案的设想：认为在今后的十年内，社会所建立的几乎所有机构的档案，都将采用电子制作和传递。由于电子档案的存放位置和对它使用几乎毫无关系，无论放在哪儿都能同样容易地被用户利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案联结点。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关档案的信息及其利用方法来确保它的保存、处置和利用。美国国家档案馆采取非常谨慎的态度，他们把大量的电子档案回到ASCⅡ代码、存储在工业磁带上。法国人强调电子档案处理要碰到一系列问题：如档案的定义、档案部门的职责、档案生命周期的概念、档案的评价和挑选、档案的分类和著录，以及档案的保存。电子档案的开发利用也要碰到一系列问题，如电子档案传播会发生法律障碍、经济上的困难、信息超越国界等。澳大利亚采用分布式管理方针，不主张电子档案集中保存，要求存放在各形成单位，但要受档案馆指导、监督。国际档案理事会电子档案委员会于1998年上半年制定出《电子档案管理指南》，它只讲述了技术发展的趋向，机构以及一些法律问题等，未描述电子文件及其归档后形成电子档案的具体管理方法和技术。总之，国际上对电子档案的管理认识不统一，也未形成一套管理理论、方法。 
    我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科，但它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好？这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案一个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。
    十六 电子档案光盘信息的组织结构
    应用光盘作为载体，将电子文件（特别是CAD电子文件）。电子档案存放到光盘上，建立电子档案光盘库，是解决企业档案资料存放空间不足，提高档案利用率和档案管理水平的重要途径之一。与纸质载体相比，光盘具有存储量大、易于保管、便于检索浏览等特点。 
    为了使各单位（特别是企事业单位）更好地建立以光盘为载体的电子档案，为了充分利用电子档案信息并使光盘成为易于交换档案信息的载体，需要明确地规定光盘存诸档案信息的组织结构，回答以下几个问题： 
    1．每张光盘中应包括哪些文件？首先是电子档案本身。这是我们建立电子档案的主要内容，它又分图形、图象、文本等类型。其次是类目表，这是一种记录档案分类信息的文件，是档案检索的重要工具。通过类目表，我们可以迅速方便地检索电子档案具体内容。还有著录文件，是说明电子文件各种属性的文件。 
    2．各个文件之间的关系是什么？存放在一张光盘中的电子档案之间都存在一定的关系。比如，它们都属于某一个工程或属于某一年的文件。在同一个工程中，它们又可能分属于不同的类目等；这些关系，在类目表和著录文件中都应该描述清楚，使这张光盘中的电子档案形成一个有机的整体。应用光盘时，通过这种描述，可以方便地了解各电子档案的所属及其相互关系，也可以通过这种描述，查找电子档案，了解其相关属性。 
    3．文件格式如何规定？明确而又灵活地规定类目表和著录文件的格式是存放着电子档案的光盘适合保存、便于使用的关键。但这些格式一般要符合相应的国际标准和国家标准规定的格式。 
    明确地规定光盘存储的档案信息组织结构后，可以达到如下目的：(1)便于光盘存储的档案信息交换。企业之间。企业内部各部门之间在交换电子档案时，可以按照这个规定制作和阅读光盘。(2)便于光盘归档。企业各部门向档案部门提交电子文件归档时，可以按照这个规定将电子文件存储在光盘上，档案部门可以按这个规定阅读和检查收到的光盘，并将其并到整个计算机档案管理系统中，供整个企业甚至外企业联网查询浏览。企业在向上级主管部门上缴电子档案时，也可以按照这个规定制作。(3)便于编制光盘信息管理系统。 CAD系统的开发单位可以根据这个规定，编写CAD电子文件光盘的制作软件、CAD电子文件的查询软件、CAD电子文件的阅读和浏览软件以及CAD电子文件光盘信息管理系统等。
    十七 电子档案管理人员的培养
    电子文件归档，电子档案保存及开发利用，都要靠管理人员。由于电子档案的信息内容是数字化，文、档处理需要一体化，电子档案保存是技术化，开发利用形式又是多样化，造成电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，形成了电子档案管理的特殊性。 
    电子档案的管理人员，必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识：如高等数学、物理学、化学、电子学、微电子技术、电子计算机技术，电子计算机软件技术、现代通信及电子计算机网络技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护及标准化知识等。同时也要可掌握档案管理基础知识：如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学等；还要熟练地掌握英语。 
    电子文件归档及其电子档案保存及开发利用，是一件新生事物。其管理人员档案界没有，社会上也没有储备。培养和造就一批电子档案管理人员，是当务之急，必须引起档案界、教育界及社会各界高度重视。要采取各种措施，加以解决。我们认为，可采取以下三种途径培养电子档案管理人员。 
    一是各高等院校的档案专业，要把电子档案管理人员的培养当作一件大事来抓。要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求，拟定教学大纲，组织教材编写。要按“技术工程”的要求招收新生，进行系统的培训，要尽快造就成批的电子档案管理人员，以适应电子档案管理迅猛发展的需要。 
    二是从社会上广泛招集具有理工专业的大学本科学历。懂电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程技术人员；由档案系统的教育部门组织，进行一年左右的短期集中培训，就档案学概论、档案管理学。文书学、档案文献编纂学、档案保护技术学等，进行系统教育，帮助他们提高档案意识，掌握档案管理的基本理论、管理环节、管理原则、方法及保护技术等，以适应对电子档案管理的需要。 
    三是从档案战线抽调一批具有大学本科学历，并具备档案管理基础知识，且对电子档案有一定了解的档案人员，由档案系统的教育部门组织，进行一至二年的集中培训，要求他们对自然科学的基础学科、微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信及电子计算机网络技术、电子计算机在档案部门应用技术等进行系统培训，以适应电子档案管理的需要。 
    现在档案系统的各种工程技术人员少，而且不够稳定，这不利于档案事业进一步发展，尤其不利于电子档案的管理。这应该引起国家和档案行政管理部门的高度重视，应考虑设置电子档案管理及其他工程技术人员的相应专业技术职务，并制定相应的有利于吸引和稳定电子档案管理及有关工程技术人员的措施。总之，要采取多途径。多方法培养电子档案管理人员，扩大档案系统的工程技术队伍。