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德鲁克在《卓有成效的管理者》里面说：凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议营运管理能体现一家公司的管理水平。九十年代三星崛起，李健熙发起“三星会议文化改良”，建立良好的会议文化，摒弃官僚作风。 一、凡是开会，必有准备 在三星，“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀”。所以，在三星重大的会议有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”。与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 二、凡是会议，必有主题 在三星，“开会必须有明确的会议目的，在会议准备的PPT前三页PPT必须显示会议主题”。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 三、凡是会议，必有纪律 在三星，每次会议都会设一名“纪律检查官”（一般由主持人担任）。在会议前宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。 四，凡是会议，必有议程 在会议之前明确会议议程，会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。丘吉尔说：给我五分钟发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备；给我一个小时发言，我就可以不用准备。 五、凡是会议，必有结果 开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每一个与会人员都要参与到议程中来，会议监督官有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒。会议决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论。达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 六、凡是开会，必有训练 在三星，“培训是节约时间成本的投资”，让员工快速成长，培养员工，让员工减少犯错，提高技能，这一切，从本质上来说也就是提高了时间价值。 在三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的会议训练，训练内容：如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待会议上的分歧、如何会场汇报等，通过这些必要的会议训练，让会议变得高效。 会议难免有意见不一或争论，如果处理不好，就会影响会议效果，适当注意一些艺术和技巧，就可以化险为夷。例如要尽量做到会议上公开表扬，私底下批评；在会议上就事论事，对事不对人；争论时要尊重别人，不可恶意批评别人；对他人的意见如果表示赞同就公开表示你的称赞；对意见不同者也要注意措辞，不要伤了别人自尊；不可恶意批评他人，不要伤了别人自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，不能为了表现自己而贬低别人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，不要被自己先前的立场所左右；不要将你的结论强加于人。如果要公布的是既定政策、决定，就要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定决议。 七、凡是开会，必须守时 设定时间，准时开会，准时结束。准时开会，准时结束，其实也是尊重别人的时间。开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题，如果某个议题必须要有结论，会前要通知与会人员。 八、凡是开会，必有记录 要有准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，各项决议要有具体的执行人员及完成时限，如果此项决议需要多方资源，一定要在会议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。有些管理人员经常犯的错误就是会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持会议或者参加会议。 九、凡是会后，必有追踪 “散会不追踪，开会一场空”，加强稽核检查，建立会议事后追踪程序，会议的每一项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保每项会议决议都能够完成。 十、会议公式 开会+不落实=0 布置工作+不检查=0 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实 十一、高效会议原则 凡是会议必有主题；凡是主题必有议程；凡是议程必有决议；凡是决议必有跟踪；凡是跟踪必有结果；凡是结果必有责任；凡是责任必有奖惩；凡是奖惩必须透明。 |
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