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（推荐下载PDF版后阅读：http://www.docin.com/p-431685936.html，下载后可去除在线广告） 摘要 毕业论文中必然会涉及到项目编号及其引用问题，纯手工输入这些编号及其引用极其繁琐而且容易出错，针对这些"牵一发而动全身"的问题，本文以"以一变应万变"的方法给出了完美解决方案。具体地说，本文对写毕业论文用到的Word自动化核心知识，围绕项目编号及其引用的自动化，对各级标题自动编号及自动生成目录，公式、图形、表格的自动编号及引用，参考文献自动编号及引用，以及其它本人常用的Word小技巧做了总结。本文内容适用于MS Word 2007，也可作MS Word 2003参考。 关键词：Word 2007，毕业论文，自动化，编号，引用
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再版吐槽 Word高手请绕行。 本人非Word高手，但对系统化、自动化的问题感兴趣。到目前为止，本人写过两次毕业论文，学到一些非常高效的Word自动化知识。记得第一次写毕业论文时，所有的东西都是手动输入的，由于图片、公式繁多，有时为了修改一个小小的地方，带来的附加工作都是海量的。例如，增加（或删除）一张图片或一个公式，那么本章中这张图片或这个公式后面所有的编号及其在正文中的引用都要加（或减）1！现在想起来，当时真是吃了不少冤枉苦。 本人曾见过一篇近200页的博士学位论文，文中图形、表格、公式、参考文献无数，所有编号及其引用完全手动输入，没有文档结构图[1]，没有自动生成目录……真不知道这位博士哥当年是如何完成的！Word有了文档结构视图，就可以转换成带左侧书签栏（类似目录）的PDF文件，方便日后读者阅读。PDF的书签大大提高了阅读效率，很难想象一个读者在阅读一篇没有书签的"纯文本"博士学位论文时心里会怎么想。 后来，本人发现Word对这些问题已经提供了解决方法，也从那时起才真正体会到Word的伟大：Word远不止一个文字编写工具，更是文字自动化工具！学到这些技巧后，本人在实验室已经被封为Word达人了。实验室经常有同学问我Word相关的问题，尤其是去年写毕业论文的师兄师姐，本人也算是诲人不倦。两年前，本人针对这些问题写过一篇类似文章《Word常用办公自动化功能汇总》，供朋友参考[2]： http://wenku.baidu.com/view/881ecbd7b9f3f90f76c61b25.html http://zhoumhcn.blog.163.com/blog/static/1133107122010105103650391/ 当时这个版本，现在看来有些问题。例如，按照该版本，参考文献用尾注实现，而尾注只能设置在节或文档的最末位，但大部分情况下参考文献后面还有附录，如果用尾注插入参考文献，将会出现无法在尾注后面插入附录的问题。两年来，我曾一度认为这是Word的一个不完美的地方，为什么尾注不能插入在文中的任意地方？这只是尾注插入参考文献的一个缺陷，旧版本还有其它问题，在此不一一赘述。经过前段时间本人第二次写毕业论文的实战后，对这些问题取得了完美的解决方法。 本人即将告别校园生活，趁现在还有点时间和精力，将自己学到的知识、技巧总结出来，一方面若能给大家带来丁点方便，也算是一件幸事；另一方面好记性不如烂笔头，写下来也是方便自己日后查阅。故再版。 吐槽完毕，言归正传。
1 概述 1.1问题的提出 在编辑Word文件时，如写毕业论文，经常会遇到对某些对象进行编号并对其进行引用的问题，如图1.1所示的某毕业论文Word结构。图1.1所示的毕业论文涉及到多级标题、公式、图形、表格和参考文献的编号和多处引用（红色字体部分），结构比较复杂。纯手动输入公式后面的编号和引用处的编号，当文件篇幅较短、结构简单时是不错的选择。但当文章篇幅长，需要编号的对象很多，如编写理工类毕业论文时，手动输入不仅繁琐，还容易出错。这只是首次输入编号，如果修改起来就更麻烦了，往往"牵一发而动全身"。实际上，没有人毕业论文时一气呵成、不需要修改的。假如删掉了图1.1中的式(1.1)，第一章所有的公式都要加1：式(1.2)改成式(1.1)……，正文中引用的地方也要作相应修改。
图1.1 毕业论文结构示例
1.2解决思路 面对这种海量但没必要的工作，只有傻瓜才去做，我们要偷懒。我们遇到的这些问题，MS Word都帮我们考虑到了，如果使用它提供的自动编号和引用功能，这些问题就变得非常简单，而且不会出错。下面给出Word 2007的解决方法。
2 多级标题自动编号及生成目录 2.1 引言 多级标题自动编号是最基础的自动编号，多级标题自动编号是毕业论文中自动生成目录以及公式、图形、表格自动编号的前提。本章给出多级标题自动编号的设置和使用方法，以及自动生成目录的方法。 2.2 多级标题自动编号的设置 系统默认的多级标题自动编号可这样设置：如图2.1所示，"开始"①→"段落"②→"多级列表"③下拉按钮，在"列表库"④中选择自己想要的多级列表。选择完后，系统会自动把所选择的多级列表链接到"开始"①→"样式"②中，以便以后从"样式"中设置多级标题。本文我们选择图2.1中⑤所示的多级标题格式（多级列表），按这种多级标题格式设置的正文效果如图2.2所示。
  图2.2 本文所选的多级标题格式在正文中的显示效果
如果想要设置任意的多级标题格式，对多级标题格式进行修改，可以再次进入"开始"→"段落"→"多级列表"下拉按钮，选择图2.1中⑥所示的"定义新的多级列表"，跳出"定义新多级列表"对话框，可对多级标题格式进行相关设置和修改，如图2.3所示。
 图2.3 定义新多级列表对话框
通过图2.3中的①，可选择需要编辑的标题级别，通过③可对所选的标题级别的字体进行修改，通过④可设置所选的标题级别的编号样式，通过②可删除原标题级别间的分隔符并输入自己的分隔符，通过⑤可设置编号和标题之间的空白分隔符。例如，设置一级标题为罗马数字，二级标题为拉丁字母，三级标题为阿拉伯数字；一、二级标题之间的分隔符为逗号"，"，二、三级标题之间的分隔符为句号"。"；编号颜色为红色；编号和标题之间的空白分隔符为空格。设置结果如图2.4所示。
 图2.4 任意多级标题格式设置示例
实际上，完成这些基本设置，现在已经可以使用多级标题样式了。但这样的多级标题格式太粗糙，如行间距太大等，为了达到我们的期望，还需要进行其它的设置。如图2.5所示，找到"开始"→"样式"，打开"样式"①右下角的小箭头可打开"样式"窗口②，右键选中相应的标题级别，可对其进行修改。如需要对三级标题进行修改，可右键"样式"窗口中的"1.1.1标题3"③，再选择"修改"④，则弹出"修改样式"对话框，如图2.6所示。
 图2.5 多级标题格式的修改
如图2.6所示，通过①，可设置该级标题的基本格式，如字体、字体大小、对齐方式（其中"居中"对其方式在毕业论文的一级标题中会用到）等；通过②，可进行过多设置，常用的是打开②中的"段落"，对该级标题的段落进行设置，如设置缩进、悬挂缩进、行间距等。
 图2.6 修改样式对话框  图2.7 同级标题不需要编号的问题解决方法
2.3 多级标题自动编号的使用 完成前面的基本设置，现在已经可以使用了，只要把光标放在需要设置为某级标题的段落中，再单击"开始"→"样式"中相应标题级别即可。 2.4 同级标题不需要编号的问题 有些情况下，我们希望某级标题的某些标题前不参与编号，如本文中的"摘要"、"再版吐槽"、"致谢"、"参考文献"和"概述"等同为一级标题，但却不要求对"摘要"、"再版吐槽"、"致谢"和"参考文献"编号。举个例子，为了取消图2.7中"结论"前面的编号，可以这样操作：如先把该标题设为有编号的标题，再光标放到"结论"①中，再打开"开始"→"多级列表"②，选择"无"③，就取消了"结论"前面的编号而不影响它的级别。 2.5 自动生成目录及其格式设置 在完成多级标题自动编号设置和使用的基础上，只要把光标移动到要插入目录的地方，在，再按图2.8打开"引用"①→"目录"②→"插入目录"③，进入图2.9所示的"目录"对话框。单击"确定"①按钮，即可插入目录。
 图2.8 自动生成目录方法
若插入的不满足格式要求，可删除该目录，重新插入，在确定前单击"修改"②，即可对目录的字体、行间距等进行设置。  图2.9 目录的插入和修改选项
3 公式、图形、表格自动编号及引用 3.1 引言 毕业论文中，尤其是理工类的，公式、图形、表格出现的频率是很高的，如果手动输入它们的编号和引用，繁琐其容易出错，修改起来更是麻烦。本章针对这一问题，给出公式、图形、表格的自动编号及引用方法。
 图3.1 公式自动编号的题注实现
3.2 公式的自动编号及引用 本文中公式的自动编号和引用用Word中的题注功能实现。 单纯的自动编号是比较简单的。先在空白行中输入一个公式，再把光标放到公式后面，回车使光标跳到下一行，如图3.1中④所示。打开"引用"①→"题注"②→"插入题注"③，打开"题注"对话框，如图3.2所示。
图3.2 插入题注对话框
打开"题注"对话框后，在"标签"①的下拉列表框中选择"公式"，选中"题注中不包含标签"②，再单击"编号"③按钮打开图3.2右侧的"题注编号"对话框。在"题注编号"对话框中的"格式"中选中阿拉伯数字，选中"包含章节号"⑤，在"使用分隔符"⑥中选择句点，依次确定。于是，在图3.1的公式④下面成功插入了一个题注"1.1"。然后，手动在其前后加上括号得"(1.1)"。 接下来，需要用一个特殊的分隔符将换行符去掉。这个分隔符是很重要的。如果不用这个特殊的分隔符，引用时会出问题。这个分隔符的插入比较简单。先将光标移至图3.1的公式④后面，同时按住Ctrl和Alt键，再回车就可以了。插入了这个分隔符后，原来的换行符不见了，如图3.3所示，题注"(1.1)"②自动跳到公式后面，但是在公式和题注之间多了一个空格③。
图3.3 在公式中插入制表符
接下来，需要在公式中插入制表符，使公式的布局更好看些。如图3.3，将光标移到公式④正前面，单击当前制表符标志①，使其变为居中符时，即出现倒写的"T"，然后再单击标尺的中间位置⑤，使该位置出现一个倒写的T，最后按Tab键，使居中符生效，于是公式和题注就跳到文档的中间去了。居中后，将光标移到公式④的正后面，空格③的正前面，再单击①，使其变为右对齐符，即出现左右反写的"L"，然后再在单击标尺右端附近位置⑥，使该位置出现一个左右反写的"L"，最后按Tab键，使右对齐符生效，于是题注就跳到文档的右边去了。这样处理后，最后的效果如图3.4所示。 图3.4 在公式中插入制表符后
现在，我们已经设置好了一个公式模板。看起来有点复杂，但这种复杂是一劳永逸的复杂，值得。以后，我们需要再次插入公式时，只需要将图3.4中的公式④所在行的整行（包括前面的空白和后面的换行符）选中、复制再粘贴到需要插入公式的地方，然后按Ctrl+A选中整篇文章，再按F9更新，就可以看到编号智能地更新了，即实现了公式的自动编号。 本节前面的内容都是关于插入公式自动编号的，接下来介绍如何对其引用。下面以对公式（1.1）的引用为例，说明对公式编号的引用。
图3.5 公式编号的引用
如图图3.5，将光标放在需要引用公式（1.1）的地方④（可在正文中任意的地方），然后打开"引用"①→"题注"②→"交叉引用"③，打开"交叉引用"对话框，如图3.6所示。
图3.6 "交叉引用"对话框
在图3.6中，"引用类型"①选"公式"，"引用内容"②选"整项题注"，"插入为超链接"③默认为选中，"引用哪一个题注"④选中"（1.1）"（根据需要选择不同的公式编号），再单击"插入"⑤，就成功的插入了一个公式引用，如图3.4相应位置所示。 按上面的方法，可以设置任意个数和公式编号及其引用，这些公式可以随意增加或删减，它们的位置可以随意调整，只要增加、删减或调整后及时按Ctrl+A选中全文再按F9刷新，它们的编号就能自动更新且不会错。如果某个公式被删除了，刷新后引用它的地方会自动报错，用Ctrl+F查找报错字符，可以很容易发现出错的地方，再对其进行改正。 3.3 图形、表格的自动编号及引用 重点参考3.2公式的自动编号及引用。 图形、表格的自动编号及其引用同样用题注实现，操作方法跟公式基本上相同，但是有些地方需要特别注意一下。 图形插入时的自动编号跟公式类似，在图形的下一空白行手动输入一个"图"字，将"图"这个字当成公式，直接在"图"字后面插入题注。注意，跟公式的题注不同，此时不需要在"图"的下一行插入题注，也不需要插入"Ctrl+Alt+回车"这个特殊分隔符。还要注意，图3.2的标签①要选"图表"。插入完毕后，直接整行居中就可以了，不需要公式那么复杂的对齐方式。 图形编号的引用也跟公式有些差异。一般正文中对图形编号的引用为"如图x.x所示"，因此，交叉引用时，图3.6中的"引用内容"②要改成"只有标签和编号"。 还有，在写毕业论文时，通常还需要对图形进行英文编号和命名，这时可以在图3.2这步时自己创建一个标签"Fig"（可任意），对所有的图形以"Fig"再进行一次题注就可以了。 表格的自动编号和引用跟图形的完全相同。
4 参考文献的自动编号及其引用 4.1 引言 对于参考文献的自动编号和引用，我曾试过用尾注的方法，两年前写的那个版本就是用尾注实现的。但是，尾注后面不能再插入新的章节，也就不能插入附录，而附录在毕业论文中是很常见的。还有，尾注的"根"（即插入点）在正文中就是一个小上标，修改时如果把这个上标删掉，而其它地方又对该文献进行了（交叉）引用，则会出错，这样的文档是不健壮的。因此，尾注插入参考文献是不完美的。前段时间本人在写毕业论文时，和同学探讨此事，他说为何不用题注实现呢？我们恍然大悟：对，既然公式、图形、表格的自动编号和引用都用能题注很好的解决，为何不把它用在参考文献上呢？实践表明，题注确实很完美的解决了尾注插入参考文献的问题。本章对此方法在参考文献上的使用进行详细说明。 重点参考3.2公式的自动编号及引用。 4.2 参考文献的自动编号 用题注实现插入参考文献的自动编号，跟公式的自动编号大同小异。下面以插入参考[1]为例说明该方法。 将光标放到文章末尾"参考文献"下方需要放置参考文献的地方，左对齐，然后手动输入一个左方括号"["，按菜单菜单"引用"→"题注"→"插入题注"，打开插入"题注"对话框，如图4.1所示。
图4.1 插入参考文献的题注实现
单击图4.1中的"新建标签"①，打开"新建标签"子对话框，然后在"标签"②中输入"文献"，确定。注意，"题注中不包含标签"未选中状态，通过"编号"③按钮取消掉编号中的章节号。确定，于是用题注成功插入了参考文献[1]的编号"1"，再手动输入右半方括号"]"和参考文献的作者、题名等信息，就完成了参考文献的插入及其自动编号。设置好文献[1]的行间距、悬挂缩进等段落信息，再次插入参考文献[2]、[3]……时，只要把设置好的参考文献[1]复制、粘贴，按Ctrl+A全选后再按F9刷新即可。 4.3 参考文献的自动引用 跟公式、图形和表格的编号及引用类似，仍旧用交叉引用实现。但要在图3.6这步的交叉引用时，"引用内容"②要改成"只有标签和编号"。此时，在正文中插入的文献引用为"[1"，数字"1" 左边有半个方括号，不是上标，而且字体大小可能跟正文字体不一致。这时，可以先用刷子将"[1"刷成正文格式，再手动输入右方括号"]"，然后选中"[1]"，再按Ctrl+Shit+=，就成功引用了文献[1]。 如果需要形如"[1-3]"这种格式，可以先依次引用为"[1],[2],[3]"，然后将中间部分"],[2],["选中，单击右键打开快捷菜单，打开"字体"，选中"效果"栏中的"隐藏"项，使该部分不显示，然后再输入横线"-"即可。如果无法同时选中"],[2],["，可以分部选中再隐藏。这样设置，刷新后不会乱。 4.4 参考文献顺序最终调整 按前面设置的参考文献编号顺序，不一定是按其引用在正文中出现的顺序编号的，因此需要对"参考文献"中的文献顺序手动进行适当调整。这可以直接通过剪切、粘贴实现文献位置的调整。每调整一项后，按Ctrl+A选中全文，再按F9刷新，它们的顺序就会自动调整过来。 在平常的修改中，可以不考虑这个问题，因此可以将注意力放到文章内容中去。正文内容确定后，再作文献顺序调整，这不会导致系统的错误，因此这个工作量是很小的。
5 其它Word小技巧 5.1 查找或替换特殊字符 按快捷键"Ctrl+F"/"Ctrl+H"，打开"查找和替换"对话框，点击"更多"按钮，再点击"特殊格式"，可以查找和替换下拉菜单中所列出的特殊格式（字符）。 比如有时候我们从网页上复制粘贴的文字放进Word以后，换行符太多，那么我们可以把"^p^p"都替换成"^p"，就实现了去除多余行的功能。 5.2 在特定单词前后插入特殊符号 如在"DataType"前面插入换行，可以将"DataType"替换"^pDataType"，选"全部替换"。 5.3 统计单个词在文件中出现的次数 在"查找和替换"对话框的查找栏中输入要统计的词，如"DataType"，替换栏输入"^&"（表示替换为原内容），点"全部替换"，跳出对话框提示替换了多少处，即出现了多少次。 5.4 实用易忘快捷键 居中：Ctrl + E 左对齐：Ctrl + Ｌ 右对齐：Ctrl + R 上标：Ctrl + Shift + = 下标：Ctrl + = 以词组为最小单位移动光标：Ctrl + → / ← 以单个字符为单位键盘选择：Shift + → / ← 以词组为单位加速键盘选择：Ctrl + Shift + → / ← 从一行的某处选中到行首/末：Shift + Home / End 以行为单位向上/下进行选择：Shift + ↑ / ↓ 以页为单位向上/下进行选择：Shift + PageUp / PageDown 大小写字母转换：Shift + F3 在搜狗拼音输入状态下的特殊字符键盘输入：Ctrl + K 不同窗口之间的切换：Alt + Tab 显示桌面：Win + D 定时关机命令：Win + R，再运行：shutdown -s -t （t为关机倒计时） 解除定时关机命令：Win + R，在运行：shutdown -a
6 结论 Word2007的自动编号及引用体系是按整个文档或各章节的顺序自动编号的，引用处编号随着原始处编号的变化而自动变化而保持一致，只与引用的位置（内容）有关，而与编号的数值无关，形散而神不聚——自由、灵活却不混乱，从而保证了编号的随意性和引用的正确性。而且，这些功能只需要一次较复杂的设置，就可以轻易、重复地利用，因此效率是极高的。
致谢 谢谢胖子提议！谢谢冷酷哥！谢谢张壮飞！谢谢何函！谢谢大家！呕心沥血！
参考文献 [1] http://baike.baidu.com/view/1137281.htm [2] http://zhoumhcn.blog.163.com/blog/static/1133107122010105103650391/ [3] http://blog./?217770/viewspace-519388 |
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来自： Secelia > 《Paper writing》
