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德鲁克在《卓有成效的管理者》里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。 韩国三星集团会长李健熙首先发起公司的“会议文化”改良，建立良好的会议文化，摈弃官僚作风。 三星的巨大成功离不开强有力的中控平台，就是高效的“会议文化”体系，以下是三星公司如何高效开会的，与大家分享。 凡是会议，必有准备 在三星，永远不开没有准备的会议。会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议有事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。 凡是会议，必有主题 在三星，开会必须要有明确的会议目的，在会议准备的PPT前3页必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。 凡是会议，必有纪律 在三星，开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任)，在会议前先宣布会议纪律。对于迟到要处罚；对于会议上不安流程进行要提醒；对于发言带情绪要提醒；对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚；对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 凡是会议，会前必有议程 要在会议之前明确清楚的会议议程。会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容；使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，忌讳泛泛而谈、海阔天空。 凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每个人都要积极地参与到会议议程中来。会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟、还有30分钟、还有10分钟等。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。 凡是开会，必有训练 三星把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。 三星有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人。争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞。对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊。特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果要公布既定的政策、决定，要在事前说明不需讨论。需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。 凡是开会，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。 凡是开会，必有记录 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议。会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。如果此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要。企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。 凡是散会，必有事后追踪 记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查。要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。 最后请记住三个简单却很有意义的公式 1、开会+不落实=零 2、布置工作+不检查=零 3、抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。 李健熙经典语录： 1.除了老婆和孩子，其他一切都要改变。 2.危机总是在你自认为第一的时候降临。 3.做到一次性的变化并不难，但贵在坚持。我们每天都要坚持进行一点一滴的变化。绝对不能回头。如果你不能改变自己，你也就不能改变任何事情。这一切都不可能在一夜之间发生，请务必牢记：坚定的意志是成功的关键。 4.一位天才可以养活数百万人。在即将到来的时代，创造力将成为商业成功的最重要动力，我们需要雇佣最优秀的人才。一位天才的经济价值超过10亿美元。 |
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