第五招：立体思考和反向行事历

第五招：立体思考和反向行事历

2016.02.10 12:40阅读162

MAIN IDEA

这些工具是用来对抗不知所措的恐惧。如果能够不再感到不知所措，也就应该能做到不再拖延，两者通常是相辅相成的。

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利用回推法推算进度

如果负责处理规模相当庞大的项目，有时会不知该从哪里着手。此外，跟即将面临的工作比起来，现在做的大小事好像都变得无关紧要，要排除这种状况，可以尝试用下列方法，运用立体思考法和反向行事历：

■检视整个项目——并且区隔出几项规模较小的合理阶段。要记住的是，不要想一步到位，而是要把各个阶段分配到接下来几天和几星期之中（这就是立体思考，不要只看整个项目）。

■从项目截止日期回推——并且由后往前定出自己必须达成哪些里程碑。为了举例说明，假设你在4月初接到一项大型项目，必须在6月1日完成，反向行事历就可以这样定：

6月1日——把结案报告在早上9点交到主管桌上

5月28日——做最后修正，撰写正式报告

5月15日——完成报告初稿

5月1日——完成研究工作，开始草拟初稿

4月25日——完成电话追踪访问，汇整数据

4月18日——开始电话追踪访问

4月14日——寄发问卷

4月10日——问卷定稿备用

4月5日——完成背景研究

4月1曰——和主管讨论项目目标

■在反向行事历上，排进各项步骤——并且要确定自己拥有充足的时间和资源。把进度控制在期限之内，并且确认各个步骤预计会花费的时间，是切合实际的。

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小小行事历，大大好帮手

反向行事历其实会变成专案的概要。不仅可以把握住完成期限，也可以更了解自己今天进行的工作，对于整个项目有什么帮助。不过更重要的是，反向行事历可以让自己不会感到不知所措。与其定出令人喘不过气的长程期限，不如定成连续的短程目标，进行起来会比较容易。

反向行事历还能带来其他几项重要的益处，包括：

■能够让自己和主管形成共识，对于完成项目必须采取哪些步骤，抱持相同看法。

■能够想出哪些工作必须亲自处理，哪些可以放心交办，借此提升自己的效率。

■能够让自己注意到各项重要的里程碑，包括何时必须作决定，以及何时必须向主管等人请益，确保自己没有偏离轨道。

■能够预期安排可能遇到哪些预料之外的困难，这些困难一不注意就可能会出现。

■更有机会完成自己展开的工作。

■能够真正推动必要工作，不会陷在过度而不必要的准备工作上。

■可以降低学习曲线，因为逐步展开工作，能够让自己随着项目进行，逐渐提升能力，可以顺利完成必要工作。

■不必忧虑时间不够用，因为一开始就已经清楚思考过了。

■也可以避免陷入完美主义，因为会忙于完成自己预定的进度。

■可以正确判断，要让工作成果达到专业水平，哪些时候要自己亲自处理，哪些时候最好让其他人发挥技能。

■会期待展开工作，不会因为面临的工作过于庞大，吓得停下脚步。