因此,建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的
文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位:
如何科学命名文件? 常用的文件命名方法为: 文件夹名= 序列编号-文件夹名 如:01-常用软件、02-系统软件 文件名=序列编号-文件名 如:01-演讲比赛、02-培训课件 但如律师、文案工作者等日常生活中会接触到大量文档的人群来说,单层级的文件命名已不适用。 多层级的文件命名方法为: 时间-所属项目名称-文件名称关键词-相关人员 如:201604-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三李四 完成文件命名后,根据自己的分类习惯归档进相应文件夹: 通过文件夹进行管理时,文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找。 如何归类文件夹,更便于日常查找呢? Mac电脑 用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹,例如:红色(工作文件)、绿色(私人文件夹) Windows电脑 按照C:D:E:F四个盘符标准规划不同的文件存储路径: 重要的本地文件夹可以通过坚果云右键同步到云端,方便在所有移动设备上全文搜索、编辑、共享: 大部分人收到文件后的第一习惯是保存到桌面,为了快速找到有价值的文件,桌面文件需要定期清理: 有用文件:进行整顿 无用文件:立即删除 如何整理个人电脑桌面,让文件更有序? Mac电脑 如果你需要一款工具能帮助你根据文件的类型、添加的时间来进行一些自动化的操作。 推荐使用Hazel来完成。Hazel 依附在 OS X 的系统设置面板中,所有规则的建立都需要在这里完成。
Windows电脑
常用的应用可以固定到任务栏后删除桌面快捷方式,节省桌面空间:
1)下载软件 软件下载位置固定,卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。 2)下载资料 下载的各种资料存放在临时文件夹,下载后及时查阅,有用的资料归档到相应文件夹,没用的果断删除。 大多数人的工作离不开邮件,邮件账户中夹杂着各类附件文档,需要对其进行有效性判断后整理归档: 但通过邮件附件的方式传输文件有以下缺点: 1)受限于上传下载速度; 2)受限于附件大小; 3)多次来回传输造成版本不统一 如何解决邮件附件整理困难的问题? 推荐使用坚果云,将文件以链接or邮件的形式直接分享,一个文件所有版本对应一个链接,杜绝文件版本错乱: 科学的文件夹结构设置和好的电脑文件管理习惯将帮助我们节省大量“找东西”的时间,让工作更轻松和高效,欢迎留言分享你的文件管理法。
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