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如何组织成功一场上千人的活动

 新华书店好书榜 2016-05-22

这是锐普PPT与吉林大学的一场美丽的邂逅。

也就是这场邂逅造就的上千人的活动,现在小研请你搬凳子坐好慢慢看Reagan的创作


从2月26日报名到4月21日讲座,前前后后大概两个月的时间。魁哥说自己来吉大来对了,吉大场的爆满也给我们两个月的准备画上了一个圆满的句号。我想通过接下来的这些文字,记录一下这两个月经历的点点滴滴,也希望能够给之后巡讲的场次一些经验。

1.良好的组织基础和老师的支持

2月26日巡讲招募贴发出的第一时间,我就将帖子转发给了我们学院团委的老师(老师也是一个锐普迷,每年都会在演界网上购买许多喜欢的模板~),老师表示绝对支持这次活动。老师的支持是我们这次活动能够成功举办的十分重要的因素。
在最开始申请的时候,情况并不乐观,长春地区只有我们一所高校申请了巡讲。于是,我通过QQ、微信、微博给魁哥发了下面这段文字:
 


魁大您好!

我是锐普高校巡讲吉林大学的联系人,看到群内的报名情况,目前长春只有我们一所学校申请并通过了审核。我知道我们入选的机会相对比较小,想在这里和您解释一下,希望能够考虑来到吉林大学巡讲。

①我们拥有足够好的PPT交流氛围

我所在的学生组织名称是“信息技术中心”,致力于钻研各类软件技术,并设有专门研究演示文稿的部门“创意演示部”,每年我们都会举办PPT大赛,来提高同学们的PPT水平。同时,我们也曾举办过技术讲座,希望能够提高吉大学子的PPT水平。

②我们拥有足够的经验承办这次巡讲

在2015年10月份,我们成功承办了Prezi全国巡讲吉大站,受到了校内外媒体的关注。抢票图文推送阅读量超过30000次。在讲座当天,学校内有音乐节及名人讲座的情况下我们依然做到了场地爆满。有了上一次类似巡讲的经验,我们相信我们能够成功地承办咱们这次巡讲。

③长春地区的高校师生缺乏这样的机会

吉林大学六个校区现在在校生69828人,是全国高校人数之最,其中不乏很多对PPT拥有浓厚兴趣的同学。但是,由于长春地区高校普遍缺乏这一意识,导致了高校师生很少有机会接触这样高质量的巡讲。

④长春处于黑龙江和辽宁的中点

我了解到黑龙江和辽宁有一些高校申请了这次巡讲,如果魁大您有意愿来东北的话我们真诚的希望您能经过长春,给长春高校的师生带来这次精彩的巡讲。

随后,得到了魁哥的答复:



2.巡讲路线正式确定,吉林大学有幸入选

在巡讲路线确定下来之后,我们对工作人员进行了分组,明确了各组的任务。同时,作为总负责人,我会给组长单独开会并且布置任务,组长与组员共同制定出本组的工作计划,我会与组长沟通,对工作计划进行补充和完善。在任务得到明确之后,巡讲准备工作的效率得到了有效的提高。每组都会有至少一个组长和大三的负责人,同时各组成员的任务也通过这张表格得到了明确。每个人后面都会写上电话号码,各组之间如果需要沟通的话也能够保证及时、高效。 

3.活动抢票——讲座热度持续发酵

这次活动我们选择了门票制,目的是通过抢票,扩大活动的影响力。我们选择了微信和微博两个媒体作为发放门票的平台。

①  微信转发送票

针对对象:校内同学

我们利用学院的微信公众平台“十万伏特”,发布抢票信息。.

同时,为了配合微信抢票,我们在吉林大学的校园网之窗上也进行了宣传,这个校园网之窗是每一个连接校园网的同学都能看到的界面,宣传效果可想而知。

在这里也提醒各高校的小伙伴们,一定要利用好学校内能利用上的条件,尽可能扩大活动的影响力。

 

抢票方式可供大家参考:

②  微博抽奖送票

针对对象:其他高校同学

我们与长春当地的本地资讯微博“长春新青年”合作,做了这次微博抽奖送票。


通过这两次校内、校外的宣传,本次巡讲在长春地区的影响力急剧提高,也就出现了后来的“爆场”的现象。
同时,为了最大程度满足对讲座感兴趣的同学能够来到现场,我们采取了分批入场制:

即现场有票优先入场,没有门票的同学可以稍晚入场。

4、门票实拍图

 

5.活动现场

6.后续合作

①    邀请魁哥成为我们学校的“大学生人生导师”

巡讲前,我们与魁哥进行了深入的交流,并向魁哥伸出了橄榄枝,希望魁哥能够常来吉大,与吉大的学习交流社会经验和人生经历。

图为魁哥与电子学院宋高峰老师的合影

②    魁哥为我们的创意演示大赛录制祝福视频

在巡讲结束的第三天,趁着同学们对PPT的高度热情,我们举办了“青春正当时”——电子学院第三届创意演示大赛。赛前,我们邀请了魁哥为我们的活动录制了祝福视频。

如需更多详细了解吉林大学是如何组织这场活动的,请从下面看原作。





都那么多文字了,下面小研不能再废话,请直接看下面



看完别急着走,看看小研会干嘛。会干嘛?当然是把上面PPT源文件给你啦。在微信后台回复【研究院高校社团】就可以把PPT带走。如果你拿到PPT还嫌不够,那小研坏人做到底,把作者也抖给你们,扫下面(话说小研被打了肿么办?)。



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