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文/古尔浪洼  在《工作与生活双赢的时间分配技巧》中，我讲到了时间分配的技巧，建议将时间分配为工作、家庭生活、兴趣三个大的模块。这样，我们的时间就分别覆盖了我们人生中的三大需求。在本节，我主要集中讲讲怎样高效工作，让8小时工作时间，裂变成24小时的技巧。 我们很多人在时间的应用上，落入了一种窠臼，就是受制于约定俗成的一些工作规则和方法。而实际上，这些规则和方法是为了照顾大家的公约数而慢慢被提炼出来，并约定俗成的，它确实是符合大家习惯的一种时间应用方式，但未必是适合个性化比较强的你的时间应用方式，所以你需要进行修正改变。 弹性使用时间 上班 我看很多人常常抱怨上班通勤这件事，说自己要花1-2个小时在路上。关于这件事情，我从向来的观点是，与其每天耗那么多时间在路上，不如住的离上班地点近一点。 比如我，以前还在工厂上班时，一般都选择在工厂附近租房子，或者干脆就住在工厂的宿舍里。这样我可以控制自己从住所到公司上班的时间最长不超过10分钟。 在蛇口工作的时候，我则是干脆在办公室斜对面租国际公寓住，这样，住的地方离我上班的地方步行不超过15分钟，坐车只一站路，3分钟。这样的好处是，我可以快速到达办公室，不必花太多时间在上班的路上。 但当我决定自己创业之后，为了避免塞车，我干脆将办公室设立在离我住处300米之遥的地方。这样，我每天早上去上班，步行不会超过5分钟，这样我就可以省下大量的时间去做工作。 实际上，不独我是这样，我发现日本的管理大师大前研一也是这样，他为了节省时间，办公室与住所干脆选在同一栋大楼的不同层，这样他可以很早起来去工作，然后在早餐点下楼与家人一起吃早餐，然后再乘电梯上去直接去工作。 出差 好不容易到了公司之后，安排好工作，出去拜访客户，则又常常需要过虎门大桥，几乎每次都被塞在虎门大桥上1~2个小时，如果每次出去一个来回，过两次虎门大桥，就要浪费3个小时左右的时间。 到客户处的时候，大约是11点钟左右，这个点正好是属于客户办公的高峰期，一般需要等，即便是不耽误时间，也是没谈几句，就到了中午吃饭的时间。此时若陪客户吃饭，花费的时间更多，至少延续到下午13:00以后，如果不陪客户吃饭，出去吃饭，也是高峰期常常需要到处去找停车位，或者排队等餐。这样以来，每天只能拜访两家客户，回到家，往往是晚上很晚了。 当发现这些问题之后，我果断调整了我的工作时间的安排方式。如果第二天需要出差，我就凌晨6点或者7点出发，这样，我可以避开市内和虎门大桥的塞车高峰期，会在早上8点赶到客户处。这样，我就会在客户一上班的时候，与他沟通问题。而这个时间段，也往往是他没有什么事情做的时候。这样，我大约可以在半个小时，最多不超过一个小时的时间内，处理完，于9点钟之前离开，去拜访第二家客户，然后，大约11点前离开第二家客户，于14点前，到达第三家客户处。如此以来，我基本上可以大半天便完成平时一天半到两天的工作量。然后，我在晚上虎门大桥塞车高峰期来临前，也就是17:00前回到家。 这是我弹性使用时间的方式。弹性使用时间的最大技巧，是不要被惯性思维所束缚，不要死守所谓朝九晚五的时间概念的束缚，一切以自己的高效工作可能和需求来进行调整。也就是说，我们在使用时间的时候，不要被时间所支配，而是要自己去支配时间。 刚性使用时间的技巧 那么，非弹性工作的时间怎么使用呢？也有方法。那就是将工作内容归类，将它们模块化，用批处理的方式来进行处理。 签字 在公司的时候，我有很多字需要签，很多的邮件需要发，还有很多的会需要开。如果这些事情不进行归类，每个有需求的时候都来打断我一下，那么我一天的时间几乎就被各种工作内容割裂成了碎片。对此我的方法是，将某项内容，固定在某个时间段来进行处理，并且尽量一次性处理完，不要被不断打搅。 我将所有的签字时间都集中在早上9:30分~50之间的20分钟内进行。而且，常规的签字，不需要签字的人拿来给我，只要给我的助手，9:30分拿进来，5到10分钟左右就可以集中签完。只有重要的，才需要申请的部门的人找我单独签。突发的签字状况，虽再单独处理。这样我就避免了因为签字而被一天到晚骚扰和打断的情况。这样，至少是使得自己每天可以节省下来1个小时的时间。 邮件 对大多数人来说，处理邮件是个大问题。现在很多重要的事项，人们都喜欢通过电子邮件来传递。我采用的方式，也同上，每天固定的时间查邮件，批量处理。我采用的方式是每天三次，上午十点一次，下午三点一次，晚上下班前一次。我一般不在早上或者晚上处理邮件。之所以如此，不是因为我懒，而是我希望形成自己的处理节奏。这样，常常与我有邮件往来的人，很快就会知道，给我的邮件，大约什么时候能得到回应。 在邮件的处理上，我非常反对早上一上班就看邮件，或者晚上回到家爬在电脑上没完没了地敲邮件。原因是，这些邮件会缠住我，无法做重要的事情，或者无法真正排除干扰去陪家人和孩子。 打电话 千万不要整天都忙着打电话，也不要一天到晚忙着接电话。 如果需要打电话的话，我一般把要打的电话列出来，然后选一个合适的时间段，尽量在二三十分钟内一口气打完。对于接电话也是，能马上答复的，我马上答复，如果要耗费我时间，或者干扰了我其它工作的电话我一般会说“稍后我打回给您。”然后，我把它挪到我的电话时间去打。 总之，一个原则，能不打断自己的工作，就尽量用不打断自己工作的方式处理，然后集中去处理它们，这样永远都是最省时间的方式。 沟通 在工作中，沟通工作非常重要的一环。但若整天都陷到没完没了的沟通工作中，就麻烦了，那你就几乎没啥时间可以做自己的事情了。所以，沟通也要有效率。我所采用的方法是，除非突发性的紧急问题，一般的沟通时间窗口，都调整到下四点到四点半，在这个时间段，我专门留出半个小时时间接受大家的询问、投诉或分歧的沟通，其余时间，原则上不开放。这样以来，大家都知道会在这个时间段来找我。久而久之，也就形成了规律。实际上，当你以上各项都做得极其有规律之后，在这个时间段真正来找你的人也不多。 当然，这是因为我有太多事情，加上找我的大多是下属，所以我才可以强势的形成自己的沟通时间窗口。但即便你不是上司，无法像我一样形成自己的沟通时间窗口，那你也至少要做到一点：不要想起来什么，就立即去说什么或做什么，而是尽量采用集中处理的方式来处理，这样效率必然会高很多。 发文章 像我这种喜欢写作的人，还有个每天发文章的事情要处理。我看很多人常常抱怨每天发文章很痛苦，什么要写好文章啦，还要排版啦，字体啦，等等，很耗费时间。但我却没有这样觉得。我的方式超级简单。比如头条号和微信公众号文章，我写好一周的量后，在周末一次性把一周的文章都存好，排版不用浪费时间，统一一种，一图一文，简单清爽。然后我就每天不管是在出差，还是忙碌其它事情，到了时间点，用手机登陆，选择发送即可。这样既简单，又高效。 作者介绍：古尔浪洼，工作二十年，足迹遍及珠三角、长三角。做过从工人到副总裁的几乎所有职务。业余时间喜欢码码字，公众号：xllx01。 |
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