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集中采购机构完成一个采购项目需要多方之间沟通协调：采购人与集采机构、集采机构与评审专家、采购人与评审专家、评审专家与供应商、集采机构与供应商、集采机构与监管部门……其中，采购人与集采机构之间的沟通衔接最重要，因为一个是采购项目发起者，一个是采购项目组织者，这两方需要对采购需求、指标参数、供应商资质门槛等关键问题进行商定，如果沟通不畅，将直接影响采购项目成败。所以，在采购活动中，集采机构和采购人之间保持良好沟通是非常重要的。但实践中，这也是令很多集采机构头痛的一个难题之一。   一份好的技术需求书，是保证招标采购项目顺利实施的良好开端。技术需求既要让投标人明白采购人需要什么样的产品，又要客观公正，保证能在不同供应商间产生竞争，还要保证不触犯法律法规红线。而采购人与采购机构由于角色不同，对需求书的撰写要求也不同，有时还会产生矛盾，因此如何充分、顺畅地与采购人沟通，成为采购机构的重要工作之一。笔者根据多年的工作经验，认为影响采购机构与采购人顺畅沟通的因素主要有六个。 采购人对供应商的倾向性 一般来说，一个项目进展到招标阶段，基本需要1-2年、甚至更长的时间周期。由于时间周期过长，以及许多采购人缺少必要的时间精力和相应的专业技术知识，往往会请某供应商提前介入，对一些技术复杂的项目，更是如此。而这种情况下，等到项目获批、进入招标阶段时，采购人自然会对该供应商有所倾向性。 在工作实践中，笔者遇到过很多类似案例，如：某信息化项目预算不足200万元，但采购人对合格供应商的条件要求就有16项，明显是为其“意中人”量身定制，并将其他供应商排除在外。 采购人对产品的倾向性 由于多种原因，采购人对系统、产品具有一定的倾向性可以理解，有时也确实对工作有一定帮助。但政府采购不是私人购物，不是凭个人主观喜好而定，而是要按照一定的规则、程序来进行。在政府采购中，因为这种倾向性、歧视性是被法律所禁止的，所以我们作为政府采购的专业执行机构，必须慎之又慎。笔者就遇到过一个非常极端的例子：因采购人强烈倾向某品牌产品，采购机构经办人员前后花了一个多月的时间，反复沟通五次，通过多种方式，才最终让采购人将指标修改成行业内几个著名厂商均能接受的参数。 采购人对采购机构的不信任 没有信任基础，也就没有了顺畅沟通的前提。如果双方是初次接触，那一般来说，采购人对采购机构都会不太信任，第一次到采购机构来沟通工作的采购人代表，最初交流时表现得非常公正客观，可一旦就采购项目深入沟通下去，如果其要求的结果不能如愿，采购人代表的表现和态度往往会与之前大相径庭，对采购机构的工作非常不理解。 许多项目，如果前期交流能够充分一些，包括采购方式、需求撰写等，是可以避免许多矛盾的。但正是由于采购人对采购机构的不信任，造成许多被动的局面。就笔者经验来看，多次与采购机构打过交道的采购人代表，沟通时通常都比较顺畅，而且他们对采购机构也非常信任，对采购机构经办人员的意见和建议也比较能够接受，甚至许多不是集中采购项目，他们也愿意听取集中采购机构的建议和意见。也就是说，信任是顺畅沟通的基础。 采购人对政采制度的不了解 由于对政府采购制度的不了解、不理解，采购人往往对采购机构有抵触情绪。笔者在工作中曾遇到一位采购人代表，他甚至私下这样说：“我们单位具有收费职能，这是我们单位自己收来的钱，为什么要通过你们才能花？”这虽然是极端案例，但采购人方面对采购机构和政府采购制度的不了解可见一斑。 采购人对政采政策的不熟悉 这个问题实际上比采购人代表对采购机构的不理解更为复杂，在沟通中也最花费时间。 政府采购，一方面政策规定比较多、比较细，另一方面政策变化非常大，新规定、新要求非常多。笔者工作中遇到的不少采购人，一遇到新政策跟他解释时，总是说：以前不是这样的，以前是怎样怎样的。因为一般来说，新的规定和要求总比以往的要严格，他们往往不能接受，而且往往会说，这个需求他们内部已经讨论过，且经领导批准了，所以此时沟通就非常困难，需要反复说明才能理解，并接受政府采购的政策规定是不能改变的。 双方考虑问题的不同角度 由于采购机构和采购人考虑问题的角度不同，对同一问题有不同的想法是正常的。但政府采购毕竟有一套规则和流程，不能像私人购物那样自由和随意，所以关键是怎样让采购人理解，对招标、需求的一些规定并不是采购中心或经办人有意刁难，而是法律法规或政策规定所限制，要取得他们的信任和理解。 当然，许多采购人提出的一些倾向性要求，确实是为了把工作做好，或是可以让经办人少担风险，或以后一旦发生问题好向领导交代（曾有采购人明确说：一定要采购全世界最好、知名度最高的产品，这样万一发生故障，自己就没什么责任，可以向领导交代，并且还要把预算花完）。作为采购机构的经办人，在与采购人代表沟通时，也要换位思考，以诚相待，在不违反法律法规的前提下，尊重采购人的意见。 自《政府采购法实施条例》颁布实施以来，各地都组织了各种形式的培训学习，使得广大采购人和投标人的法律意识逐渐提高。在此背景下，作为集中采购机构工作人员，更要与时俱进。根据笔者多年的从业经验，认为集采机构与采购人形成良好沟通，需要内外皆发力，对内提高业务修炼，为采购人提供满意的服务；对外多渠道多形式借助专家等力量，增强意见建议可信度。 加强业务学习 作为政府采购从业人员，除了要掌握政府采购相关政策法规外，还要了解所从事工作对应的行业领域知识，掌握必要的行业参数、指标的构成和特点、描述方式，以及市场行情等。 笔者以为，如果经办人员对要采购的项目根本不了解，没有必要的专业知识，对项目的参数、指标构成、特点、描述方式等完全不理解，很难同采购人进行有效沟通。 这也是笔者主张政府采购实行分类而非分段采购的主要理由之一，如果采购经办人员对所采购的项目有着丰富的专业背景和行业知识，那同采购人沟通时就会顺畅和有效得多。甚至经办人员还能结合自身的政府采购工作经验，给予采购人提供更专业的建议。这种情况下，采购人方面对集采机构和经办人员的信任度会大幅提升，也比较容易接受集中采购机构的观点和建议。所以，对于采购机构的从业人员来说，加强业务学习是非常有必要的。 提前介入主动服务 提前介入，主动为采购人提供服务是创造良好沟通条件的一个好方法。也就是在采购人讨论需求时，集采机构的经办人及时介入（在对采购人进行培训时可以明确告知，集采机构提供采购需求论证和确定方面的服务）。 笔者所在的采购机构，几年前就开始为采购人提前提供咨询服务、顾问式服务，并取得了很好的效果。这种做法，一方面可以让采购人少走弯路，尤其是可以让他们在内部上报领导审批前即能将符合要求的需求上报，免得反复上报，浪费时间精力；另一方面，可以让采购人提前了解政府采购规定、政策、流程，做到心中有底，减少对政府采购的抵触情绪。 多渠道多形式借助外力 采购人的倾向性要求是影响有效沟通的主要因素之一，那么，如何才能使其接受政府采购的法律法规以及政策要求？这需要采购机构经办人员以理服人，决不能简单粗暴来解决，要把道理讲明、讲透，这就需要经办人员具备理论功底和专业知识。 此外，除了采购机构经办人的努力外，还可以多渠道、多方式地借助外力，例如可以邀请专家对需求进行论证，也可以邀请有关供应商一起探讨各参数是否存在排他性，还可以把需求在网上进行公示，征求各方意见等。这些措施，笔者在实践中经常单独或组合采用，效果良好。因为采购人也是讲道理的，当经办人员把为什么政府采购要有这些规定和程序、原因是什么、目的又是什么都讲明白了，采购人就能理解和接受。这样，沟通起来就会非常顺畅有效。 加强政策宣传培训 采购机构业务人员要加强业务学习，目的是为了同采购人有更多的共同语言。那么，加强对采购人的培训、加强政策宣传力度的道理也是一样的，目的都是为了增加双方的共同语言，便于进一步沟通和深化理解。 加强政府采购法律法规以及政策的宣传力度，让采购人理解实施政府采购制度的必要性，以及实行政府采购制度的目的和意义；还要加强对采购人的培训，使其理解政府采购的政策、流程，以及各种政府采购政策功能的目的和意义。双方的共同语言多了，沟通起来自然就会顺畅许多。 以诚相待换位思考 以诚相待、换位思考，取得采购人的理解和支持。由于双方考虑问题的角度不同，对同一问题有不同的想法是正常的。但政府采购毕竟有其严格的规则和流程，不能像私人购物那样自由和随意，所以关键是怎样让采购人理解政府采购的这种“限制性”，并明白对招标文件、采购需求的一些规定，并非是采购机构或经办人的有意刁难，而是法律法规或政策规定所限制，要取得他们的信任和理解。 另外，作为采购机构的经办人，在与采购人代表进行沟通时，也要换位思考，以诚相待，在不违反法律法规的前提下，尽量尊重采购人意见。 笔者以为，与采购人沟通时，最重要的就是要以诚相待、换位思考、相互理解，这是顺畅、有效沟通的“本”。所谓“理解万岁”，就是要换位思考，多站在对方角度考虑问题，经常为对方考虑，理解就产生了；理解了，沟通也就顺畅了、有效了。 来源：政府采购信息报/网 （转发请注明来源） |
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