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项目经理是沟通渠道中最重要的一环，而在沟通过程中，项目经理最重要的任务是传达信息。传达信息的方式有多种，通常，项目经理更希望面对面地沟通，这有利于信息及时、正确地接收。在项目经理的工作中，演讲是必不可少的一项沟通活动。这里的演讲并非一般意义上的宣讲会，它包括了作报告、主持会议、面向干系人的信息传达等等。Scott Berkun (Microsoft Engineering Group PM)说：“一名演讲者不一定是一位项目经理，但项目经理一定是一位好的演讲者。” 在我们从事项目沟通工作的时候，往往一次短暂的会议，或一个收集需求的头脑风暴，亦或是面向发起人和高层的定期状态报告，无不体现着演讲艺术的重要性。演讲是项目沟通工作中的一个小的组成部分，但却不是一个简单的过程，它不仅仅是清晰地表达和回馈的记录，整个演讲过程，本身就是一项项目活动。它分为前期准备、启动、进展、控制和收尾五大过程，任何一个环节出问题，往往会导致信息传达或收集的不完整，或者影响到项目经理自身发展。更重要的是，一次演讲不仅会影响到干系人对项目经理和项目本身的看法，也是项目经理提高自我控制力的学习过程。 新上任的项目经理，或是这个行业的新手，在面对演讲这个众人场合时，或多或少会存在恐惧心理。在Scott Berkun的畅销书《Confessions of a public speaker》中，作者列举了人们所害怕的事情，其中排在第一位的就是当众演讲。这是因为人类大脑在满足独自站立、身处空旷处(如演讲台)和众人注视下的时候，会自然产生恐惧感，神经系统导致你这个时候容易语无伦次和思路不清晰。无疑，这对于需要正确引导信息的项目来说，是很危险的。 信息传达不明确、需求收集不完整、风险评估不准确、项目状态不明晰……你可以想到一切导致项目出现挫折的后果，虽然它不一定导致项目失败，不过在沟通的重要性面前，项目的风险大大增加。根据欣旋小编我个人的体会，如果信息传递不准确，项目的状态是逐渐走向衰落的。 每个项目经理都需要了解演讲的艺术，并把它运用到实际的工作中。那么，在演讲过程中，项目经理如何做到游刃有余呢？以下几个关键词或许会对你有所帮助：充足准备，找对路线，临场应对，演讲行为学。 1、充足准备 首先，至少你要知道你演讲的议题是什么，你的受众群体是谁，你的可控时间是多少，你有多少信息想要传达，你自己想得到什么。充足的前期准备对于一次成功的演讲是最重要的，做不到知己知彼，往往导致演讲受挫。大多数时候，项目经理面对当众演讲时所产生的恐惧心理，是由于前提准备不够充分导致。在演讲前的一小时，你需要告诉你自己：我已经准备好了一切。 （1）你需要完全了解你的议题，你该讲什么？该忽略什么？这个议题的重要性是什么？(因为它影响到演讲的时间) （2）你需要面对的演讲对象有哪些？干系人是高层、客户还是实施团队。受众群体的敏感性是什么？站在对方角度，考虑他想从你的演讲中得到什么。你对听众的熟悉程度: 如果你和他们很熟悉，你的演讲空间就会很大，如果你仅仅是了解对方，保持谨慎的演讲氛围，如果你完全不了解其中大部分人，遵守流程和制度是比较聪明的选择。 （3）你的可控时间是多少？你需要避免喋喋不休，避免不自然和一本正经。如果你僵硬地做演讲，你的听众会觉得你在耽误时间。 （4）你有多少信息要传达，你想得到什么？你需要了解你想要传递的信息量。如果是项目状态报告，干系人是高层和客户，请尽量压缩具体的复杂的信息，重点放在数字、结果而不是过程。演讲中你有得到反馈的时间，你需要准备好你想得到的信息，在演讲后的Q&A时间里收集并整理。 （5）辅助材料。你是否需要一个PPT？或者仅仅是一些表格？还是你只需要一只签字笔在白板上陈述？这和你的演讲题目的正式程度有关。高层喜欢看控制图和进度表，客户喜欢看demo和界面UI，而面对team review，可能一支笔就够了。另外，需要注意的是，辅助材料容易影响到演讲的成败，因为在行为学中，听和看之间，人往往喜欢看，而不是听。 如果可以，你甚至可以自己模拟一次演讲的过程。 2、找对路线 一个好的演讲场所能激发受众群体和你自己的创造性，而不利的演讲场所可能会让所有人感到尴尬。另外，你在演讲前的场所布置上，也需要做一些工作： 如果你是面向客户的一次状态报告会议，一间干净、明亮和宽敞的会议室会是一个好的选择；如果你在和你的研发团队做phase review，紧凑、相对集中的位置更能保证团队的凝聚力，同时别忘了白板和签字笔；如果演讲的受众是高层，尽量把位置安排的正式，保留一定空隙，这时候你的演讲不需要走来走去，而是需要保证任何人都能够清晰地听到你的陈述，并做出反馈。 作者：陈祖峰 |
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