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文／沐丞  图片发自简书App 01 前不久网上流传着首富王健林一天的行程，情况大致如下： 4:00起床 4:15～5:00健身 5:00～5:30早餐 5:45～6:30前往机场 7:00～12:15雅加达飞海口 12:20～12:45到达海南迎宾馆 12:45～13:00海南领导会见 13:00～13:20海南万达城项目签约仪式 13:20～14:10便餐 14:10～15:00前往机场 15:00～18:10海口飞北京 18:30～19:10到达办公室 从上面的一份行程单我们至少可以看出四点让我们敬佩的地方：一是早起锻炼，据说王健林几乎每天都这样；二是计划安排周详，即使当天有签约仪式这样重要的事情也可以早上从另外一个国家飞过去；三是时间计划以10～15分钟为单位，密度高；四是一天行程结束的地点是办公室，虽然后面没有了内容，但是想必晚上还会在办公室里处理一些工作。 很多网友看到这样的行程也不禁发出了感叹：首富都这样拼，你有什么资格不努力？ 其实很多大公司的高管对自己一天的安排都是非常严格，而且都喜欢早起锻炼。苹果CEO蒂姆库克、百事可乐CEO卢英德每天4点半起床；通用电器CEO杰夫-伊梅尔特、Twitter创始人杰克-多西是5:30起床；李嘉诚、宗庆后6点起床。这些名人甚至在早上到达公司前已经处理完了一天当中很多重要的工作。 我们公司的总经理也是每天早上6点之前就起床，只要不下雨就会去跑步，我们起床的时候他已经跑完了1万米，我们吃早餐时他早就已经进入了工作状态。他时常要出差，特别是返程的飞机他一定会坐最早的航班，一是不会晚点，二是也不会耽误当天的工作。 02 对于我们这样普通的职场人来说日常的工作可能达不到如此的“紧锣密鼓”，但是也可以通过制定周计划和写工作日志来告别杂乱无章的状态，让每天的工作更有条理。 有很多人都是属于被动工作，即组织安排什么工作就做什么，做完万事大吉，然后再等待被安排新的工作。工作多的时候也是眉毛胡子一把抓，当天做不完的就明天再做，周五完成不了的就周一再做，很难做到日清日结，每周的工作也没有计划性。他们不制定工作计划，但是在电脑显示器上贴了一圈的便签纸，用于提醒自己还有哪些要完成的工作。但是对于这些工作的优先级，难度，以及交付时间都没有很清晰的概念，时常是被别人催的时候才中断手头上的工作急匆匆的去处理。 这样的工作方式很显然看上去非常忙，但是效率低，甚至会影响整个组织的绩效。有些岗位的工作可能比较琐碎，临时的工作，突发状况时有发生，如果没有一个合理的安排也会导致整天甚至一周的工作被打乱。 03 对于日常工作的计划安排跟前面看到的首富行程表的安排会有一些区别，首富的行程会涉及到多个跟时间点密切相关的事件，比如赶飞机的时间点，会见重要人物，签约仪式等，这些事件是非常确定的，如果这些关键事件前面的行程延误就会造成一系列的时间冲突。 我们日常工作也会有相应的交付时间点，但是不至于出现晚了10分钟就赶不上飞机然后一天计划都泡汤的情况，所以工作计划的制定不一定要按照首富行程表那样非常严格并精确到10～15分钟的密度，可以采取“任务法”，即先列出一周或者一天需要完成的任务。 将所有的任务按照重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四大类来划分，任何时候都要优先处理重要且紧急的事情，任何时候都要把不重要不紧急的事情放一边，要么避免做，要么想办法分配出去。对于重要不紧急的事情要在一周或者一天中安排一定的时间来完成，有可能是诸如在线学习、参加培训、研究分析这样的事情，那么就可以安排一个固定的时间去做。紧急不重要的事情尽量安排在碎片化的时间处理，对于临时的突发事情如果不需要花费什么时间就马上处理，如果需要花费较长的时间则要么分出去，要么在完成了重要且紧急的任务再去处理。 所以“任务法”的工作计划更看重工作的优先级，不一定要制定所有的工作按照几点到几点完成。每项任务完成的时间要根据具体任务的交付时间，有明确交付时间点的任务（比如11:30前将产品规划报告发给上司）要标注清楚，可以设置日程提醒，保证自己在交付时间之前完成。对于交付时间点并不严格的任务（比如周五前完成竞品分析），这样的工作虽然也有交付时间点，但是在完成时间上没有特别的严格，就可以在一周之类选择合适的时间完成。 很多人有拖延症，重要且紧急的事情通常是“硬骨头”，费神伤脑筋，所以一遇到紧急不重要的事情时就会放下这个硬骨头转而去处理紧急不重要的事情了。如果一直处于这样的状态就会发现自己一直在处理紧急不重要的事情，而重要且紧急的事情因为一直被长时间打断结果进展缓慢。因为有拖延症，重要且紧急的事情没处理完，那么重要不紧急的事情就更会拖着了。 重要且紧急的事一般都是跟你的岗位工作密切相关，做得不好就会绩效差；重要不紧急的事一般都是跟你个人能力提升密切相关，因为不紧急就不做那么就会提升慢。所以制定工作计划并不是让自己成为电影《小王子》里的“计划控”妈妈一样，凡事都要准时准点完成，而是要让自己清晰地知道什么事情对自己最重要。 04 工作日志和工作计划并不一样，工作计划是在工作开始之前制定，而工作日志则是在工作完成之后总结，功能上也有很大区别。有的人将工作日志写成了今天做了哪些事，其实没有什么必要，今天做了哪些事在工作计划中用绿色标注或者打勾即可，没有必要再单独写。工作日志更侧重对一项项工作的总结。 工作日志的要包含对重要工作完成情况的描述，包含遇到的问题，待解决的事项，需要跟进的地方。可能还涉及到相关的联系人、合作者的情况。如果已经完成的，有没有什么经验可总结，有没有什么可以改进的地方，后面如果有类似的工作是否可以用模版来解决等等。 我们经常要写季度总结、年终总结、述职报告，如果你有写工作日志的习惯，那么就很容易找到素材了。工作日志不一定要每天都写成长篇大论，也不一定要在一天结束的时候才写，对重要工作做一下简单的总结即可。 正所谓凡事预则立不预则废，你不必像强迫症一样要求自己一定要准时准点地处理完所有工作，但是要有一个分了优先级的任务计划让自己有条不紊的工作。你会发现职场中进步快的人，相同工作年限但是工作经验的更多人都有个共同的特点，那就是他们善于把时间和精力优先分配到对自己重要的事情中去，并且很会分析和总结，因为只有这样才会让自己成长更快。 著作权归作者所有 |
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