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企业要想把合同管好，只从法律口径上进行合同的合法合规性管理是远远不够的，在法律审查和整体管控的基础上，还需要借助财务的力量和手段，实现合同风险的防控 文 《法人》特约撰稿 周蕾 合同承载着企业近乎所有的对外交易，其管理的好坏，将直接影响企业的经营指标和利润，企业的总合同额也近乎反映企业的对外交易额，企业合同款项的收付情况同时也可以反映企业的现金流情况。所以，对于合同的管理不应局限于合同的合法合规性管理，同时也需要实现合同的财务管控，通过有效的管理手段和方法，达成企业降本增效的目的。 企业法律和财务部门作为合同管理的两个最核心、最重要的管理部门，应联合起来进行合同风险的联防联控，降低企业合同管理的法律和财务风险，提升企业管理的规范性和效率，使企业在激烈的市场竞争中取得优势。本文重点从合同的法律和财务管控的视角分析企业的合同管理，并提出如何借助信息化的手段实现合同风险的法律和财务的联防联控。 从财务的视角下看合同会比较简单，大致可以分为三类，收款合同、付款合同、无收付合同。其中收款合同和付款合同占全部合同数量的90%以上，重点反映企业的盈利和现金流情况，是合同管理的重点，更是合同风险防控的关键。 从企业的应收账款看收款合同 应收账款作为企业的一项债权，其确认通常是企业收入确认的条件。对于应收账款，需要进行实时的跟踪与监控，被拖欠的应收账款应及时采取措施，组织催收。应收账款不能及时收回，是企业的一项很重要的风险，影响企业的整体资金流转。应收账款主要通过合同来产生，所以企业为规避应收未收或者延收等风险，需要从合同的源头上进行防控。 首先，在订立合同之前，企业的法律和财务部门应首先评估客户的资信情况和信用额度，企业可以基于内部交易历史，定期评估客户的资信情况和信用额度，实现客户资信的动态管理，使企业在订立合同时，既有历史经验的参考，防范风险，又能根据阶段业务量来调整信用额度，提升客户满意度。 其次，针对合同条款也需要法律和财务部门的联合审查，一方面满足合法合规性的要求，另一方面也要对付款条款、付款方式、违约金、延迟履行的惩罚方式等进行约定，从合同条款上保障应收账款到期不能收回的风险，实现应收账款的事前防范。 再次，在合同实际履约的过程中，法律部门和财务部门也应实时监控合同的履行进度和款项收回情况，对于即将到期和超期的款项，需要提醒销售人员，及时收回款项，实现应收账款的事中控制。 最后，对于长时间超期仍未收回的账款，需要法律部门、财务部门、销售部门协同，准备纠纷的应对，收集相关的证据和材料，用法律的方式来解决问题，实现应收账款的事后应对。 从企业的应付账款看付款合同 应付账款作为企业的一项债务，是企业采购商品或服务在质量、数量等方面检测合格，且有发票凭证下企业应该支付的一笔款项。应付账款应该被列入企业的资金支付计划，进行资金支付的安排。如果企业超期未进行支付，同样也面临着被诉的风险。企业的应付账款也多为合同而产生，所以应付未付或延期支付的风险也需要从付款合同的源头来防控。 首先，企业在决定采购之前，应该预先准备采购预算，保障年度内有这笔费用支出的计划。另外，企业在与供应商签订合同时，需要审核供应商的资质、营业范围和经营能力，确保供应商有能力提供所需的商品或服务。企业在签约之前，通过对供应商的资质审查、经营情况的好坏，识别资信较好的供应商，实现供应商的准入。最终通过招投标、询比价等方式选择适合的供应商，完成供应商的遴选过程，防控供应商不能完全履约的风险。 其次，在合同订立的过程中，一方面需要保证所签约合同符合当年的预算计划，另一方面法律部门和财务部门需要联合审查合同的条款，在满足合法合规的前提下，合同的付款条款需要尽量符合企业内部的付款习惯和周期，以保证企业能按照条款约定进行支付，避免出现应付未付或者延期支付的风险，实现应付账款风险的事前防范。 再次，在合同履约过程中，法律和财务部门也要实时监控合同的履约进度和付款情况，对于按要求完成商品或服务交付的供应商，企业要及时登记应付账款，并及时安排资金支付计划，防范延期支付所带来的风险，实现应付账款风险的事中控制。 最后，如果企业内部在资金支付上存在问题，法律、财务和采购部门应及时协同，与供应商进行协商和沟通。通过申请延期、合同变更等相关方式来保证合同和交易的顺利进行，应对被诉的风险，实现应付账款风险的事后应对。 以上是从财务应收和应付的视角来管理收款和付款合同全过程的法律和财务风险。通过对这两类合同的法律和财务风险的防控，基本可以实现企业80%以上的合同风险防控，并将合同管理过程中的关键风险进行了事前防范、事中控制和事后应对，实现合同管理风险防控的目标。 信息化助力合同风险防控 正是由于合同管理是多部门协同完成的事项，所以更需要借助信息化的手段，实现多部门的协同办公，实现合同管理过程的数据共享，从法律和财务口径上加强合同全过程的监控。 一般而言，企业的应收应付账款、供应商、客户数据、预算数据等都在企业的财务类系统中管理，当然可能是多个系统。而企业的合同管理系统又会是一个独立于财务系统的专业的全过程风险防控的系统。因此企业在建立合同系统时，也不能仅限于实现合同的联合审查和合同管理本身，需要进一步集成相关的财务系统，来实现合同管理全过程的法律与财务的联防联控，使法律和财务部门的管理人员明晰的知晓合同的签约情况、供应商、客户的资信情况、了解合同执行的状态。 合同管理全过程的法律与财务的联防联控，在一些管理精细化程度较高的企业信息化实践中得到了应用，笔者结合自己实施的一些企业法律与财务联防联控成功的案例经验，进一步阐述企业构建合同管理信息系统的原则。 原则之一：业务融合——建立集成化的合同管理系统，通过系统的打通，实现合同风险的联防联控。 如上图所示，收款合同通过集成客户主数据系统，实现客户信息的共享，了解客户的资信和信用额度，同时还可以实时掌握客户的欠款余额，防范合同订立的风险。通过合同与ERP订单、发票、应收系统的集成，了解合同的应收账款情况，防范应收账款的风险。通过与资金系统的间接集成，跟踪合同的实际收款情况，防范应收风险。 如上图所示，付款合同通过集成预算系统，实现合同订立和支付的预算控制；通过集成在线报账系统，实现合同的付款控制；通过间接与财务结算系统及资金系统集成，实现合同应付账款和实际支付的跟踪与监控，防范应付账款风险。 原则之二：数据融合——建立合同全口径数据的共享，实现数据的透明化，使管理者在自己的权限范围内均可查看真实准确的合同数据。 合同签订前的供应商、客户、预算数据，签订中的合同基本信息、审批数据，签订后的合同应收、应付、发票和实际收付数据分散在多个不同的系统中，这些零散数据如果不整合，则数据很难发挥其价值。只有将全过程数据整合在一起，保证无论法律还是财务部门管理人员都能实时查看最新的准确数据，才能辅助其有效控制风险，掌握公司合同的整体情况，方便科学的决策，这同时也是合同大数据挖掘的核心价值和目标。 |
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