诉讼文件管理指引｜高杉LEGAL

诉讼文件管理指引

作者：张健（北京大成（福州）律师事务所律师）

来源：微信公号「法悟」（ID：fawu100）

1.总则

1.1为了加强对诉讼文件的管理，提升工作效率，树立团队形象，控制执业风险，特制订本指引。

1.2本指引所称诉讼文件，是指团队律师在办理诉讼类案件时接受或形成的文件资料，具体包括纸质文件和电子文档。

1.3诉讼文件的管理应当达到如下效果：

（1）使文件有条理，便于查找；

（2）使文件被固定，便于管理；

（3）保守客户的商业秘密或个人隐私；

（4）使文件容易携带、复制和使用；

（5）使文件易于归档；

（6）使文件容易与法庭、客户兼容、对接和共享。

2.纸质文件

2.1原则上，在处理诉讼案件中所涉及的文件均应当转换成纸质文件，并归入案卷中便于日后存档。

2.2接收客户递交的纸质文件后，应当首先进行整理、编号及装订，并设置目录。纸质文件的装订顺序应当与客户的纸质文档的管理顺序相同，以便于核对和查找。

2.3如果客户提交的案件资料为电子文档，应当打印成质纸文档，并按本指引第2.2条款进行装订。

2.4如果根据案件情况，需要使用装订后的纸质文档，应当从装订好的文件中抽取复制，但不得改变原装订的顺序。

2.5在办理诉讼案件的过程中，与客户往来的与案件有关的重要电子邮件、手机短信等，应当转换成质纸文件归入案卷。

3.电子文档

3.1与代理案件有关的重要诉讼文件，均应当转换成电子文档，并将该电子文档通过电子邮件或直接拷贝的方式复制给案件的所有经办律师。

3.2经办律师在异地的，可以依据本团队相应的文书制作指引制作证据材料或其他诉讼文件，然后通过邮寄的方式寄送法院或相关收件人。

4.电子邮件或短信

4.1在案件终结前，与当事人沟通的重要来往电子邮件、短信等均不得删除，并应当及时采取文件固定措施。

4.2与当事人传递文件必须通过指定的电子邮箱、手机短信、微信、QQ等通讯工具进行。文件传递完毕后，应当及时提示当事人查收和确认。

5.诉讼文书

5.1诉讼文书包括委托文件、起诉状、答辩状、证据清单、举证意见、质证意见、代理词及其他相关文件。

5.2诉讼文书的文件名格式应当为：案件信息简称＋诉讼文书名称＋（律师所简称＋经办人：＋文书制作日期）。

5.3经办律师完成诉讼文书的起草后，应当将其通过指定的电子邮件转发给其他经办律师、客户指定的联系人。

5.4诉讼文书每修改一次，均应当另存为一个新的文件，并重新设置新的文件名，以便日后能够迅速确认不同人员对诉讼文件的修改意见。应当有效防止不同版本的文件间发生混淆。

5.5诉讼文书定稿后，应当由当事人确认。定稿的诉讼文件的文件名格式为：案件信息简称＋诉讼文书名称＋（定稿）：＋定稿日期。

5.6提交法院的诉讼文书的文件名格式为：提交人＋诉讼文书名称＋（案号）。

6.文件夹的设置

6.1每个诉讼案件应当单独设置一个文件夹。

6.2每个案件的文件夹中均应当包括如下子文件夹：

（1）委托手续：包括委托代理合同、委托书、法定代表人身份证明、所函等；

（2）证据资料：包括当事人提交的证据资料、经办律师收集的证据资料、对方当事人提交的资料、法院收集的证据资料等；

（3）诉讼文书：包括起诉状、答辩状、证据清单、举证意见、质证意见、代理词等；

（4）提交法院的诉讼文书：包括起诉状、答辩状、举证意见、质证意见等；

（5）其他资料。

6.3在每个子文件夹中，均应当单独设置一个文件夹用于存放已经定稿的文件，文件夹的名称为“定稿文件”。

7.诉讼文件云存储

7.1在确保安全的情况下，可以使用云存储方式进行诉讼文件的管理和使用。

7.2应当将指定的诉讼文件文件夹设置为自动备份，使本地文件与云端的文件实现同步，从而可以利用任何一台电脑、手机等登录云端使用诉讼文件。

7.3应当在常用手机、电脑上下载选定的云端软件，确保可以随时使用诉讼文件。

7.4经与客户协商，可以与其共同享有云端文件的使用权限。

8.提交法院的文件

8.1案件开庭前，应当将“提交法院的诉讼文书”文件夹的电子版拷贝给书记员，并告知经办法官。

8.2如果法庭不方便使用Ｕ盘拷贝文件的，应当通过光盘进行拷贝或通过法庭指定的邮箱传递诉讼文件。

8.3将诉讼文件提交法院时，应当将“提交法院的诉讼文书”文件夹的文件名修改为：提交人＋诉讼文书＋（案号）。

9.其他

9.1案件终结后，应当依据律师事务所的规定及时对诉讼文件进行整理和归档。

9.2拟归档的诉讼文件应当复制一份纸质版提交给客户。

9.3本指引仅供团队内部使用。

9.4团队各成员在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。

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