越忙越需要 GTD | Teambition

GTD 最早于2002年由 David Allen 提出，自他撰写的畅销书 Getting Things Done 出版以来，“GTD” 已经成了一个术语，影响了大批致力于推动时间管理的图书及博客作者、企业管理者，甚至因此诞生了一批基于 GTD 的效率工具。它的内容从不过时，与时代发展同步行进，影响着全球成千上万的效率实践者。

专业人士

人们之所以对此乐此不疲，是因为 GTD 与［我想掌控自己的生活］［我希望得到尊重与回报］［我想要的是什么］［我希望能着眼未来］关联密切——它并不仅仅解决工作问题，它试图帮人们理顺每一个日常，从全局角度审视人生。就像一个精密的神经系统，从任何角度唤醒神经元，都有对应的触发路径与反馈。

正在谱写乐曲的巴赫，正在向欧洲行军的拿破仑，正在创造艺术品的安迪沃霍尔，他们都需要处理大量信息并转化为自己的行为决策，以此体现自我意志。一个处理纷繁信息并无时无刻不在作出正确决策的人，在今天被称为专业人士。

毫无疑问，从 GTD 中获利最大的是专业人士。这里有一个虚拟形象，或许你见到过与他相似的人——前一晚工作了很长时间，他选择把工作带回家，结束已经是凌晨3点。他感到自己很少有时间去做喜欢的事情，比起这一点，没完成工作会更让他有负罪感。大部分时间他应对自如，但仍然感到重重压力。有些时候，他会把工作拖到最后时刻，再灵感迸发地完成它，每当这时候，他总后悔没有早点进入 aha moment.第二天早起赶到办公室，办公桌上堆积了许多很久没触碰过的文件。处理邮件到一半，同事拿着合同过来打断他，交谈完毕日历正好弹出5分钟后的会议提醒。结束后已经是中午，他和同事们在办公室一起用餐，想到自己上周忘记了一个重要约会。他感到很难让自己停下来，保持忙碌有一种安全感。他的勤勉为自己换来了尊重，在成功又琐碎的氛围中，他无暇着眼未来，他需要 GTD 来管理自己的工作与生活——

五个步骤

“通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。”

1. 收集引起我们注意的事务和信息

时间管理四象限法则把事务分为四种优先级：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。大部分时候，人们最优先处理第一种事务，把第二种事务作为长线供养，后两种被视为归档事务被忽略。这些事永远客观存在于生活中，人们无法如同精密仪器时刻不逾陈规。GTD 建议把所有事务不计前嫌统归到一起。有时候，正是一些前置的关联事务，让我们真正开始解决问题时毫不费力。另外 GTD 的两分钟法则认为：如果采取某项行动最多需要两分钟，就应该在作出决定的一刹那实施行动，这可以有效解决部分紧急任务。

“提升个人工作效率低最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。”

养成收集的习惯至关重要，匹配的管理工具能够安放所有收集到的事务。找到一款项目与任务管理工具，梳理所有引起注意的事务和信息。Teambition 的任务管理功能可以有效解决此类问题，在这里，你可以创建任何主题的事务，在下一步，我们将进行进一步归纳整理。

2. 理清每个项目的意义和相关措施

进一步梳理经上一步统计到的所有事务。事务分为两种，一种是没有行动解决方案的，比如一个想法或者一个软件升级提醒，把这类事务安排到未来的日程，在日程下做好附注。另一类需要进一步行动解决方案的事务，比如参加会议、回顾工作或者洗车，设定每一步具体动作的完成时间。有时委派他人代劳也是完成事务的方法，如果你自己不是最佳的执行人选。在 Teambition 中，你可以指派任意任务给最适合完成它的人，无论他是你的同事、合作伙伴、学习搭档还是家庭成员。

3. 组织整理：建立清单

到这一步事务开始变得明朗，大部分事务已经在时间线设定好位置。现在需要做的，是根据不同的情境，把事务归属到不同类别的清单。比如，“立即执行”清单，里面都是在2分钟内就能完成的简单任务。“等待”清单，指关注结果不关注过程的事，比如等待预定的电影票、用户对新提议的回复、等待新购买的空气净化器等。“外出事宜”清单，出门前看一看清单，能有效提升一路上能解决事务的数量与效率。Teambition 的自定义任务面板可以随心所欲地设定为不同主题的清单，你只需要在使用时重新打开他们就能一目了然。你有什么关于清单的好主意，请留言或邮件告诉给我们。

4. 进行思考回顾

将所有任务在进行优先级排期与清单归纳后，进入回顾阶段——查看事务被着手解决的合理性。首先查看日程表，再看一看行动清单，根据情境选择恰当的回顾内容。人们总会放任自己的大脑纠缠于大量超过自身承载能力的任务数量。回顾的优点在于，尽可能冷静地重审自己的计划，重新夺回主动权而不至于疲于奔波。

5. 选择行动

终于到了执行阶段，根据4种标准确认下一步的行动：情境、时间、精力、以及优先级。优先执行事先安排好的工作，再处理突发事件。有突发事件时，判断它是否值得你停下目前正在进行的工作，一旦被打断工作，重新进入工作状态将付出较高时间成本。实际上，并不存在被打断工作这回事，只是对新事物管理不善。

三个原则

三个原则的 Getting things done 精髓：

1. 养成收集的习惯，整合所有工作与生活事务；
2. 确定“下一步行”；
3. 学会关注结果。

GTD 强调收集、思考并行动的重要性，五个步骤的最后一步才是真正的执行，前四步无一不是在确保事务解决的合理性与可行性。剥离开或关联或疏离的事项，一次只做一件事。

“一次只做一件事，沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注，而且你通常会有掌控感，感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情，并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。”——认知科学家 Mihaly Csikszentmihalyi 《沉浸：关于最佳体验的心理学》

初入 GTD 的实践者，随着习惯的养成与方法的熟悉，会逐渐形成一套以自己为中心的地图，包含自己的角色、职责和兴趣，基于个人发展方向和需求而不断迭代，最终形成综合的全面生活管理系统。在任何情况下，用 GTD 的方法辅以匹配的工具，应对不同属性的事务，提升工作与生活效率。