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一、区分「输出」与「展示」 先问一个问题：当你要做一份证据清单表格，或者一份汇报用PPT时，你第一个打开的软件是什么？是Excel中的证据清单模板或是所内的Powerpoint/Keynote汇报模板吗？ 事实上，除了极少数我们完全写给自己看的东西之外，工作中涉及到的绝大部分文件材料，都必然涉及到「内容」与「形式」两部分。以一份证据清单为例，「内容」是我们专业知识输出的部分，如证明目的、证据名称、证据内容；而「形式」则是用于展示的部分，如表格怎么排版更美观，使用什么字体等等。 无讼法务的负责人范否曾说过一句话，在无讼内部口耳相传，我在每期无讼学院培训的效率工具使用课上也会反复强调—— 「让输出的归输出，让展示的归展示。」 所谓「输出」，就是将上文提到的以知识为底，经过思维加工产生的「内容」写出来，如证据清单、法律意见书等的文字部分；而「展示」则是「形式」，无关知识和思考，只和工具使用与审美有关。 二、用专业的工具，做专业的事 我们往往会觉得，做一件事情，在两个工具之间跳转，是有损效率的。实际上，由于工具本身设计思路、功能和操作方法的不同，用于「展示」的工具往往没有那么适合「输出」。 例如Excel，将文字输入进单元格后，至少需要手动换行，调整行高和列宽；而PPT则更甚，输入一页的内容之后，需要调整页面布局、字体字号等等，换到下一个页面，需要再重新考虑内容本身的逻辑结构，完成内容「输出」之后，再次调整「展示」的部分。这些用于「展示」的工具，本身使用过程中的物理阻隔，就会影响流畅「输出」的效率。 关于提升「输出」效率的工具，此前大鱼的文章中已有许多推荐。例如用于结构化输出的幕布、Workflowy、思维导图，用于流畅写作的马克飞象、石墨文档、Bear等等。具体使用哪一款工具其实并不那么重要，一个熟练操作印象笔记保存、剪藏功能的人，印象笔记里堆积着好几千篇收集来从未阅读过的文章，绝不能称为一个好的「知识管理者」。从我个人的角度讲，凡是需要结构化思考，罗列要点的时候，我会使用幕布，需要写成篇章的内容时，则会使用石墨文档。 三、如何完成「输出」与「展示」的拆分 我们以证据清单和制作PPT为例。 在无讼学院法律核心技能课的证据课上，我们会布置一个石化公司与银行的纠纷案例作为课前作业，要求学员提前完成证据清单，大多数学员都会将证据分组。 我们将一些证据分为一组，必然是因为它们依照一定的逻辑组合起来，能够共同证明某项待证事实。证据清单的内容，符合「结构化思维输出」的特征。（关于结构化思维，大鱼此前的这篇《律师会一万种工具，不如掌握这一种思维》已有清晰的阐述，点击链接即可阅读。） 我们先用幕布（www.mubu.io)，梳理出整个证据清单的内容逻辑： 如果你还不会使用幕布这款软件，你只需要点击刚刚所说的网址注册登录，它的核心功能十分简单：
在使用纯「输出」的工具时，你不用考虑任何与「展示」有关的事项，只需要考虑内容本身：证据如何排列，证明目的该怎么写等等。这款工具还可以非常方便地将下级标题折叠或展开，当一整份证据清单梳理完毕后，我们可以将证据名称栏折叠，只看证明目的，看看整份证据清单是否逻辑严密。 在完成所有的「输出」工作之后，我们再打开用于「展示」的Excel证据清单模板，将每个单元格的内容粘贴进去，调整单元格对齐方式并点击「自动换行」，再在「格式」栏下点击「自动调整行高和列宽」，一份证据清单就基本排版完成了。 制作PPT也是一样，当我们要完成一次带PPT的内容展示时，首先应该考虑的是内容本身，先用「输出」工具梳理内容，保证内容完整，逻辑严密： 内容梳理完毕后，再用PPT/Keynote完成展示工作，只要你稍微掌握一点这两款软件的使用技巧，做出一份「及格」的演示幻灯片并不会太难。（关于这两款软件的使用技巧，你可以在本文文末找到相关链接。） 最后需要强调的是，所有的改变都必然经历一个「阵痛」的过程。当我刚开始使用幕布和石墨文档的时候，我会抑制不住自己打开Word甚至是电脑自带的便签的欲望，但只要强迫自己度过这段痛苦，这些在线工具结构清晰、即时保存、协作修改、团队共享等等优点，会让你爱不释手。 关于这几款工具的使用，包括今天分享的「输出」与「展示」的拆分，如果你有任何问题，随时欢迎与我交流，我的微信号是luwak_0307。 每期无讼学院线下课程前，我也会尽量在现场，与大家分享关于工作效率提升的方法和工具使用上的思考，以下是无讼学院下半年度最新课表，期待着我们的相遇。 关于思维方法相关的内容，今年，我们开设了认知升级系列课，希望能够帮大家解决比操作更高维度的问题，每期课程均有线上同步直播和回放，也可以线下参与，扫描下方二维码即可查看内容详情。 |
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