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43个Word Excel PPT技巧,相见恨晚!速度收藏!

 多少是个缘 2017-09-25

提起Office 办公软件,相信大家都不陌生,那么你知道这些冷门好用又神奇的技巧么?


在Word、Excel、PPT里面有很多操作技巧,利用好这些技巧不仅能有效提高工作效率,还能减少工作量,免去一些重复性劳动,无论是工作还是学习都是益处多多。


今天呢,小编就带领大家一起学习传说中Word、Excel、PPT里冷门又好用的操作技巧。


本文超多图 建议在WiFi下食用!!!




Word


1. 快速定位到上次编辑位置


打开word文件后,按下Shift F5键你就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。其实Shift F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置。


2. 快速取消自动编号


当Word为其自动加上编号时,你只要按下Ctrl Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。 



3. 快速转换英文字母大小写


在Word中编辑文档需要转换大小写时,只要把光标定位到句子或单词的字母中,然后同时按下“Shfit F3”快捷键,此时如果原来的英文字母是小写的,就会先把句子或单词的第一个字母变为大写,再按一次快捷键,整个句子或单词的字母都变为大写了,再按一次就变回小写,每按一次快捷键字母的变化依此类推。

小提示:如果是Win10系统,“Shfit F3”没反应的话,按“Shfit F3 Fn”就可以啦






4、快速插入当前日期或时间


按Alt Shift D键来插入系统日期,按下Alt Shift T组合键则插入系统当前时间。(D代表date,T代表time,word中还有很多这样的小技巧,多尝试会有惊喜~)



5、快速多次使用格式刷


双击“格式刷”,然后就可以多次使用了。可以用于设置统一标题,别提多爽了。



6、快速粘贴出没有格式的文字


word2013中右键粘贴,选择“只保留文本”,复制过来的就是干净纯洁的文字。当你在网络上发现可以运用的素材,可以采取这样的方式来保存。



7、文件找回、修改保存间隔


“文件”——“信息”中可以查看自动保存的文件。另外,通过“文件”——“选项”——“保存”可以设置自动保存间隔。建议修改为1分钟。



8、快速定位


其实关于word也有隐藏很深的定位功能呢,下面是操作的方法:

(1)、打开查找-转到



(2)、在定位界面输入你要去的界面



9、一份文档上下对照


下面是操作的方法:

打开word的视图-拆分



视觉效果就是下面这样啦!



Excel


1、快速删除单元格信息


有一排数据,想快速删除这组数据,可以使用“填充删除法”。如图一所示,选中该列空白单元格,如图二所示将鼠标移至该单元格右下方,鼠标变成黑色十字后,向上拖动填充。整组数列填充空白完成,等于删除了整组数列。


  


2、 小数变整数


选取数字区域,ctrl h打开替换窗口,查找 .* ,替换留空 然后点全部替换即可。



3、如何在大量数据中筛选尾数为“X”的数据


例如筛选学号尾数为“2”的同学的信息:

筛选→数字筛选/文本筛选→等于/结尾是→“2”




4、excel单元格内换行,什么?你还在用空格键换行?out啦!


快捷方式“Alt Enter”就可以直接换行啦!


5、快速合并多行数据


通常情况下,在Excel中,不建议将多组数据写到一个单元格中,但是难免我们会碰到这样的需求:将多行数据快速汇总到同一个单元格中。


把列拉宽(宽到能够容下合并后的数据) - 选取数据 , 一次点击【开始】 - 【填充】 - 【两端对齐】



6、快速提取字符串中的数字


同样是两端对齐的功能,不仅能实现数据的合并,还能定向提取。


如图所示,不使用函数或者快速填充功能,提取出A列单元格中的数字。



Step1:先将A列宽度设为小于一个字符,然后选定A列,点击【填充】→【两端对齐】,如图所示。



由于A列宽度小于一个字符,这样的填充会对单元格内容进行重拍,从而分离出A列的数字和汉字,如图所示。



Step2:用定位功能删除非数字字符的单元格,即可提取出各单格中的数字。



这是一个灵活使用填充功能的典型案例,很多人怎么也想不到填充功能尽然能够拆分单元格中的数据,通过此列才豁然开亮。


7、快速关闭所有已打开Excel


如果我们打开了多个Excel文件,Excel为了保护文件不被误关闭,因此、设置的机制是点击右上角的关闭按键时,只能关闭当天活动的Excel文件。


如果打开的文件过多,需要同时关闭所有的Excel文件,我们有快捷方式。


按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的Excel文件。



8、快速核对同行数据


经常会遇到需要核对数据的情况:比如需要核对两列数据的同行是否完全对的上。用肉眼去比对,就太麻烦了,当然稍微高级的做法是使用查询函数比如Vlookup进行查询匹配。


其实,只需要一个快捷键就可完成数据的核对。


选取两列后,按【Ctrl \】,后面那个按键,在中文状态是顿号【、】那个按键,英文状态是斜杠【\】键。



9、快速移动局部数据


就是按【Shift键】的同时鼠标拖动选中区域。


本图来自秋叶PPT


10、单元格内可视化——迷你图


一图抵千言,大家都知道这个道理,但是有时我们只是想在数据表中看一下数据之间的关系,如果都制作成Excel图表,没有这个必要。


此时,将其做成迷你图是一个不错的选择。



当然,除了折线图外,迷你图中还有柱形图和盈亏图可以选择,总能快速满足你的需求的。



11、快速设置求和公式


首先利用【Ctrl G】定位空值 ,然后利用【Alt =】一键设置求和公式



12、快速美化表格



13、快速删除重复值



14、从身份证号中提取出生日期



15、唯一值和重复值闪电标示



16、ALT =的妙用



17、颠倒文字顺序




18、制作打钩方框



19、如何给汉字标注拼音



20、插入带音调的拼音



21、快速制作斜线表头



22、三个分号的妙用



PPT


1、利用画笔来做标记


利用powerpoint放映幻灯片时,为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记,这时该怎么办?在打开的演示文稿中单击鼠标右键,然后依次选择“指针选项→绘图”即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了,用完后,按ESC键便可退出。



2、替换字体


在放映电脑上打开 PPT 文档,由于对现场场地大小估计不足,字号设置太小,后排的观众看不清。使用插件“美化大师”→“替换字体”→“字号”,在“增减字号”中设置要调节的大小即可对幻灯片字号批量更改。在“对象”中可以选择要更换的对象,比如你只想更改标题的大小,可以只勾选“标题”即可,在“范围”中可以选择要对哪些页面进行修改。



3、快速定位到某张幻灯片


在PPT播放中,我们有时候需要快速定位到某张幻灯片页面上,在播放状态下,你只需要按下“数字键 回车键”就可以快速定位到数字对应的幻灯片,比如按数字键【9】,再按【回车键】,就快速定位到第9页幻灯片上了;按数字键【1】和【8】,再按【回车键】,就可以定位到第18页。另外,按“Home”键也可以快速回到第 1 张幻灯片页面,按下“End”键可以快速跳到最后一张幻灯页面。


4、将PPT的某一页保存成图片


PPT可以直接导出为图片,具体操作:“文件”——“导出”——“更改文件类型”,选择其中的图片格式导出即可。

 


5、快速微调PPT中的图片位置


在移动图片时,按住ctrl即可实现轻微移动。轻松搞定你想移动的那一点点~

 

6、如何保存特殊字体


设置保存文件时附带字体格式,具体做法:“文件”——“选项”——“保存”,在最底下勾选“将字体嵌入文件”即可。你费劲搞定的“带妆”ppt就可以成功在各台电脑上播放啦。


7、查看选择窗口


听到选择窗格不知道大家熟不熟悉?选择窗口其实是一张幻灯片中所有对象的后台,如果熟悉PS的小伙伴可以将选择窗口类似理解为图层。当打开选择窗格时,可以看到每一个对象之间的层次关系,即越在上面的越为顶层,并且点击对象对应的右边小眼睛还可以将该对象隐藏,从而方便调整。



点击开始-选择-选择窗口,即可对对象的层次进行调整或者隐藏。调出选择窗口的快捷键是:Alt F10。


8、PPT简单抠图


在PP制作中,插入图片后常常需要调整,有时插入一张背景是单一颜色的图片,但是图片背景与PPT背景不一,从而产生分裂感,此时我们需要删除图片背景,这里提供一种快速方法设置透明色。



双击图片-设置图片格式-点击颜色下拉菜单-设置透明色,此时将光标放置于背景单击,即可轻松搞定图片背景


9、缩短自动保存时间,防止意外


PPT制作中,常常遇到PPT运行突然关闭导致文档消失,或者在制作中忘了保存的悲剧,为了避免这种悲剧的产生,我们可以将PPT文档自动保存的时间缩短。



点击文件-选项-保存,看到保存自动恢复信息时间,设置为自己需要的时间(如:2分钟),最后点击确定。


10、标尺和参考线得设置


调出标尺和参考下是为了PPT页面布局的和谐,整齐,美观。比如利用标尺与参考线调出黄金分割线或者调整页面中心。此时就得先学会调出标尺和参考线。



打开视图,在标尺或者参考线前面打勾。


附加:参考线的添加/删除

根据自己需要,参考线可以随时添加/删除。



将鼠标放于参考线,此时鼠标变成两竖以及向两边的箭头, 然后时按住Ctrl再按住鼠标左键拖动到相应位置,放开鼠标左键再放开Ctrl就得到一条新的参考线。若将鼠标放于参考线,此时鼠标变成两竖以及向两边的箭头,拖出PPT的编辑区,即可删除该参考线。


11、设置默认


设置默认,可以省去一些重复操作,从而提升制作PPT的效率,这里讲解两种默认设置,设置默认形状与设置默认文本框。


设置默认形状



选择编辑好的形状,右键-设置为默认形状,设置后只要插入形状的格式都是默认形状的。


设置默认文本框



同默认形状操作。


12、F4神奇键-重复上一操作


在制作PPT中,常遇到同一个动作要重复几次。很浪费时间,效率很低,此时需要用到F4神奇键-重复上一操作。



图中展示无填充的圆形与三角形,我们准备先将圆形填充黄色,填充后,我们想将三角形也填充,此时只用将三角形选中,按下F4即可。


再举一个例子



快速做一张上面网格背景,普通方法重复插入直线调整出来,重复做这样的机械动作很崩溃,方法升级使用F4重复,此张图片秒出。





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