发文工作流程图
收文工作流程图
文件归档
5.1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔〕"号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。
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3
分发
登记
用印
校对
制文阶段
签发
审核
草拟
编号
复核
缮印
根据文件的类型，给相应的领导签名
1.审核是否确实需要行文
2.注意公文的内容、体式、文字的核查。
制发阶段
1.审批、签发手续受否完备
2.附件材料是否齐全
3.格式是否统一等
以签发的定稿为依据，从文字到格式，都不得擅自改动。
严格按规定的公文格式制版。
在规定的时间范围内印制完成。
1.做到上不压正文，下要骑年盖月。
2.印迹要清晰可辨。
3.要以签发为依据，领导签发的文件才可用印。
对文件的主要内容好和基本要素进行记录
1.文件分数准确
2.书写正确
3.封口牢固
4.发送安全
5.确认收文。
6.立卷归档。
签收
登记
审核
分送
传阅
拟办
批办
催办
承办
注办
归档
步骤：
1.清点
2.核查
3.签字
1.登记时不能漏项，不可任意删减。
2.填写收文号时不要空号、重号。
3.书写时字迹工整、规范，不得随意涂抹。
注意事项：
1.是否由本机关办理
2.是否符合行文规则
3.内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定
4.文种使用、公文格式是否规范
1.及时
2.准确
1.按不同的密级要求限定传阅范围，要有时间限制。
2.传阅完毕必须及时交还给办公室保管。
3.每份文件的文件首页附上文件传阅单，凡传阅人都要在上面签注姓名和日期。
拟办人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况等等。
1.确认承办范围
2.按批办意见办理
3.及时快捷办理公文
4.依据规章办理公文
5.签注公文的承办结果。
注明办理情况
1.同一份文件只有一个发文字号。
2.年份应标全数。
3.用六角括号括入。
1.逐字逐句、逐个标点地进行校对。
2.注意字体、字号、格式的统一。
3.使用统一的校对符号进行校对。
1.确认承办范围
2.按批办意见办理
3.及时快捷办理公文
缮印后即为定稿
校对后为正本
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