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一 . 办公自动化系统中审批签字的法律效力 以合同审批为例，一份合同从拟稿到最终签署需经企业多个部门人员及领导的审批签字，签字人员根据其职责范围对合同进行审批，并以审批内容对企业负责。传统的审批签字就是各个审批人员审批合同内容并在《合同会签单/审核表》中书写意见，进行手签，对此方式，大家并无疑虑，因为意见及签字均是审批人员亲自书写签署，具有可识别性及专有性；办公自动化系统审批签字的不同之处在于审批人员的意见及签字是借助电子数据方式形成并存于该系统中的数据电文，并非审批人员亲自书写签署，从外观(笔迹)上并不具有可识别性及专有性，故其是否具有法律效力呢？ 根据《电子签名法》第十三条规定：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名： (一)电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有； (二) 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制； (三) 签署后对电子签名的任何改动能够被发现； (四) 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 对于办公自动化系统而言，每个使用系统的审批人员均有一个专属的登录密码，只有成功登录才能进行审批工作，比如填写意见，点击同意生成专有签名。换言之，如果没有密码，别人是完全不能修改已生成的意见及签名的。故办公自动化系统的审批签字可以视为可靠的电子签名。 另根据《电子签名法》第十四条规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”由此，如果无特殊情况，办公自动化系统的审批签字即具有法律效力，且与手写签字具有同等法律效力。 但《电子签名法》第三条第三款规定以下文书不得采用电子签名、数据电文： (一) 涉及婚姻、收养、继承等人身关系的； (二) 涉及土地、房屋等不动产权益转让的； (三) 涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的； (四) 法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。 据此，如果办公自动化系统中审批签字符合《电子签名法》第三条第三款、第十三条、第十四条的规定，则具有法律效力。 二 . 办公自动化系统中审批签字的文件作为证据的证明力 根据《电子签名法》第二条规定：“本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。” 第七条规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。” 可见，办公自动化系统中审批签字的文件可以作为证据使用。 此处，电子数据在《民事诉讼法》中也被作为独立的证据种类。虽然将系统中审批签字的文件作为证据向法院提交时是打印件，也即复印件，不是严格意义上的原件。但根据《电子签名法》第五条规定：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求： (一) 能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用； (二) 能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。” 所以，只要满足以上条件，办公自动化系统中审批签字的文件即使只是打印件，其证明力即可达到原件的证明力。 三 . 企业在使用办公自动化管理系统时需注意的问题 虽然，办公自动化系统中的审批签字具有法律效力，其审批内容文件也可作为原件证据使用，但是，如果其审批内容或范围不符合或超出企业章程、规章制作或其职权范围，那么也有可能导致审批结果违法或无效。所以，企业在使用办公自动化系统时需注意以下几点： (一)将办公自动化系统的使用在企业章程或规章制度中予以明确，明确审批人员应就其审批行为对企业负责； (二)制订完善的办公自动化系统工作审批制度及流程，明确各审批人员的权责分配。 (三)在员工手册或相关规章制度中明确审批人员的岗位职责及职权范围，确保其审批行为符合法律规定、企业章程及规章制度。 综上，企业无论使用何种办公自动化管理系统，都应以合法有效为前提，才能达到实质意义上的便捷、高效，否则，反而会给企业运营管理留下后患。 |
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