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编者按：为提高干警办公软件的应用水平、提升工作效率，海淀法院教培处联合技术保障中心，邀请北京神州数码云科信息技术有限公司技术中心副总经理闫兴宇，就office办公软件日常使用中的具体问题，为干警进行针对性培训。本文为部分培训内容，教你如何快速准确批量生成文书。具体分为四步：找到变与不变→制作可变的信息条目→制作不变的文档模板→生成并保存文档，文章用动态操作图对每一步予以详解，同时穿插一些office操作实用技巧，简单几步，清晰明了，让你快速批量生成文书。 01 找到变与不变 拿到一个既有的判决书后，从中找到其中要变化的内容，为了在下一步更方便地把变化的内容提取信息，以及替换为域代码，我们先把手中的判决书进行加工，把所有要变化的内容标注为红色。效果如下图： 【小技巧】如何快速批量设置格式？ 在标注内容时，往往人的名字（如原告）在文中多次出现，这时可以用word批量替换的方法来统一标注颜色，这样既快又不会有遗漏。 替换的方法同我们平时替换文字的方法（快捷键Ctrl + H），但在使用上稍有不同，即在“查找内容”和“替换为”都填写相同的内容，并在指向“替换为”后，点击“更多”，在对话框下方选择“格式”中的“字体”，将“字体颜色”设置为红色，逐级点击确定，即可全文将所选文字替换为同样文本的红色文字。过程如下图： 02 制作可变的信息条目 对照上述完成标注的文档，将其每一个字段在Excel中起一个对应的字段名，写在新表的首行。如下图： 并将所有案例相关的信息依次填写在这个表头对应的行内，一行数据对应将来生成的一个案例文件。如下图： 03 制作不变的文档模板 这一步将是word联动excel导入信息的关键。 （1）点击“邮件”菜单下的“开始邮件合并”，选择其中的“普通Word文档”。如下图： （2）点击上述选项右侧的“选择收件人”，选择“使用现有列表”，通过浏览找到刚才编写好的excel文件，选择包含数据的sheet。过程如下图： （3）点击“插入合并域”，可以看到excel中定义的字段名全部显示在这里。如下图： 在我们第一次标红的位置，依次选中，并通过这个菜单下相应的字段名进行替换。替换后，原信息由“《》”标识的域名来表示。部分过程如下图： 逐一将全文可变信息替换完成后，可点击“邮件”菜单下的“预览结果”进行预览，并可通过右侧的箭头来查看每一项数据。预览过程如下图： 04 生成并保存文档 如果这N条信息生成在一个文档中的话，可以直接点击“邮件”菜单下的“完成并合并”，选择“编辑单个文档”，然后点保存即可。 如果这N条信息要生成为N个独立文档的话，请继续阅读以下方法。 （1）选中文档的第一行，在大纲视图下将其修改为一级标题。若没有定义相应的样式，请自行修改回应有的文本格式。操作过程如下： （2）点击“邮件”菜单下的“完成并合并”，选择“编辑单个文档”。此时，在导航窗格中可以看到N条大纲信息。
（3）在大纲视图下全选文档（快捷键Ctrl + A），点击“显示文档”，点击“创建”，此时，可以看到出现边框将文档每部分划分开来。此后，点击保存可以得到N+1份文档，其中后N份为对应的即为独立案例文件。
【小技巧】如何去除多余的空白页？ 此时拆分生成的文档，大家会看到每一个文档的最后有一个空白页。如果不想有这个空白页，可以在上述一步保存前做如下动作： 从导航窗格中，第二个标题点击，稍回滚，可以看到两个边框中间的一个“分节符（下一页）”的格式符号，此时只要将这个分节符手动删除即可。依次删除所有分节符后，再保存并生成多份文档，每个文档就没有最后一页的空白了。 【小技巧】如何以容易区分的名称来命名文件？ 生成多份文档是以前面设置为一级标题的“内容+序号”来命名的，如果觉得这样不直观，可以按以下方法来使文件名更加直观： 在原一级标题前，插入准备做为文件名的字段，比如姓名，然后把这个字段设置为1磅字号，并设置为白色。这样做为打印文档，这个隐藏的文字是不可见的（当然，如果文档后续还要和系统进行联动，这个方法不可取）。这样保存文档后，每个文档将以姓名为文件名，更加方便识别。 好了，至此方法就介绍完了。这是一个全面而快捷的方法，细节比较多，如果还不是很熟悉的话，请收藏后随时查阅。 |
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