单位的办公环境和办公资源决定了召开中大型会议， 特别是包含有多项活动的会议时，有时需要专门租用会场。筹备会议是秘书人员的分内之事， 会场的选择是其中重要一环。在上司确定会期、规模、规格的前提下， 落实会议地点事宜就应及时跟进， 这是后续会议通知或邀请函发出的必要条件。一般来说， 秘书人员应通过考察、洽谈、确认这三个步骤对会场予以落实。
一、现场考察
租用会场， 在不违反相关规定的情况下， 选择对象往往是市郊的一些景区、酒店、度假村等， 这些地方集会议、食宿等功能于一体， 方便企业开展业务。秘书人员在考察这些备选会场时， 要提前做好相应准备。比如网络了解、电话沟通、客户评价等， 都是必要的，但最主要的是现场考察。现场考察应有备而去，可提前列出需考察的事项， 包括以下几方面：（一） 会议室及附属设施。这部分是考察的重点， 也是会议成功召开的关键。会议的主会场要能够容纳所有与会人员， 一般按人均2-3平米核算。在空间足够的基础上， 考察室内基本设施， 如桌椅、空调、投影、音响等， 如果有选举、演讲性内容， 还应准备诸如投票箱、白板等， 并尽可能地亲自试用一次， 以保证效果。如果会议有分组讨论安排， 还应考察一至两间略小的会议室， 这个有时不一定非得另行要求， 因为主会场一般都有附属的贵宾室、休息室等， 可考虑综合利用， 以节约成本。
（二） 食宿交通安排。一是饮食。首先要考虑到与会人员的数量需求， 将这一部分内容纳入对方综合接待能力当中考察。其次要考虑己方人员平均餐饮标准与对方食材准备能否对接一致， 过高或过低均会影响会议的有序进行。再次要考察对方接待特殊人员如穆斯林、老弱人员等的能力。最后要提出整体安全卫生要求。二是住宿。要根据与会人员身份和职务， 预订不同类型的房间， 如套间、单间、标间和多人间。三是交通。要考虑对方停车场大小与己方车辆数量， 如果可以的话， 尽可能让对方安排车辆接送， 或本着节能环保原则， 大部分人员安排乘坐大巴， 特殊来宾考虑安排小轿车接送。（三） 收费和免费服务项目。会议期间， 涉及人员、财力和物品调配与使用诸多问题， 考察时应尽量明确细节， 在对方提供相关服务项目说明的基础上， 提出己方合理关切。收费项目要有详细说明和服务质量标准， 免费项目也要据理力争， 提出双方都能接受的方案。
二、当面洽谈
双方合作的基础在于对互惠共赢的追求。为此， 秘书人员需在现场考察的基础上， 准备相应的商务洽谈方案， 否则很容易陷入被动。
方案应包括以下几方面内容：
（一） 双方基本情况。明确本方人员专长及可决策事项。即在赶赴对方现场前， 应明确洽谈人员， 如办公室主任或行政经理、财务、后勤人员， 并给予相应权限。如果涉及时间较长或金额较大， 应由公司行政负责人带队， 加上法律顾问人员方可。掌握对方的经营优势和劣势信息， 比如主要业务范围、领域、历年收费标准、服务质量、业界口碑等。
（二） 洽谈要点。目标上， 最低目标应是保证会议正常召开， 相关费用比市场价位略高；可接受目标应是保证会议成功召开， 相关费用与市场价位持平； 最高目标是保证会议圆满召开， 相关费用低于市场价位。这就要综合考虑对方的环境位置、干扰因素、后勤保障等， 需要秘书人员提前做好相关工作。重点上， 务必保证会议工作的顺利进行， 会议室的整体质量应与会议规格相匹配。
（三） 洽谈策略。俗话说货比三家， 秘书人员应提前准备数家备选， 并将其按可接受程度排序， 交由上司决策后按序考察和洽谈， 洽谈时并不一定当场签约， 一次性达不成合适意向，可将合同文本拿回交由上司审定。急于签约必然给对方加价提供操作空间， 这就需要秘书尽量提前考察多处备选会场， 此时业务熟悉与否会直接影响租用会场成本的高低。应尽可能地全方位了解每一个备选会场， 重点是收费标准和服务质量水平， 以求各个击破。要耐心细微、情理结合地与对方讨价还价， 而不是盛气凌人甚至颐指气使。
三、签约确认
考察满意后， 通过洽谈， 从节约成本角度考虑， 可与对方签约确认。合同文本哪怕是由出租方提供， 承租方也应逐一审核， 秘书人员在此过程中应发挥重要作用。假定出租方为莲花山景区有限责任公司， 承租方为南鹏集团，为便于说明， 列出合同样式：
会场租用合同
出租方： 莲花风景区有限责任公司
承租方： 南鹏集团
根据《中华人民共和国合同法》相关规定，本着互惠互利、协商一致、合作共赢的原则，双方就会场租用事宜达成以下协议：
一、会场租用的内容和范围
（一） 会议室及附属设施
1．会议室： 莲花风景区2 号楼301、205、221 室共3 间。其中301 室为150 座位以上的大型会场， 205 和221 室为100 座左右的小型会场。
2．附属设施和功能： 休息室225 房间、贵宾室208 房间。其中休息室有80 左右的座位， 配备家具、水电、插座等； 贵宾室有30 左右的座位， 配备家具、水电、鲜花、水果、热毛巾等，另配备专门服务人员。所有会议室必须配备投影、话筒（有线和10个无线） 等。
3．会议室及附属房间使用时间为： 2017 年5月10 日9 时-12 时、14： 30-17： 30， 11 日9时-12时。
（二） 会议住宿
1．会议租用住宿房间为： 套间8 间、单间30 间、标间30 间、三人间15 间。详细房间分布见下表：
2．会议房间预留增减为10 个标间。相关费用双方各承担50%。
（三） 会议餐饮安排
1．会议期间3 天早餐全部由乙方免费赠送，标准为自助型30 元每人每天。中晚餐6 次当中， 自助型的为4 次， 围台型的为2 次， 每人每次标准为80元。
2．个别与会人员有权利提出餐饮方面的个性化或民族化要求， 出租方应尽量满足而不能加以推诿。
（四） 特别条款
整个会议期间， 食宿必须保障安全、卫生、整洁， 由此产生的责任事故完全由出租方承担。
二、价款及酬金
（一） 会议整体费用共计10 万元， 乙方开具正式发票， 费用明细见附表。
（二） 免费项目
1．娱乐项目： 球类、温泉、健身等3项。
2．人工服务项目： （1） 会场服务： 每次会议期间不少于10 人。会场布置和美化， 按甲方标准执行。（2） 餐饮服务： 按出租方相关服务标准执行。（3） 休闲娱乐设施使用服务。
三、支付方式和期限
（一） 会议整体费用共分3次付清。
（二） 合同签字之日起3 个工作日内通过银行转账的形式， 一次性付给出租方20%订金，即2万元。
（三） 会议人员抵达当日， 一次性以现金或转账形式付给出租方60%即6万元。
（四） 会议结束后3 个工作日内， 结清所有余款。
四、违约责任及解决方式
（一） 违约形式与责任。签约后， 一方完全违约， 应提前1 周通知对方， 并赔偿订金2 倍的价款， 即4 万元。出现部分违约的， 在积极沟通协调基础上， 给受损方一定赔偿。逾期未能支付的， 除继续支付外， 另需额外支付5/1000的滞纳金。
（二） 双方在履约过程中， 出现问题应积极沟通协商解决。难以达成一致时， 可通过仲裁或诉讼方式解决。
五、不可抗力
在履约期限内， 出现重大自然灾害的， 如台风、地震、泥石流等， 造成合同无法履行的，可不承担相应赔偿责任。出现重大政策调整、社会管制等情况， 任何一方同样无需承担赔偿责任。
六、未尽事宜， 由双方进一步沟通协商加以解决。
七、本合同一式两份， 双方各执一份， 自双方共同签字之日起生效。
甲方： 乙方：
地址： 地址：
电话： 电话：
代表人： 代表人：
开户银行： 开户银行：
银行账号： 银行账号：
年月日
（作者：徐乐军）
