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随着企业规模不断的扩大，信息化手段会随之增多，在财务部门除了经常使用的核算系统以外大型企业还会有合并报表系统、财务分析系统、预算系统、资金管理系统、资产管理系统等等。 今天跟大家聊聊新型成本费用控制信息化——费控系统。 【系统描述】 费控系统是最近比较流行的成本费用管控系统，他是基于财务报销环节进行的相关一系列控制预警活动的系统。说的通俗一点就是财务报销流程在费控系统中进行。 有人会有疑问：是否有必要配备一套系统来帮助财务部审核报销手续呢？ 这里我通过以下三个方面来论证费控系统搭建的必要性与适用性。 【主要功能】 既然费控系统可以代替传统的财务报销流程，就来说说系统所具备的一些功能（人工不具备的）： （1）审批流程清晰。 在日常报销工作中财务人员最深得体会的就是跟业务人员解释了N多遍审批流程，大家居然还是不清楚报销单都由谁来签字以及签字的顺序，每次报销业务人员都要打电话询问报销单找谁签字，甚至出现不具备审批权限的管理人员在报销单上签字，弄的财务很是尴尬。费控系统在流程上就已经根据企业审批流程和审批权限的要求进行设置，当报销单据流转时系统会提示下一步由谁来签字，同时也避免了越权审批的情况，不仅提高了工作效率还避免了工作失误。 （2）系统控制精准化。 费控系统的最大亮点就是可以进行费用额度控制，根据预算管控要求在费用系统中设置控制逻辑，当业务人员提报费用报销时系统会自动计算是否有预算额度、是否超进度或费率使用等，提前制止报销业务的发生。 更深入的举个例子来说明系统的强大：营销部市场推广费年度预算120万元，1-3月已经报销25万元，4月5日报销10万元（单据在审批中），系统控制逻辑设置为按月控制，那么4月20日营销部又提出支付10万元推广费，此时费控系统是如何运转的。 根据系统控制逻辑可以得出截至4月底营销部可以使用的推广费预算为40万元（120÷12×4），1-3月已经结账累计支出25万元，截至3月底可用预算15万元（40-25），4月5日有一笔在途审批单10万元，截至4月5日可用预算5万元（15-10），当该部门4月20日再次提出10万元申请时，系统会预警提示超预算5万元（5-10），单据可能会被强制驳回或者进行风险提示。 试想这么庞大的运算逻辑通过人工操作基本是无法实现的，或者成本很高。 （3）辅助业务部门进行分析。 业务部门同时可以利用费控系统查询、分析自己部门内各项费用预算使用情况，以及已执行业务所发生的具体费用明细，帮助其分析各项业务的成本费用支出，有助于节约成本。费控系统还可以根据企业的个性化需求进行定制升级，例如增加项目收入数据收集，可以完成某项目的投入产出比分析。 （4）报销流程与核算流程一体化。 其实在费控系统中可以增加核算科目的录入与资金结算功能集成，核算科目录入是将每一笔报销单据与一个或若干个会计科目做勾稽，通过报销单据直接传送至核算系统生成会计分录。报销业务一般会伴随着资金支付，所以可以在费控系统中增加资金结算功能，选择现金、转账、支票、在途等功能，将这些信息直接传递到核算系统，节省会计人员做会计分录的时间、避免人为操作录入差错。 【适用企业】 根据经验，无论企业大小都可以使用费控系统，因为费控系统都可以起到管控作用，帮助企业节约成本。当然大型企业可以选择市场上比较成熟的费控系统并且进行定制化开发，让费控系统更深入到企业运营中。中小企业可以选择市场上标准化费控系统，有的还可以在手机APP中操作，简单便捷。 【利与弊】 上了系统不一定能够发挥最大化价值，可能会出现性价比不高的情况。 利： （1）流程清晰、审批严谨； （2）精细化管控； （3）辅助分析与决策； （4）系统集成，无纸化办公。 弊： （1）设置、开发不完善导致操作人员抵触； （2）强调了管控的硬性，缺乏实际业务和政策的灵活性； （3）系统利用不充分导致性价比低。 |
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