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开会通知  股东（大）会会议也好，董事会会议也罢，开会的第一步就是“通知”，别看这小小的一纸“通知”，稍不注意就可能会导致股东（大）会决议、董事会决议被撤销或被确认无效。一份有效的股东（大）会会议或董事会会议的通知该如何制作并发出呢？法务部梳理出“会议通知制作及送达须知”。 1 “ 会议通知发出的主体要适格 ○ 实践中股东想召开临时股东会会议，往往就直接以自己名义向全体股东发出召开临时股东会会议的通知；董事也往往会直接以自己董事的身份向全体董事发出召开临时董事会会议的通知。 我国《公司法》对股东会会议的“通知人”作了明文规定：（1）股东会会议由董事会（执行董事）召集；（2）若董事会（执行董事）不能履行或不召集的，则由监事会（监事）召集；（3）若监事会（监事）不能履行或不召集的，则代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。 我国《公司法》对有限责任公司董事会会议的通知人作了明文规定：（1）董事长召集；（2）董事长不能履行或不召集的由副董事长召集；（3）副董事长不能履行或不召集的由半数以上董事共同推举一名董事召集。 2 “ 会议通知须载明审议事项 ○ 会议通知通常不会遗漏时间地点，但常常会将审议议题遗漏，通知中或没有议题或议题不明确。 审判实践中，淄博市临淄区公有资产经营公司诉山东齐鲁乙烯化工股份有限公司等股东请求撤销董事会决议案【（2007）淄民四终字第33号】中，法院认为：“根据公司章程的规定，董事会会议通知应当包括事由和议题。但此次会议通知中只注明会议议题是：规范公司管理，改善公司现状。对于董事会决议中拟作出的成立公司清产核资工作组及更换董事长等对公司有重大影响的事项均未涉及”；“杨滨川是2006年6月12日在淄博收到会议通知，2006年6月14日会议就在重庆召开，完全没有给杨滨川准备的时间，再加上会议通知中丝毫没有涉及会议内容，这实际上是不正当地剥夺了杨滨川董事对这次会议的表决权。” 会议通知中清晰的列明需要股东（大）会、董事会审议的议题，是股东、董事行使表决权的应有之义，股东、董事只有事先知晓需要审议的议题，方能在会议上充分表达自己的意愿。 3 “ 会议通知发出的时间要合法 实践中不少企业对于开会需要提前几天发出通知并没有准确的概念，而是认为只要适当提前几天就可以了。 事实上，我国《公司法》对于通知发出的时间有明确的规定：对于有限责任公司应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外；对于股份公司“召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东；临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东；发行无记名股票的，应当于会议召开三十日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。”需要特别注意，前述日期是以收到之日起算还是发出之日起算并未明确规定，但股东只有看到通知方能知晓开会的具体事宜，故应以收到之日起计算上述相应时间。 关于董事会会议，《公司法》中并未明确规定有限责任公司发出召开董事会会议的通知时间，但我们建议通知时间不能过短，要留有给董事思考该如何表决的时间，一般应不低于5日。《公司法》中对股份有限公司召开固定董事会会议的通知时间有明确规定“董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事”“董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。” 4 “ 会议通知的送达地址要准确 ○ 实践中向股东、董事发出通知的送达地址可谓五花八门，注册地、实际经营地、户籍所在地、实际居住地、工作单位地等等都有；发出的形式也是多种多样，邮寄送达、专人送达、邮箱微信送达等。 审判实践中，开会通知送达地址的错误，可能会导致决议无效或被撤销。在（2012）浦民二（商）初字第197号公司决议效力确认中，法院认为：“收件人系第三人的邮寄地址分别为…..，且原告并无证据证明寄送邮件时第三人确实居住在上述地址的事实，因此原告无证据证明2011年9月2日下午召开临时股东大会的通知已于会议召开十五日以前通知全体股东，故2011年9月2日召开的临时股东大会违反了《公司法》及公司章程的规定，侵犯了其他股东的合法权利，该临时股东大会形成的《股东会决议》和关于《上海XXX工具有限公司章程》修正案仅是原告单方意思表示，不具有法律效力。原告要求确认2011年9月2日形成的《股东会决议》有效，不符合法律规定，本院不予支持”。 为此，开会通知的有效送达显得尤为关键。我们建议开会通知的送达可按照以下方式进行： （1）企业应在制定公司章程或者股东名册中等内部文件中就明确载明所有主体接受各式通知的有效送达地址； （2）在上述文件未能载明的情形下，通知人应确保通知发出的送达地址是开会人实际可以接收到的地址；企业应以EMS快递送达，并保留寄送原件单据和送达回执； （3）若通知人以电子邮件方式送达，建议通知人提前在邮箱中设置邮件查看的自动发送回执，便于将对方打开邮件的证据予以固定留存。 （4）穷尽上述送达方式之后，仍未能将开会通知送达开会人的，通知人可进一步采用法院送达中的“公告送达”方式，通过报纸公告送达开会通知。 在陈建武与舟山博凯金融服务有限公司公司决议撤销纠纷（（2013）舟普商初字第289号）民事判决中，法院认为 “从本案中被告提供的邮政特快专递详情单看，邮单上寄件人一栏为博凯公司监事辛巧娜，收件人一栏为原告陈建武，电话为陈建武本人手机号码，地址为陈建武名下房产所在地，内件品名一览为临时股东会通知书，邮寄时间为2012年12月10日，到达温州未投妥时间为2012年12月11日，后转到公司由员工签收。2013年1月16日，被告又在《青年时报》上刊登了临时股东会会议通知，载明了股东会召开的时间、地点、及会议审议事项。本院认为，公司监事在通过邮寄方式向原告通知会议召开事项未妥投的情况下，于会议召开15日前在《青年时报》上又登报通知原告股东会召开事宜，可视为原告已收到股东会召开通知。” |
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