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比如我见过一些哪怕是令人尊敬的专家学者，在文档软件中，用连续敲几次空格键的方式做到首行缩进；用连续敲几次回车键的方式给文章分页。结果后来要插入新段落时，后面的格式全乱了，然后又花几个小时排版。 当然，我见过更多的是那些每天都在问 “有什么工具可以管理自己的时间”、 “有什么工具可以让自己自律”、“有什么工具可以让自己提高效率？” 的人。然而管理时间和自律从来都是自己的事。 在工具使用方面，我个人遵循的宗旨是：让工具为我所用，而不是依赖工具。 因此，我会用两篇文章给大家推荐我个人所使用的工具和心得。 （一）关于任务清单 目前我并没有使用任何工具来帮我处理清单。并不是因为那些工具不实用，而是它们大多没有告诉你一个关键问题：你根本不需要完成所有的事情。 很多人就抱着要解决掉所有事情的心态，去找工具、找方法。结果发现他们用了四象限法则、用了清单工具、用了番茄时钟，还是没卵用。于是开始怀疑方法有问题，或者怀疑自己是不是没有别人聪明。 其实，最简单的方法就是，不管用一张纸还是一个笔记应用，列出当下要处理的十件事情，把最重要、最有价值、最接近你目标的那一件事情放在第一个，第二个权重稍低，第三个更低。 如果这是你当天的任务清单，那么完成最最重要的一两件事情对你来说就是巨大胜利。你根本就不用为其他没有完成的事情着急，因为你根本就做不完（具体原因，可以点击这里看我之前写过的一篇文《关于非线性思维的思考》）。 与此相反，很多人的状态基本上就是：列出一大堆没有权重的清单，挑肥拣瘦地找自己觉得容易的或者刚好找上门来的事去处理，盲目工作了一天，看似完成了很多事情，假装安慰自己一级棒，实质上跟自己目标相关的事情一件都没有做，处于一种长期低效的恶性循环中而不自知。 我对工具的选择原则是，首先确定我的工作方式是什么，然后再去看有没有能够更好地帮助到我的工具。由此你也可以判断出来，哪些工具对你有利，哪些工具对你有害。所谓甲之蜜糖，乙之砒霜。 如果你明白以上问题，使用一张便签纸来做任务清单，也比用任何工具要强。 （二）关于个人生活和照片管理： 对于照片管理，我的照片并不多，所以不存在如何整理。倒是拥有很多的音频、视频、图片素材，这些统统使用文件夹来管理，并且都命好名字。由此我得出一个结论就是，在庞大的图片和视频素材面前（ 不管是生活还是工作的 ），任何工具都是纸老虎。至少出于目前科技的易用性和安全性考虑，还是乖乖整理文件夹吧，什么牛逼的工具，那都是懒人们的借口。当然啦，一定要依赖工具，整体图片素材来说，Eagle 也是不错的选择。 而对于生活，OneNote 、EverNote（ 印象笔记 ）在诸多笔记应用当中，可靠性和丰富程度是最强的，因为这么多年以来，他们都在深耕这个领域。如果不是因为 OneNote 同步网络问题严重，而我又不习惯挂 VPN ，我会一直使用 OneNote 。 后来转向了 EverNote，并且成为付费用户。当然，很多软件评测会告诉你说，OneNote 和 EverNote 分别适合的领域不一样，一个适合生活，一个适合知识管理什么什么的。无论测评多么专业，适合自己的，才是最好的。 不管你选择 OneNote 、 EverNote 还是使用其他云空间，抑或是使用本地存储，都避免不了要谈的一个问题是：你怎么构建目录？或者说如何整理这些零零总总的文件？ 事实上，不同的工作性质和不同的生活习惯决定了不同的目录，所以除了给出一定的例子，我们别无他法。如果一定要一个基础模式，那就从【信息的输入和输出】来考虑。 所以我一般会有以下的基础文件夹：
有了整理和归档的意识，然后再去选择工具，才能真正发挥工具的效用，否则，只会变成工具的奴隶或者再次怀疑工具。基于此，你可以根据自己的实际情况，把做好的目录按照 OneNote 或者 EverNote 的结构罗列出来，在使用过程中一边适应一边修改，直到最终习惯。 除此之外，你也可以借用其他的软件，比如 Omnifocus、Things3 或者 Asana，前两者主要基于 Mac ，第三个全平台可用，但只有英文。 （三）关于碎片化内容的整理： 在我遇到各种剪藏功能之前（ 印象笔记·剪藏、Pocket ），我一直习惯于打开一个 Word 文档，一边搜索有用的信息，一边把我觉得有用的内容复制下来，粘贴在 Word 文档相应的地方，并且为他们保留来源的超链接。查看的同时，我会对所有内容根据我的想法重新整理成文。最后归类到相应的文件夹当中。 当我开始使用各种剪藏功能时候，一开始觉得特别惊艳，因为你只需要一两步，就把自己认为的精华内容收入囊中。但不久之后，我得出一个结论：如果你本身就没有主动性，就别轻易使用如此方便的功能。 此前我主动搜集和整理文档的过程虽然困难，但它一直在调用我的思考力，力求把所有碎片化的东西系统化，最终完成一个完整的思考路径，虽然完成搜集看似花了更多时间，但我已经完成整个信息处理过程的一大半，剩下的就只有巩固消化。而使用剪藏工具后，即便能快速搜集出一大堆信息和数据，我也完全不敢保证我还会再来看它几眼。 所以最后，我把整个流程简化为： 第一，保留剪藏功能，但除非与我要深入研究的内容有重要联系，否则无需剪藏；如果看似有联系的内容，不剪藏，而是直接打开常用笔记本，把想到的点输入进去。 第二，这个常用笔记本可以是任何笔记本，但永远只用一页纸或者一个文档来写随机灵感，比如石墨文档的某一个文档，苹果备忘录的某个笔记。并且永远只选择一种笔记本，不在多种工具中游移不定。因为你会发现，其实你用到的永远都只有那么点功能。 以上两个做法的好处是，你的剪藏内容永远都为体系化思考服务，而你的碎片灵感永远都不超过一页纸。随时供你分类整理。 （四）关于云办公方式： 当各种云服务、云办公还没火起来的时候，我就作为微软 Windows8 的预览版用户，一直使用 OneDrive、OneNote，以及 Word、PPT、Excel 等办公套件。OneDrive 是一款目前被集成在 Windows10 系统中的云盘。当然，你也可以安装在 Windows7 及苹果电脑、苹果手机、安卓手机当中。我甚至曾一度沉溺于这种云服务的炫酷幻觉。因为随时随地打开文档和编写，确实特别方便。直到 OneDrive 网站有一天突然打不开，而我在公司写的文档，在家里用笔记本打开却并没有及时同步过来。 并不是说微软产品有多不好，这不过是因为国外的网络环境。 然后我意识到，使用【百度云+Office】套件也不是不可以，后来考虑同步的稳定性和安全性，我开始使用【坚果云+Office】。 到现在，【坚果云+Office】 一直是我工作上面重要文件的黄金搭档。 另外,我用了【石墨文档】来配合我的个人写作。因为我每天几乎要写出的文字超过 2000 字，有时候甚至上万字。为了提高工作效率，我不能花费大量的时间在排版上，而石墨笔记大大解决了这个问题——在公司电脑上打开浏览器，立马开始写作；离开的时候不用保存，直接关掉电脑。在家里，灵感来的时候翻开笔记本，打开浏览器，继续写作。 当然，你也可以使用印象笔记或者 OneNote ，前提是建立好自己的目录。我选择石墨最大的原因是，不用安装软件。 除此之外，随着这些习惯的养成，我发现云办公并不是我所想要达到的最终目的。所以尽量减少了其他的云工具使用。让更多工作得以离线和专注。 |
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