商务标书审计要点辨析

商务标书审计要点辨析

作者：李晓进　　上传时间：2013-7-3 0:0

　　[概要]本文从投标人商务标书的“盖章签署、证照、资质、财务状况、商务条款有无偏差、业绩”等6个方面，以剖析11个案例的方式阐述了审计要点，有助于招标人知晓“审计什么、怎么审计、审计结论怎么确定？”从而更有助于防范失职、堵塞漏洞。

　　序言

　　《内部审计实务指南第1号——建设项目内部审计（中国内部审计协会发布，2005年1月1日起施行）》第四章“招投标审计”对投标文件审计作了概括性的提示，本文以实践角度，拟从投标人商务标书的“盖章签署、证照、资质、财务状况、商务条款有无偏差、业绩”等6个方面，探讨审计要点。

　　投标文件一般由技术标书、商务标书（含资格文件，下同）组成。商务标书承载了投标人许多重要信息。初次接触厚厚的商务标书，往往一头雾水，无从入手，不知道审计什么、怎么审计、审计结论怎么确定？审计不可或缺的商务标书信息，不仅关系到评标、定标的有效开展，而且更有助于防范失职、堵塞漏洞。

　　在探讨上述问题之前，我们先“捋”清楚招标采购注1的基本程序或基本环节。

　　招标采购五个基本环节，即“招标、投标、开标、评标、定标”，用五个字简称五个环节即“招、投、开、评、定”。五个环节中，每个环节都有其标志性的文件：

　　招标→内容全面、阐述清晰的招标文件；

　　投标→真实完整、约束性强的投标文件；

　　开标→客观翔实、记载及时的开标记录；

　　评标→公平公正、性价择优的评标报告；

　　定标→遵循评标结论、表达业主意向的中标通知书。

　　商务标书使用于“投、开、评”三个环节，它的作用就是投标人的“介绍信”，招标人不能只是“稀里哗啦”翻一翻厚厚的商务标书，扔在一边，而是要有的放矢、认认真真读懂它所承载的信息。

　　一、以案例说明审计各类别信息的要点

　　商务标书承载的信息应真实、完整、有效，实际工作中提供的该类信息千差万别，以案例说明审计要点，有助于理解和阐述清晰。

　　1.盖章签署审计要点

　　[案例1]印章瑕疵。投标函乃至全部投标文件中加盖的不是投标人的行政公章，而是合同专用章或投标专用章（一般而言，此两种印章均由投标人的业务部门如营销部或驻外经销处等保管使用，此两种印章的管理相对松散），并且投标人没有出示加盖行政公章说明合同专用章或投标专用章有效性的证明函。在此情况下，笔者认为招标人无法判断加盖了非行政公章的商务标书是不是投标人真实意思的表达。根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条规定注2，评标委员会应当否决该投标人的投标。

　　以电子扫描方式套印行政公章的重大瑕疵。行政公章以电子扫描并辅助于彩色打印（印色同样是红色）的方式套印入商务标书中的诸如《法定代表人授权委托书》等诸多关键性文件，由于在电子扫描方式下容易采集印章的印迹，况且再通过电脑技术的“腾挪变幻”可以随意套印使用，从而导致招标人无法判断该等商务标书是不是投标人真实意思的表达；退一步而言，即便是投标人真实意思的表达，但是，假如认可了该等印章模式的投标行为，就给其他不良之人留下了可利用的空间。因此，笔者认为根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条规定注2，评标委员会应当否决该投标人的投标。

　　[案例2]签字瑕疵。《法定代表人授权委托书》上半部（即由什么职务及资格的人给谁授权的段落）“法定代表人”、“被授权人（或代理人，下同）”两个栏目均空白，既没有打印也没有填写各栏目中应有的人员职务及姓名；而下半部（即法定代表人与被授权人的签名栏）“法定代表人（签名）”、“被授权人（签名）”两个栏目虽有签名，但明显疑似同一个人的笔迹。在此情况下，招标人无法判断投标人的法定代表人是不是授权某人办理该次投标的相关事宜。根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条规定注2，评标委员会应当否决该投标人的投标。

　　[案例3]双代理人瑕疵。授权委托书出现了两个被授权人（代理人），其本意可能是一人负责技术事宜、一人负责商务事宜，可是并没有明示，从而导致招标人无法判断商务标书中的相关文件在只有一个代理人签名的情况下是否有效。

　　2.证照审计要点

　　本文所说“证照”是指辨识投标人身份的证件，相当于投标人的“居民身份证或户口簿”。这类证件主要有：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证等。

　　这类证件透露的基本信息是：投标人是否处于正常的、最基本的生产经营状态。

　　[案例4]营业执照无年检信息或年检信息“陈旧”。年检营业执照的目的，可以详见《企业年度检验办法》（中华人民共和国国家工商行政管理总局令第23号）。了解营业执照年检的目的有助于招标人把握与自己招标采购相关的信息，比如前置于经营范围的行政许可到期后若没有办理展期，是否在年检时相关的经营范围已经被工商行政管理部门从投标人的营业执照中剔除。由于年检信息只记载于副本，不记载于正本，因此，若商务标书只提供了营业执照正本；或者虽然提供了营业执照副本，但年检戳记已经是许多年以前的“陈旧”信息，均会导致招标人无法获知该投标人营业执照信息有无变更，甚至无法判断该投标人是否处于正常的生产经营状态。

　　关注投标人的营业执照信息，有利于招标人知晓诸如自己所采购的设备材料是否在投标人的经营范围之内、营业执照记载的与授权委托书中签名的法定代表人姓名是否一致、实收资本的金额是否远远小于采购标的额从而埋下了“小资本扛大活”的潜在风险等等。

　　[案例5]质量体系认证书有效期限过期或剩余有效期限不足于满足拟签订的合同期限。在历次开标过程中，遇到过许多起质量体系认证书过期的现象，究其原因有二：一是投标时恰好过期，续期（或称展期）尚在办理当中，新证书还没有办理下来；二是投标人根本不重视该证书的实质意义，马马虎虎，只是按惯例或要求出示证书的复印件，即便是自己已经有了新的证书，还依然向商务标书中装订旧的证书，“凑数”而已。

　　对于现有证书的“剩余有效期限不足于满足拟签订的合同期限”的现象，招标人应该给予充分关注。如果该投标人中标，则应该要求中标人在合同期内及时提供展期证书，以其作为招标采购项目质量保障的措施之一。

　　3.资质审计要点

　　本文所说的“资质”是可以帮助招标人解答投标人“能够做什么、能够承揽什么业务”的行政许可证件，相当于投标人的“学历证书”。

　　资质证书的类别主要有勘察设计类资质、生产或制造类资质、建筑施工类资质、机电安装类资质等。

　　[案例6]谨慎设定并认真审计投标人的资质等级。招标文件设定的投标人的资质等级“门槛”，既不能“拔高”等级阻挡潜在投标人（不利于选择价格合理的中标人），也不能“降低”等级缺失对招标采购项目的质量保证。设定资质等级应该把握的尺度是对照国家颁布的各类资质等级标准，能够满足招标项目的规模或技术要求即可。

　　对于重要的或者属于关键性的招标项目，诸如高温高压高危险性设备等，在评标会场或者在签发《中标通知书》之前，应该对投标人或者中标候选人出示的资质证书复印件进一步核查，核查途径可以通过登录相关的官方网站查询或者由中标候选人出示资质证书的原件进行复查。

　　4.财务状况审计要点

　　相对而言，前述的证照与资质都是在解决招标人招标采购的项目投标人“能不能干好”，是一种静态的回答；财务信息则是用数据在继续回答这个招标采购项目在“干的过程”中能不能让招标人放心，是一种动态的回答。

　　比如：第一，连续若干年（一般为近3年）的营业额可以对比投标人群体中“谁弱谁强”，特别是对业务范围相同或相近的投标人群体做对比更有实质性的意义；第二，资产负债率高低对招标人预付资金安全性的保障，较高的资产负债率是否需要在合同中增加履约保证金条款，或者招标人将面临着中标人不能按期履约的较大风险；第三，销售净利率从一个侧面反映了投标人的 “自信度”，太低的销售净利率让招标人感到投标人在“惨淡经营”。

　　[案例7]以用于营业执照年检的审计报告或者用于企业所得税汇算清缴的审计报告替代年度财务报表审计报告。前两类审计报告分别适用于工商行政管理机关对企业营业执照的年检、地方税务局对纳税人应缴年度企业所得税的审计，不适用于招标人对投标人整体财务状况的评判，相关信息不可采信。出现该现象的主要原因是投标人不知晓招标人关注审计报告的目的是什么，随意“凑数”。

　　[案例8]审计报告后附财务报表没有中介机构的审核签章。没有中介机构审核签章的财务报表，或者财务报表加盖的是中介机构的骑缝印章，经过复印一般都模糊不清，这两类财务报表都是中介机构“生产的不合格产品”，均不可采信。审计报告与财务报表出现了“两张皮”，甚至可能出现为了粉饰较好的经营成果随意更换造假的财务报表，给招标人带来较大的潜在风险。

　　[案例9]财务信息“陈旧”，没有可利用的价值。招标文件一般要求投标人提供近3年经过审计的财务报表，可是有的投标人提供的财务报表比较“陈旧”，比如参加2013年6月份的招标项目，投标人提供的却是2009～2011年的财务报表，如果招标人计算投标人的资产负债率，最近的——2011年12月31日的财务数据已经过去了18个月之久，计算结果没有多大的参考价值，失去了实质性的意义。

　　5.商务条款有无偏差审计要点

　　商务条款的偏差一般有两点，一是付款方式；二是履约保证金。

　　[案例10]投标人资产负债率居高并且不提供履约保函。在招标文件列示的合同主要条款要求提供履约保函的情况下，出现该类情况，如果发生在评标阶段，根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条规定注3，评标委员会应当否决该投标人的投标；如果发生在定标后的合同洽谈阶段，根据《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十五条规定注4，招标人可以按照中标候选人排名次序依次重新确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。

　　6.业绩审计要点

　　相对而言，资质是从行政许可角度解答投标人对招标人的“活儿能不能干得了”；业绩则是从实践角度回答“相同或相似的活儿干了多少、干得怎么样”。

　　[案例11]防止投标人编造虚假业绩、“涂脂抹粉”蒙混过关。投标人展示业绩除了列示业绩清单，更重要的是出具支撑业绩的相关文件，诸如记载有结算信息的发票复印件或者投标人与他人的商务合同复印件等，该类文件由于都触及到了商务秘密，投标人可以在原件基础上适当遮挡单价及价款信息后再予复印。

　　核查投标人业绩信息的真实性，看似简单其实又很复杂，其复杂性在于：一是评标现场几乎难以核查，因为没有可靠的核查途径；二是评标前后不可能逐一考察潜在投标人或投标人拥有的业绩；三是想考察的对象往往都是招标人的商务竞争对手，人家一般都不愿意提供详实的情况。

　　如何解决业绩核查的难题，有一个途径可供参考：对投标人业绩的真实性无法做出准确判断且又属于关键性的采购项目，在签发《中标通知书》之前针对排名第一的中标候选人，立即启动业绩核查程序，尽量避免该中标候选人的参与或配合，而由招标人自己按照投标人的业绩清单，直接考察，摸清真实情况，再做最终决策。

　　经过查实，如果业绩虚假，按法律规定则应取消中标候选人或中标人的资格，“招标人可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。”（《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十五条之规定）

　　二、按专业划分审计各类别信息的责任人

　　会计师、合同管理师、审计师、统计师、经济师适合审计“盖章签署、证照、财务状况、商务条款有无偏差”等类别的信息。该类信息，量大、繁杂，需要物色综合素质高、责任心强的专业人员担当此任，以便在开标、评标的有限时间内做出准确的评判。

　　工程师适合审计“资质、业绩”等类别的信息。该类审计，不能“空白”，否则后患无穷。

　　由于各类别信息的审计内容基本固定，招标人可以设计固定表格，用于填写审计结果，从而提高审计效率，做到“谁审计、谁负责”，防止审计项目遗漏，减少招标采购风险。

　　结束语

　　本文所述的审计要点，并不能涵盖商务标书审计的全部内容，只是起到抛砖引玉的作用，欢迎对该类课题有兴趣的业者同仁共同探讨。

　　注解附录：

　　注1：本文所说的采购，不仅仅是指设备材料的采购，还包括了工程施工以及服务类诸如中介服务、设计服务、劳务提供等有形物和非有形物的采购，是一种广义的采购行为。

　　注2：《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条“有下列情形之一的，评标委员会应当否决其投标：投标文件未经投标单位盖章和单位负责人签字。”

　　注3：《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十一条“有下列情形之一的，评标委员会应当否决其投标：投标文件没有对招标文件的实质性要求和条件作出响应。”

　　注4：《中华人民共和国招标投标法实施条例》第五十五条“国有资金占控股或者主导地位的依法必须进行招标的项目，招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人不按照招标文件要求提交履约保证金，招标人可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以重新招标。”