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“为什么我投的简历，总是收不到回复呢？” “亲，我的邮件你好像还没回复哦~”“啊，你发邮件了？” ....... 这些问题，你可能或多或少都会遇到，究其原因，则在于对于邮件的使用不当造成的。 图片来源网络 由于学生时代用邮件不多，也没有太过于规范邮件的使用，等到上班或求职工作时，常因邮件的使用不恰当，而出现效率低下等的问题。 信息高速流通的今天，邮件已经成为上班族，甚至是每个人必备的沟通工具。 一封邮件，直接代表了你或者你所在公司的形象。如何使用好一封邮件，已经成为职场的必备技能之一。 想要更好的使用邮件进行沟通，这7个邮件使用的大坑一定不要踩。 01 避免使用QQ邮箱 曾经听过一位做HR的朋友跟我说，他每天都能收到一堆求职邮件，首先筛除掉的就是使用QQ邮箱的人。 “为什么，不能这么歧视QQ邮箱呀”，这应该是大多数人心里的疑问。 首先，我们需要搞清楚，邮件注册名和对外展示名（别人看到的名字）的区别。 如果你是使用的qq邮箱发邮件，那么对完展示的邮件名，就是你QQ的昵称。 而96%的人qq昵称，都不是本人名字，非主流，伤感等各种奇怪的名字。 图片来源网络 试想一下，HR每天收到无数的邮件，看到这种奇怪的不规范的名字，直接印象就是你这个人不严谨，在那么多邮件中，你觉得还会看你的“杀马特“邮件”吗？ 图片来源网络 不仅仅是HR，给其他人发邮件也是一样，所以花点时间注册一个正式的邮箱吧，避免使用QQ邮箱。 02 邮箱名字很重要 注册邮箱时，到底怎么命名才好呢？ 注册新邮箱时，一般会提供三种注册方式。 图片来源网络 就拿网易邮箱来谈，很多人为了注册的省力，会直接使用手机号进行邮箱注册； 你可以自主命名对外展示名，却没办法改变邮箱的注册名，你的注册名将是一长串的数字。 试想一下，别人给你发邮件时，需先记住你邮箱的长数字，才能准确的给你发邮件。 这样不仅麻烦，而且你的辨识度也很低，严谨度不足。 建议使用字母邮箱注册等方式，你可以使用自己的名字拼音缩写，或英文名字+姓氏拼音的方式，让他人一眼认出你是谁。 对外展示的名字，可以直接使用自己名字，或英文名字。 如果是工作岗位的沟通，还可以加上公司的名字等。方便辨认，体现专业。比如：XX公司-XXX 03 邮件正文：五W原则 问一个问题，当你看到这样的邮件时，你会认真看下去吗？ 关于写邮件，其实大有讲究。 试想一下，你是收邮件的人，是不是希望能尽快捕捉到重要信息，而不是看长篇的“废话”，有些人写邮件，为了体现自己的“真诚”，原本20个字就能表达清楚的事，非要写上200字。结果就是：收件人很难捕捉信息。 （所以，你要表达什么？招聘？） 建议写邮件以简明扼要为主，尽量控制在200字之内（特殊情况除外），少用形容词。 你可以采用比较通行的5w法则进行写作。 即：who,when,what,where,why(背景）。 把你邮件的目的或者是请求收件人做的事情，最好使用一句话在开头写出来，这样能更快的便于对方捕捉信息。也能体现你的专业度。 04 邮件命名要正确 Bluf原则 在对方的邮件列表中，你的对外展示名字（邮箱名）和邮件名字是最直观的信息。 除了有一个直观的邮箱名，你还需要一个能直接表达邮件内容的文件名。好的邮件命名可以直接提升打开率和对方的处理速度。 图片来源网络 你可以参考军队的行事方式，在邮件命名中采用Bluf原则（Bottom line up front),即把最重要的行动，结论和指示，放在最前面。 举个例子，比如你写了一个请求领导批准某某活动经费的邮件，是不是可以命名为“ 请求：批准某某活动经费 ”。 在一些很紧急或者重要的事情上，也可以采用【】进行强调，如【重要通知】中秋不放假说明。一些比较大的企业在这点都做的错哦！ 05 附件的使用 彰显细节 附件的命名看似是小事，其实最能彰显你个人的形象。 试想下，当你接收到一封带有很多附件的文件时，第一反应是什么？ 附件的使用需要注意到三个小点。 1.保证对方能知道附件的主要内容，无论在什么设备上查看邮件。 手机越来越普及，有时我们需要在手机上查看邮件，当附件中有一些比较复杂的格式，或者文件比较大时，手机无法查看，很是耽误事情。 因此我们需要在邮件正文，对于一些必要的附件，进行截图说明或文字说明等，方便对方查看和捕捉信息。当然这点在电脑上也适用。 2.如果是一些容易产生错乱（错版）的文件，建议多上传一份PDF格式。 比如当你给对方发邮件附上的是PPT，WORD等文件，对方在使用不准确的设备查看时，会出现错版现象，因此最好附上一个PDF格式。（比如你的PPT是使用powerpoint,对方使用WPS打开就会错版） 3.合理的对附加进行命名，千万别出现新建文本之类的名字 附件命名简单明了就行，如果你是一个设计师，由于给客户设计需要不断修改，建议可以以“文件名称+日期+V1.0'之类进行命名，可以防止客户在下载保存时搞混文件。 06 收件人/抄送/密送别搞错 一个邮件准备好之后，最后一步填写收件人，抄送人等相关信息，切记不要出错。 收件人，是指直接邮件的回复方，或执行方之类的直接相关人员。 抄送人，则是对事情具备有知情权的人，需要知道或者参与到事件中的人物。 密送，则是一种不太常用的方式。 举个例子，比如你发一个邮件给A，抄送了B，同时密送了C，AB都知道彼此收到了邮件，却不知道C也收到了邮件。 C则知道所有信息，包括能看到AB收到了邮件。密送一定要谨慎使用哦~ 收件人，抄送人，密送如果搞混，后果可是很严重的哦~ 另外在发送前，一定要确认下自己发的对不对，如果你不知道该发给谁，抄给谁，最好问下身边的同事。 07 在合适的时间发邮件 没有人会喜欢在休息日收到工作相关的邮件，因此在邮件发送时间上，一定要避开休息日。 如果情况实在特殊，发送邮件后，一定要给收件人去个电话或发微信之类告知，防止邮件回复不及时。 图片来源网络 ▍最后，总结一下，发邮件要注意7个小点：
祝愿你都能写出完美的”邮件“，提升效率！ 文章转自微信公众号Tools指南 【我们尊重原创。文字图片素材，版权属于原作者】 |
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