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小区业主委员会工作制度

 孤书CC 2018-12-13

小区业主委员会工作制度

小区业主委员会工作制度

一、定期接待制度

1、 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理,业委会设立业主接待制度。

2、业委会接待业主,采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时,可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。

3、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉,应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。

4、 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理:

(一)涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题,由业委会转交物业公司处理,要求物业公司整改并加强监督;

(二)涉及其他业主违反业主公约的问题,依照业主公约的规定进行处理;

(三)涉及业主共同利益的重大事项,经业委会研究决定后,召开业主大会表决决定;

(四)涉及业委会自身存在的问题,由业委会研究改进解决;

(五)不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题,告知通过其他渠道,由有关部门解决。

5、业委会专门设置业主意见登记簿,由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外,应在有相应处理方案时予以答复。

附:

值班定时接待:每周三 比XX:00——XX:00,

位置:业委会办公室

业主联系箱:业委会办公室门口

联系电话:

主任: 手机: 邮箱:

副主任: 手机: 邮箱:

委员: 手机: 邮箱:

委员: 手机: 邮箱:

委员: 手机: 邮箱:

委员: 手机: 邮箱:

委员: 手机: 邮箱:

二、工作记录制度

1、业主(代表)大会会议采用集体讨论形式:会前15日就会议内容、时间、地点在小区 位置、 位置公示栏内公告,书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半,现场投票,当场开票宣布结果。会后3日内公告决定并拍照存档。

2、业主(代表)大会会议采用书面征求意见形式:会前15日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区 位置、 位置公示栏内公告,书面通知街道房办和居委会,前7日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后3日内公告决定并拍照存档。 3、做好业主大会会议、业主委员会会议、物业服务合同协商签订活动,以及物业管理中各项重要事项的记录,并妥善保管。

三、 信息公开制度

1、业主委员会应当建立信息公开制度。

2、按照规定3日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。

3、每半年公布专项维修资金和公共收益收支;接受业主查询所保管的物业管理信息。

四、档案管理制度

1、档案由专人管理,档案管理人员要忠于职守,自觉遵守档案制度。

2、档案管理人员应做好档案收集,整理,归档等工作。

3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。

4、档案管理人员应做好借阅、登记手续,对于借阅时间较长的档案,及时催要,使用者查阅保密档案,必须经业委会领导同意后方可查阅。

5、档案库房必须有防盗,防火,防潮,防鼠等措施,库房内的档案应排列有序,按照保管期限或类别,项目进行保管。

五、印章管理制度

(一)、印章的保管:

1、印章(包括业主委员会公章、财务专用章等)分别由业主委员会不同委员妥善保管,确保印章安全。

2、印章保管人和保管方式由业主委员会集体讨论决定,印章如不慎遗失,保管人员应及时向业主委员会报告,到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动,应及时上缴印章,由业主委员会重新确定印章管理人员。

3、所有用印必须经业主委员会过半数委员同意方可使用, 凡未经半数以上委员批准,一律不能使用印章。印章使用人必须做好用印登记手续,并留存文件原件副本存档,以便备查,绝对禁止在空白纸上加盖公章。

(二)、印章的使用程序

1、所有印章的使用都要事先认真填写《公章使用登记表》,并经业主委员会过半数委员在《登记表》上签字同意方可使用。

2、紧急情况必须使用公章时,使用人需与业委会过半数委员联系,向其说明情况,得到多数委员的口头同意后方可使用,但事后公章使用人必须在一周内完成《公章启用登记表》的补签工作,同意使用公章的其他委员必须亲自核实情况,确认属实后方可进行补签,如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。

3、每次公章使用都要有记录,要记录申请使用人姓名、用途、盖章人姓名

(三)、印章的使用范围

1、印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合同、《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。

2、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况,确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。

3、凡违章使用公章,造成经济损失或严重不良影响的,交市、区主管部门查处,由责任人承担法律责任。 本工作制度由业主委员会负责解释,接受业主监督。

没有人会主动地保护你的权利、一定是你自己站出来主张自己的权利。不主张,就没有权利。

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