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分类丨工作技巧 字数丨2600字，阅读约3分钟 三句话，帮你写好年终总结 这一年马上就要结束，我想很多朋友此刻想必都在做年终总结。 事实上，无论对于公司“部门”还是“个人”来说，制作年终总结都是一件非常有意义的事情。 然而很多朋友却并不善于此项工作，特别是当需要进行公开或私下的口头汇报时，往往会出现“流水账”、“假大空”之类的问题。 所以我们今天继续聊聊，一份好的“年终总结”到底应该如何制作。 其实我们平时所说的年终总结包含两种不同的类型。 一种叫做「分析报表」，是以数据和工作成果为基本内容，通常会由财务部门协助进行总结，最终生成数据报表。而这份报表可以最准确的反馈出各个部门年度的工作情况。 而另一种，则叫做「述职报告」，是从个人或者所代表的部门角度出发，比较直观的汇报、分析过去一年的工作状态与得失。 而我们一般所说的年终总结，通常默认指的其实是后者。因为分析报表并不是每一个人都需要参与制作的，它有一定的专业性要求与格式规范。 而述职报告则相对宽泛的多，公司里每个人都可以针对自己过去一年的工作情况进行一下总结，也可以从自己的角度去谈谈对工作的看法。 当然，每个人这一年的经历不同，工作感触不同，甚至公司对年终述职的具体要求也不尽相同，我们很难用一份统一的“模板”来满足所有人的需求。 但是，总体来说，当你制作年终述职的时候，有些技巧可以帮你很好的理清思路，做出一份让人满意的年终述职，总结起来就是三句话： 「先做减法」，「再有增量」、「表现成长」 下面进行详细说明。 优秀的年终述职，第一步是做“减法” 很多人犯的第一个错误就是在年终总结中什么都想写，总觉得自己过去一年做了那么多工作，总要都提到才能让领导看到自己的辛苦。 因此，把大量日常的，事务性的工作罗列在年终总结中。而且喜欢冠以“用数据支撑”这样的说法，罗列一大堆空洞乏味的数据。 例如，一个后勤经理，在年终报告中上来就是一大串数字：后期部，在过去一年，总计完成设备保修1273次，设备更新维护522次，空调清洗278次，暖气维护XXXX次，洗手间改造XXXX次…… 说实话，数据不可谓不详尽，然而对于听众来说，听到这些也真的是有够无聊…… 即使是你的领导，也不会愿意去听你念这些干巴巴的数据，因为这些日常的，事务性的工作原本就是你的“本分”，罗列的再多也不会有任何意义。 况且，相对于“你做了什么”，你的老板更在乎是“你做到了什么”。 一个程序员，写了1万行代码还是10万行代码并不重要，重要的是他是否完成了重要的模块开发。 一个后勤经理，进行了多少维修，多少改良并不重要，重要的是给公司节约了多少水电，是否保障了全年无事故运营。 所以说，年终述职的第一步，其实是做「减法」。 把日常性的、事务性的内容通通抛弃； 把单一的，结果性的内容（例如KPI的达成）归纳成一条关键数据，然后一笔带过。 不要担心做了减法，会不会让你的上司无法了解你工作的辛苦。 因为每个人平时工作状态如何都在他领导眼里看着呢。而且，只有当做了减法之后，才能更好的去表现你过去一年工作中的「高光时刻」。 每个部门，每个人，在一年的工作中，总能找到一些属于自己的高光时刻，例如一个特别重要的项目，一项成果特别棒的工作，甚至一次突发危机的挽回。 这些高光时刻才是我们年终述职中最应该着力表达的部分，因为讲好一个“优秀工作”给听者带来的观感要远胜于一堆平庸枯燥的日常工作罗列。 所以，当你在制作年终总结时，做完减法之后，剩下的就应该是全年中你完成的最漂亮， 也是最想跟大家仔细聊一聊的那几项工作，通常来说，是2~3项。 「信息增量」往往就是工作背后的故事 一次好的述职报告，第二个核心要点就在于一定要有信息增量。 你要明白，你过去一年做了哪些，有哪些成绩，达成多少业绩，产生多少利润，这些信息自然是非常重要。 但你的老板并不需要靠你的年终述职来获取这些信息…… 事实上，一个部门到底今年为公司挣了多少钱，详细的报表早就已经交到你老板手上了，如果他只是想知道这些信息，翻翻报表就好了，何必让大家再多此一举的分别进行总结述职呢？ 其实，如果你把述职报告做成了一份“数据简报”那就失去了这件事情的初衷。 你的老板真正想听到的，是那些诸如人的工作状态，工作中的思考，团队的成长等等报表上看不到的东西。 而这些，也就是我们所说的「信息增量」。 在之前的文章中，我们曾经给大家讲过用“故事化思维”制作年终总结。如果有兴趣的话，可以去查看一下。 我们这里简单说一下说一下“故事化”的核心思路其实就是用“讲故事”的方法来增加述职报告中的信息增量。 经过了第一步的筛选，想必您已经找到了自己想要重点叙述的项目与内容。 所以，为了讲好这些工作事项“背后的故事”，你需要做的就是问问自己，也引导大家一起思考下面这三个问题： 1、在这件事情上，我们遇到了什么困难？ 2、我们是如何解决这个困难的？/我们为什么没能解决这个困难？ 3、通过这件事情我们获得什么收获/教训？ 通过这种方法，一来能够有效地吊起大家的好奇心，让听者更有兴趣知道“我是如何工作的”。 二来丰富的细节，更能表现出你在工作中的思考，特别是对于很多「方法论」的提炼更是重中之重。 要知道，一个“自己能做好工作”的员工也许只是一个优秀员工，但是“能总结出让其他人更好工作的方法”，这样的员工一定会成为公司重点培养的目标。 「成长性」代表了你未来的价值 年终总结中的第三点，也是最容易被大家忽略的一点，那就是个人通过过去一年的工作，获得了哪些成长。 无论你过去一年做的是好是坏，所有那些都已经成为了无法更改的过去式。 而对于公司来说，更看重的，其实是“下一步”会发生什么。 而年终总结对于个人来说，往往也是展示个人成长性的一个关键所在。 很多人在职场上都有一个疑问，那就是“为什么我无法获得升职加薪？” 但实际上，这个问题我们应该换个角度来看，那就是“你的老板为什么要给你升职加薪？” 我们经常会有一个误区，那就是以为：升职加薪是对一个人优秀工作的奖励。 但实际上并非如此…… 如果一个老板想要奖励某个员工的优秀表现，他最好的选择是直接发奖金，而非给他升职或者给他加薪。 从本质上来说，公司之所以会“器重”某些人，是因为公司觉得给他加薪，给他升职是一件很划算的“投资”。 你的老板不是什么慈善家，他给你的每一次提拔，每一次涨薪都必然附带着他自己的意图与期待，最直接的一条就是：他认为你在未来能给公司挣更多的钱。 换句话说，如果你真的期待能够得到公司的器重，最核心的一点其实就是告诉公司：我有很强的「成长性」，我的未来值得你的期待。 而为了做到这一点，你可以在自己的述职报告中引入一些额外的内容来表现自己的成长。 比较直观的，可以纵向对比一下今年之前的关键数据与指标，并简单分析获得成长的原因以及下一步的规划。 如果找不到直观的数据表现，那不妨去讲一讲，在今年你在工作方法、工作思路上有了哪些新的收获。 哪怕这些收获并不大，但依旧值得拿出来说一说。 哪怕你跟大家说说，过去你对工作复盘不重视，但是今年经过几次实践后，发现了工作复盘的重要性，然后聊聊你从复盘中收获了什么，这都是很好的选择。 当然，你所说的内容一定要言之有物，不然实际的工作中表现如何，其他人其实都是看在眼中的。 这就需要您在做年终述职报告的时候认真思考一下自己过去一年的得失。 我相信，只要您真的能够静下心来仔细思考，认真总结。 哪怕没有华丽的PPT，哪怕这次报告依旧不够精彩，但是对您个人的成长，一定会带来莫大的帮助。 |
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