合同管理
1合同、协议管理风险与关键点控制
1.1合同、协议风险
企业在日常经营活动中难免会与外部单位、组织等发生业务往来，为保证双方的权益，在平等互利的基础上，应依法签订合同、协议，约定双方的权利、义务等。在合同、协议的设立、履行、变更、终止的过程中，企业应加强管理做好内部控制工作，并关注八项风险：
1忽视对被调查对象主体资格的审查，导致合同无效或引发潜在风险。
2合同、协议行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。
3谈判经验不足，缺乏技术、法律和财务知识的支撑，导致企业利益损失。泄露本企业谈判策略，导致企业在谈判过程中处于不利地位。
4合同、协议未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。
5合同、协议内容不完整、权利义务不明确或未签订书面合同、协议，可能导致企业资产或股东权益遭受损失。
6合同、协议条款未恰当履行或监控不当，可能导致违约损失。
7合同、协议信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露。
8合同、协议纠纷处理不当，导致企业权益受损。
1.2合同、协议管理关键点控制
企业在建立与实施合同、协议管理内部控制过程中，至少应强化相关的关键环节及关键点控制，以规避上述风险，避免给企业带来各类损失。
控制事项 要控制的关键点 合同订立 1、建立合同订立授权委托代理制度，严格审核合同签约主体的资格及信用情况。
2、仔细核对合同内容和条款的核心部分及关键细节。
3、在法律、技术、财会等专业人员的参与下订立重要合同。
4、建立合同专用章保管制度。 合同审核 1、选择合适的人员对合同进行会同审核。
2、制定规范的合同审核标准及流程。
2、建立合同退改重审制度。 合同履行 1、监控合同履行实施，检查、分析和验收合同履行情况及效果。
2、按照合同条款审核执行预算。
3、建立规范有效的违约及合同纠纷处理制度。 归档管理 1、完整保存合同文件及合同执行情况评估和总结的相关文件。
2、分析合同管理的整个过程，并依据岗位责任制进行相应的奖惩。
2合同、协议管控职责与授权审批
2.1合同、协议管控职责
对合同、协议实施内部控制，企业应建立合同、协议管理岗位责任制，确保合同、协议的拟定、审批与执行分开，并相互制约与监督。企业中与合同、协议管控有关的岗位及其职责权限。
岗位类别 主要责任 不相容职责 董事长 1、授权总经理代表企业行使合同、协议相关职权。
2、签署合同协议签章授权委托书。
3、审批超出总经理审批权限的重大合同、协议。 1、审批企业合同管理制度。
2、审批总经理审批权限内的合同、协议。 总经理 1、审批企业合同管理制度。
2、审批企业主营业务格式合同、协议。
3、审批各部门的合同、协议文本。
4、审核超出各部门负责人审核权限的合同、协议。
5、负责对外重大合同、协议的谈判与签章。 1、制定企业合同管理制度。
2、制定企业格式合同、协议。
3、制定各部门的合同、协议文本。
4、负责企业一般性合同、协议的签章。
5、审批超出本质权限的合同、协议。 法务部经理 1、审批企业合同管理制度。
2、审核企业格式合同、协议。
3、审核各部门的合同、协议文本。
4、参与重大合同、协议的谈判。
5、审核企业合同、协议台账。
6、审核有关合同纠纷的法律诉讼文件。 1、制定企业合同管理制度。
2、制定企业格式合同、协议。
3、制定各部门的合同、协议文本。
4、负责企业一般性合同、协议的谈判。
5、设置企业合同、协议台账。 各部门负责人 1、草拟与本部门业务相关的合同、协议文本。
2、协助拟定企业主营业务格式合同、协议。
3、负责超出业务经办人员权限的合同、协议谈判。
4、初审业务经办人员与合同对方拟定的合同、协议条款。
5、监督本部门合同、协议的签订及履行情况。 1、制定企业格式合同、协议。
2、审核本部门的合同、协议文本。
3、负责经办人员权限内的合同谈判。
4、在授权委托的范围外签订合同、协议。 法律顾问 1、草拟企业合同管理制度。
2、草拟企业主营业务格式合同、协议。
3、草拟企业重大或特殊合同、协议。
4、监督、指导各部门起草及修订合同、协议文本。
5、查证签约对象的合法身份及法律资格。
6、审查业务经办人员与合同对方拟定的合同、协议的具体条款。
7、参与法律关系复杂合同、协议的谈判。
8、协助业务经办人员依法签订、变更和解除合同、协议。
9、检查合同、协议履行情况。
10、协助各部门处理合同、协议中的纠纷。
11、负责合同、协议纠纷的仲裁及诉讼活动。 1、审核企业合同管理制度。
2、审核企业主营业务格式合同、协议。
3、审核企业重大或特殊合同、协议。
4、拟定各部门合同、协议文本。
5、参与一般性合同、协议的谈判。
6、与合同、协议对方签订合同、协议。
7、办理合同、协议变更、清结手续。 业务经办人员 1、对拟签约对象进行资格调查。
2、与合同、协议对方商讨合同条款，负责拟订合同。
3、在授权委托的范围内签订合同、协议。
4、定期汇报合同、协议的履行情况。
5、与合同、协议对方协商解决合同、协议纠纷。
6、办理合同、协议变更、清结手续。 1、拟定企业合同管理制度。
2、拟定本部门的合同、协议文本。
3、审核与合同对方拟订的合同、协议。
4、在授权委托的范围外签订合同、协议。
5、对合同、协议对方提起仲裁或诉讼。 财务人员 1、调查拟签约对象的资信情况。
2、按照合同、协议约定条款办理财务手续。
3、按照合同、协议约定条款收付款项。
4、按照合同、协议约定条款履行赔偿责任。 1、拟定企业合同管理制度。
2、拟定企业格式合同、协议。
3、办理合同、协议变更、清结手续。 合同档案管理员 1、设置企业合同、协议台账。
2、建立和保管合同、协议档案。 1、审核企业合同、协议台账。 印章管理人员 1、保管合同、协议专用章。 1、使用合同、协议专用章。
2.2合同协议授权审批制度
1总则：
1.1为明确企业合同、协议审批权限，规范企业合同、协议订立行为，加强对合同、协议使用的监督，防范和减低因合同、协议的签订而给企业带来的风险，特制订本制度。
1.2规范企业合同、协议的拟定、审批及签章工作，以符合《公司法》《合同法》等法律法规及规范性文件的有关规定，确保合同、协议的顺利履行，维护企业的合法权益。
2适用范围：
2.1本制度所称合同、协议指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
2.2本制度适用于企业所有书面合同、协议的审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
2.3本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同、协议的各业务、职能部门。
2.4本制度中所称业务经办人是合同、协议谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同、协议最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
3授权审批职责：
3.1合同、协议分类：
3.1.1一般性合同、协议：标的资金支出在万元以下或资金收入在万元以下的合同、协议。
3.1.2重大合同、协议：标的超出万元资金支出或万元资金收入是合同、协议。
3.2企业对外签订合同、协议均由董事长授权总经理代表企业行使职权。
3.3总经理职责：
3.3.1总经理审批企业所有格式合同和各部门的合同、协议文本。
3.3.2总经理负责企业对外重大合同、协议的签章，审核超出各部门负责人审核权限的合同、协议。
3.3.3总经理授权业务经办人员代表企业签订合同、协议。
3.4法务部经理审核企业格式合同、协议和各部门合同、协议文本。
3.5各部门负责人职责：
3.5.1负责草拟与本部门业务相关的合同、协议文本。
3.5.2协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同、协议。
3.5.3初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。
3.6法律顾问职责：
3.6.1草拟企业主营业务格式合同、协议或企业重大、特殊合同、协议。
3.6.2监督、指导各部门起草及修订合同、协议文本。
4授权审批流程：
4.1原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同、协议或部门合同、协议文本。
4.2法律顾问草拟的格式合同、协议应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式的书面合同、协议，变更程序亦同。
4.3各部门草拟的合同、协议文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后形成正式的书面合同、协议，变更程序亦同。
4.4业务经办人员与合同、协议对方拟定的一般性合同、协议须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后形成正式的合同、协议，变更程序亦同。
4.5业务经办人员与合同、协议对方拟定的重大合同、协议须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后形成正式的合同、协议，变更程序亦同。
5附则：
本制度由企业法务部制定并负责解释。报总经理办公室审议后生效。自年月日起实施。
3合同、协议编制与审核控制
3.1合同、协议对象选择控制流程
3.2格式合同、协议编制控制流程
3.3合同、协议文本编制控制流程
3.4合同、协议审核控制流程
3.5合同、协议会审控制制度
1总则：
1.1为防范和控制合同、协议可能的风险,加强对合同、协议制定的监督，规范企业合同、协议制定行为，特制定本制度。
1.2本制度适用于企业各类格式合同、协议、部门合同、协议文本的制定，以及对业务经办人员与合同、协议对方拟定的合同、协议的会审。
1.3本制度所称会审，指合同、协议在拟稿以后正式生效之前，由合同、协议关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同企业法务部对合同、协议文本进行审核。
2合同、协议的会审内容及要点：
2.1合同、协议拟定：
2.1.1法律顾问会同各部门起草的企业格式合同、协议、各部门拟定的本部门合同、协议文本以及业务经办人与合同、协议对方拟定的合同、协议,分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同、协议在会审过程中的传递。
2.1.2合同、协议拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。
2.1.3合同、协议拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程中的传递，直到合同、协议盖上合同专用章后结束。
2.2合同会审主体及内容：
2.2.1法务部主要负责对合同、协议对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。
2.2.2技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等)、企业技术标准等进行审查。
2.2.3财务部主要负责对合同对方资信情况、价款支付等的审查。
2.2.4法务部和财务部负责对违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
2.3合同、协议会审要点：
2.3.1合法性。包括合同、协议的主体、内容和形式是否合法。合同、协议订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备。资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2.3.2经济性。主要指合同、协议的内容是否符合企业的经济利益。
2.3.3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力、是否具备签约资格。担保方式是否可靠。担保资产权属是否明确等。
2.3.4严密性。包括合同、协议条款及有关附件是否完整齐备。文字表述是否准确。附加条件是否适当、合法。合同、协议约定的权利、义务是否明确。数量、价款、金额等标示是否准确。
3合同、协议会审管理规定：
3.1参与合同、协议会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。
3.2会审人员应对合同、协议中的相关内容认真仔细地审查，发现疑问之处，应及时与合同、协议拟定部门进行沟通。
3.3会审中若发现合同、协议中确有不妥之处，应责成合同、协议拟定部门修改或重拟，直至确认合同无误为止。
3.4各会审部门对合同的会审工作累计不得超过个工作日。
3.5根据法律规定及企业需要，会审通过后的合同、协议文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。
3.6会审通过的合同、协议报总经理审批后，统一分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。
4附则：
4.1本制度由企业法务部制定并负责解释。
4.2本制度经总经理批准后自年年月日起实施。
4合同、协议订立控制
4.1合同、协议订立控制流程
4.2合同印章使用控制流程
4.3合同专用章管控办法
1总则：
1.1为加强企业合同专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，特制定本办法。
1.2本办法适用于企业合同专用章的使用、保管等。
2合同专用章的使用：
2.1合同专用章由企业综合管理部统一印制，并指定专人保管。
2.2企业因业务发展需要对外签订合同时由企业董事长或其授权的人（总经理等）签章，同时加盖合同专用章。
2.3合同专用章仅限于有关合同、协议的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。
2.4业务经办人代表企业与合同、协议对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同、协议授权签字人审查同意后方可用印。
2.5印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记。不得为以下合同、协议的签订提供合同专用章。
2.5.1未经编号的合同、协议。
2.5.2缺少审核及报签文件的合同、协议。
2.5.3属于代签但缺少授权委托书的合同、协议。
2.6原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总经理批准，并到印章管理员处办理借用手续。
3合同专用章的保管：
3.1合同、协议用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。
3.2未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员并做好交接记录。
3.3合同专用章存放在配锁的办公抽屉里,节假日放在安全处,并贴封条,重新使用时应先验锁和封条。
3.4合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。
3.5合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时登报挂失作废。
3.6废止的合同专用章须保存年。
3.7对于违反本办法，给企业造成损失的，应当依法追究其责任。
4附则：
4.1本办法由企业综合管理部和法务部制定并负责解释。
4.2本办法自年月日起实施。
合同管理
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