|
今天非常有幸和大家相识。受什么委托？由我带着大家一起学习档案管理知识。今天来培训的同学，可能有的接触过档案管理。有的没有接触过。在接下来的半小时里。我为大家普及下档案的重要性。再为大家讲解一下档案整理的基本方法。 档案无论从国家层面，还是从家庭层面，以及与个人都有息息相关的联系。我们中华民族上下5000年，从黄河流域发源，在河南安阳发现3600多年前，商代在兽骨上刻录了文字我们称为什么一一甲骨文。这是我国最早保留下来的历史档案。 档案有什么作用呢？ 一是凭证作用；二是参考作用。 对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面： 1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 我国历朝历代都有修史编志的传统。五年一小修十年一大修，各单位都有志，如民政志，水利志，交通志记录各单位的历史演变。各单位在档案的基础上修定出志。 档案像影子一样，从我们出生到上学到，工作，退休直至到最后一直跟随着我们。也甩不掉，去也去不了。与我们的一生形影不离。 2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 举个身边的例子。就在最近有几位同志和朋友找到我说是单位让他们提前退休，原因是档案里最早的一份档案入团志愿书填写的年龄比实际年龄大。让我帮忙看看怎么解决，书到用时方恨少，档案用时到处找。我给她们指点。一是找你的出生证明，当然要在医院出生，我们那个年代少。第二，你小学升初中学时填写的入学登记表。第三查找你父母或哥哥姐姐的档案。第四当地的派出所你的户口登记。第五找你们家原始户口簿。有同志说我大学时工作时档案都是与我的实际年龄一致，对不起那是在入团志愿书之后，必须要找到入团志愿书之前的档案组织上才能更改你的年龄。其中有二位好明友，我陪他到当地的派出所，学校，教委，社保局，档案馆最终找到了依据，把档案馆的证明交到单位，最后按实际年龄退休，另外一位因找不到依据，只能提前二年退休。 3、档案是一个单位规范管理的基础。 一个单位管理的好不好？我们首先看档案管理如何，有没有专门的档案室，有没有专人负责。有没有整理档案需要的设备。档案整理的规不规范。可以看出他的企业管理水平。我们现在这些组织非常幸运。组织大家学习档案營理。说明我们企业我们的组织欣欣向荣正在向规范化。净乾净。 4、档案是我们积累和传播知识重要载体。 大家知道博物馆。我国博物馆分为历史艺术科学技术综合博物馆。比如说历史博物馆，他有故宫南京的云锦博物馆。艺术类，他一般都是收藏绘画雕刻等等。科学类比如说地质博物馆自贡的恐龙博物馆等等。它是知识传播教育的地方。我国的档案馆分为。中国一史馆在北京。他是收藏清朝以前的档案。我们国家还有二史馆。在南京。他是负责收藏民国期间的档案。还有我们的综合档案馆是指我们县，市，省国家各级综合档案馆。我们宿迁市档案馆就是综合档案馆。还有各类专业档案馆。我们的综合档案馆都是国家爱国主义教育基地。他们和我们一样都是公益性的。国家要求博物馆档案馆免费向广大公众开放。 5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 企业文化是整个企业发展的中心，在现代化企业管理中它有着无法阻挡的魅力，企业档案记录着企业在历史中的发展轨迹，想建设企业文化必须了解企业在发展过程中的经历和精神，企业的文化建设必须将企业档案作为借鉴依据。企业文化随着企业的发展慢慢改变，档案可以最真实的记录企业在发展过程中发生的改变。 第二，企业文化的改变影响了企业档案的整理和鉴定。 企业文化是整个企业发展的中心，在现代化企业管理中它有着无法阻挡的魅力。当然企业文化的发展也会如实记录在企业档案中，企业档案记录着企业在历史中的发展轨迹，业中的员工受企业文化的影响而改变，也就是说由于企业文化的改变，在收集企业档案过程中，工作人员受文化影响对企业档案的主观鉴定也会改变。 企业档案在企业文化建设中的价值 第一，突显企业文化特色。档案的作用是记录人类文化，其中包含了大量的历史知识，是人类生活的营养和财富，人类进步大部分都依靠着档案。企业档案记录着企业在历史中的发展轨迹，其中必然包括企业文化，因此企业文化的塑造是通过企业档案长时间的积累，取其精华得到的。在企业注重了文化建设工作后，人们更加重视它的内涵，一个企业的文化更能体现出整个企业的水平。 第二，企业档案为企业文化建设提供宝贵的资料。企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容。而一个企业想要寻找自身的文化特色必须借鉴历史，从大量的企业档案中找出有企业特色的资料构成企业文化。 第三，为建设企业文化提供教育素材。企业档案完整的记录着企业发展的历史，为企业文化建设过程中需要追根溯源的地方提供依据。企业档案中不乏和文化教育相关的资料，它可作为企业培养相关人才的资料。因此，要想企业能够发展，就要结合以往经验和档案中的资料，制定出切实可行的方案后再有效实施。员工在工作过程中慢慢领会带企业的内涵，也提高了员工的综合素质，增加员工对企业的热爱。 如何在文化建设中真正发挥企业档案的作用 建设企业文化的目的是让企业能够得到更好的发展，在我国市场经济影响下如何发展企业文化，让企业更好的为自己宣传。如何在建立企业形象中真正发挥企业档案的作用，实践得出，要做好以下几个方面的工作。 第一，规范档案管理。在将档案归纳整理的过程中遵守相关法律的要求，增强管理人员的管理意识，按要求整理档案。在企业进行文化建设的过程中，管理人员能够及时在档案库了找到建设企业文化需要的资料，为建立企业良好形象打下基础。 第二，提炼档案内容，发掘潜能。充分发挥档案作用，将档案内容灵活运用。与此同时，提炼档案内容，开发对应的价值。例如可以将档案内容进行整合后编写出企业发展过程、企业发展荣誉等资料，为企业未来培养人才提供教材，在资料编写过程中也能提高员工对企业的热爱。 第三，定时公开企业档案。企业是由每一个员工的辛勤劳动构成的，因此员工有权利了解企业档案的内容。企业应该用定期公开档案的方式让构成企业的每一份子了解到企业的发展状况。通过档案公开的方式可以体现企业的透明度 6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。 最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。 香港回归是我们这个年代的人经历过的事。第一次鸦片战争时，清政府战败，与英国签订《南京条约》，将香港岛割让给英国。租期为99年。香港能顺利回归。与中国保存了《南京条约》有很大关系，试想在战火纷飞的年代。稍有不慎。就有可能把这些历史材料流失。后果不堪设想。档案有多重要，大家可想而知。 说近一点，档案对我们每个家庭也很重要。比如买房子，售楼处要求提供结婚证。有的家庭这些档案随处乱丢，用时找不到。各位有没有遇到过这些经历？比如说单位要提供毕业证书，我们到处翻不到。所以把家里的资料分类保管，这就是家庭档案。我们各个家庭都喜欢收藏一种家庭档案，谁能说出是什么档案吗！照片档案是的。照片档案从我们的父母给我们保留的儿时照片。我们学习工作自己保留的照片我们为孩子保存的照片。一般都用相册把它存好。没事的时候拿出来欣赏欣赏。非常的愉悦惬意。这就是我们的家庭照片档案。 档案对于个人来说。像影子一样跟随我们一辈子，甩也甩不掉。去也去不了，从我们一出生到最后那一刻。一个阶段一个阶段有不同的档案跟着我们，现在的孩子从怀孕的时候就开始记录档案。从出生留下的小脚印。到上学工作退休一直到最后。档案紧紧跟随你。现在大家知道最流行的个人档案是什么吗？个人征信档案，我们对信用档案都有一点畏惧感。他会保存你良与不良行为。当有不良行为时，它会限制你坐高铁坐飞机。限制你奢侈消费。限制你很多。 再说说近阶段，有几位朋友找到我。说单位让他们提前退休。原因是入团志愿书填写的年龄比实际年龄大了两岁。让我帮忙看看怎么解决，书到用时方恨少，档案用时到处找。我给她们指点。一是找你的出生证明，当然要在医院出生，我们那个年代少。第二，你小学升初中学时填写的入学登记表。。第三查找你父母或哥哥姐姐的档案。第四当地的派出所你的户口登记。第五找你们家原始户口簿。有同志说我大学时工作时档案都是与我的实际年龄一致，对不起那是在入团志愿书之后，必须要找到入团志愿书之前的档案才能才你的年龄更改。 随着我国的伟大复兴。经济的发展，社会的进步。各行各业都在规范管理。那么我们的档案也要求规范管理。如何规范的整理档案，这就是下面，我要讲的重点。 一、领导重视。档案管理需要人力物力财力提供支持。我们要有档案员，办公室，档案室，档案柜，要有电脑，要有整理档案的浩材，今天领导让我来给大家讲课，说明领导非常重视。 二、档案管理人员熟悉业务。我们档案员如何做好档案整理工作这是我今天要讲的干货。 1，制定档案管理的制度。没有规矩不成方圆。档案室管理制度，保密安全的制度，有查借阅制度等。 2，收集文件材料。巧妇难为无米之炊。我们要收集齐全单位所有的文件材料。国家档案局有专门的规范，文书档案归档范围和保管期限表。规定了收集来的文件材料哪些需要归档哪些不需要归档，并规定了文件材料哪些是作为永久保存那些是30年10年保存。 3，制定本单位归档范围和保管期限表。这个表对于我们档案员来说就是按骏索图。社会组织那边的归档范围贴在桌子上 例如市委一份任兔市民政局长的文件，作为民政局他是水久保存，这份文件市委也发给其他单位，因与其他单位无关，莫他单位不保存。 4，制定分类大纲。一般单位分文书档案，业务档案，会计档案，基建设备仪器产品档案，声像档案，实物档案。解释几大类档案 重点讲业务档案，我来问一下，我们各个单位的工作责能是什么，要做哪些事，请哪位说一下我说一下？哦，这样我大体上就了解了，因为我对你们的这个专业的有范围不太了解。那么在座的我们这些组织就可以分一个就是文书档案文书档案也就是说你们自己单位形成的一些啊文件比如说上报的那个下达的上传下达的一些那个正式的文件。就是属于这个文书档案。包括你的总结啦，你的计划啦，你的档案这都是你们公就是。总体的这个单位的这种总结计划。表彰啊，一些什么啊？人员名单呐。工资表啊，这些都是在文书档案里面。第二个。就是我们的。击剑设备档案。这就包括我们单位比如说啊！这些电脑啊，说明书啊，就是还有一些买的一些仪器设备啊，汽车啊，说明书啊，这些。都是我们单位的机械设备档案比如产品档案。第三个人就是会计档案。我们都有现金总账，不知道我们因为我们这个部门要求不知道是什么样，是不是有现金总账然后呢，这个会计档案会计档案呢，它有会计档案，专门的管理办法，那么，他一般他就是，会计凭证，会计报表，会计账簿，然后还有其他她是这个，斯塔瑞，当然，他这个四大队的整理呢他也有，会计档案整理的办法，这都是由国家档案局，有专门的，这个就是那种国标的。这种管理办法那么我们在整理会计档案的时候要按照会计档案的整理办法，这个呢会计档案我今天就在这里啊！不赘述了。那么。第三个就是声像档案伸向档案，他也就是包括啊深和象那么深，也就是现在目前什么啊，磁盘光盘啦，现在这个什么录音录像啊，这些像就是照片照片档案那么伸向档案呢，他也有这个国标的整理办法，这个呢？今天我也不对烁。到时候如果大家需要的话，然后呢，再教大家怎么整？然后。最后一个就是实物档案实物档案，那就是我们平时，获得奖杯奖品奖状，这些档案，这叫实物档案，比如说有的还有像有的，实物档案，像比如说像，电信局，那么，他有食物档案是什么呢就是，嗯，多少年前，一些电话，一些话务机，就是，手机小灵通他就是有一个专门的成立是，把这些，原来这些古老的，我们在看都觉得是那种，嗯很遥远的一些设备。那么暂时在那这就叫实物档案。我们那一般单位总体上这几几大类最后呢？最重要强调的话就是我们的业务档案。我们的业务档案呢？就是。你一般因为就因为就我了解对你们这个呢啊业务我还不是什么太太了解那么有档案可能是按照一个项目一个项目做追一个啊？分类的方法，因为我前面讲了我们要有一个分类大纲，那么我们这个。大体上的大纲就是这六大类那么我们在有档案里面，我们在分一些小类叫二级类目二级类目二级类目我们在业务档案里面分。像我。分。那么分好了，这个嘞，以后那么我们就按照一个项目一个项目去整理。一般来说，我们一个项目可以作为一个。整理的。单元。然后再按年度。西岸年度。因为我们的项目有跨年度的。所以说我们就说先按项目，然后再在按年度排列。这样排列好了，以后那么我们就可以开始整理，我们的档案了。那么我们的档案如何整理呢？我们的这个项目一般是就是批复在前比如说这个项目。立项了，以后然后有上级批复那么这批服有可能时间是在后面的，但是呢，我们要把这个项目的批复放在最前面。然后底下都是我们围绕这个批复的项目的文件，来展开工作的，比如说我们的项目的，这个申请啊，项目的招投投标啊，项目的，额，一些，围绕的这些项目，来做的一些事情，然后，排列下来，排列下来我们，在整理的时候来把这个顺序排好了以后，紧接着，第二步，就是把。把这个文件按照我们规定的顺序把它排列好排列好了，以后。我们叫第二步就是要给她。变异号。就没份文件，把它编译号。就是一份文件，一就一张我们就边一如果一份文件有20页，我们就边20页一般用铅笔编写。正面有字，我们正面编译反面有字我们反面编译如果要是反面没有字就是空不边就是。只要有字的。页数编制编页号没有字的。就不编号。一般呢，就是正面在右上角反面在左上角。把这些文件编好了，一号以后。然后。叫盖归档章。归档章他是有六个格子。那么左上角的第一个格子呢，它是需要全中号，这个全中号呢，他是你们的这些档案多少年以后都要进到档案馆的档案馆给他编号那么下面的第二格他是要分类号？那么就是我们刚才讲的比如说文殊类是一业务类似二然后业务类里头又分。项目档案那么它就是叫1.1。那么她的编号就是1.1那么会计档案，他是三那么这就是我们的分类号。那么第三个他是叫年度那么我们这个这份档案他是哪个年度产生的档案就填它的粘度下面就是分保管期限它是永久的？还是长期的？还是短期的？要分保管期限。第五个，他就是叶浩。总公司这份文件多少页？那么最后一个就叫贱好？嗯嗯。就是。是第多少件？那么也就是我们这一个项目，从。第一件，然后第二份文件是第二件，第三文件是第三件。一直排到最后。那么这个项目结束了，以后如果说我们这个项目在一个年度里面有几个项目，那么我们可以接着这个年度继续向下排，如果一个项目文件材料不多的话，如果多的话，那我们就可以把它断掉，然后再排第二个号。这个男就是我们的。第三部吧！编好了，号以后呢？我们就要把。里面的金属。把它去掉，有。这个破损的我们要把它拖表好。有这个大小不一的我们要把它裁剪好，如果要是超大张的，我们要把它折叠好。在城里的时候以。底和右旗。然后呢，把每一份文件。把它用不锈钢钉把它装订好，如果要是太厚的话，我们可以用3.1线用棉绳把它装订起来。那么。最后也不是最后第几步，我们就要。把这些文件材料输入到计算机。当然，它是有一个专门的档案管理软件。这个管理软件呢，也不贵，一千八一套。嗯，这个呢，就是要。将我们所有的档案输入到计算机。当然，这个因为计算机大家都没有用，所以说呢，我暂时呢，这对于这个计算机这一块怎么输入这会我就在这里？我就不讲了。然后输入计算机以后那么我们这个档案就要。庄河在庄河之前，我们要在这个。和嘞，填写一个叫备考表，那么备考表上面有，就是这里面总共是多少，这个盒子里面总共是多少件，然后呢，检查人是谁，嗯，整理人是谁，这个都是要填好然后放到这个，备考表的盒子里，备考表要放到这个盒子里面，然后装盒了，以后呢，我们就要在合资的集备上，要填一些内容，比如说，年度保管期限啊，这个盒子里面的棋子，好，啊，嗯，这些都要把它填好，然后就，把它上架，当然，我们在上架的时候他也有，规范的，一般就是，从左到右从上到下。把这个整理好了，以后我们要把它的目录打印出来，成册以备以后的检查检索。那么这就是我们大体上就是要求我们就是档案整理这一整套的这个。内容。当然，我们各位呢？在嗯，司机跟工作当中有的是做过档案工作有的是没有做过档案工作那么我对没没有接触过的这个工作的呢，比较抽象。嗯，接触到过的呢，他可能听起来呢，就比较嗯，觉得能有些收获那么今天我讲的就讲到这里有什么不到之处，请提出指正批评，谢谢大家。 概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。 对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面： 1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3、档案是一个单位规范管理的基础。 4、档案我们积累和传播知识重要载体。 5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。 最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。 人事档案是一个人经历的记载，也是人才交流中心为个人提供相关人事服务的依据。从表面上看，它仅仅 是一个一尺见方的牛皮纸袋，加上袋子里的材料，才不过一斤来重。尽管随着社会的发展，档案在一些人 眼中作用弱化了，但弱化并不意味着它是可以随便丢弃的'身外之物’，人事档案的作用仍不可取代，如 果没有档案，一些权益就无从得到保障！因此从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。 档案对个人的作用： 现阶段，在档案的凭证、参考等诸多作用中，普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有其真 实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它不仅为领导 决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为您的切身利益服务，帮您解决没有档案就无法解决的问题 。对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休 手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。 按照有关规定，在各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才中心将保障其合 法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级 、职称评定、出国（境）政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、证件年审、出具以档案为 依据的各种法律证明等等。 如果流动人员违反规定把人事档案放到其他部门或机构，各级人事部门将不承认其原有身份，必然损害其 自身利益，使其应享受的上述待遇得不到应有保障。譬如在失业后将无法领取失业救济金；譬如，没有档 案办理社会保险也成问题；譬如单位派你出国公干，没有人事档案，就无法进行出国政审；譬如结婚、生 孩子时，没有档案开不成相关证明。 例如学籍档案可以为各类在校生、毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、 姓名更正、参加工作时间等有关证明。在职人员在早报技术职称时，档案可以提供所需材料，如申报人目 前拥有的职称资格文件、您获得的优秀教学成果奖、科技进步奖、主持参加的科研课题、您在本项目中所 起的作用、各种奖励、申报人所起草的文件及完成某项重大任务的任务书等材料。 可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添 入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。 向女士是某事业单位的人事部主任，她认为，人事档案在我国当今社会还是有其存在的理由的。“对于一 些私企员工来讲，档案变得可有可无，但另外一些行业的从业人员还需要档案的管理和约束，比如律师、 医生等，他们很看重档案，因为这些行业没有档案不准进入。既然有此规定，说明这些行业有其特殊性， 人事档案制度也是规范这些从业人员相对有效的措施之一。”同时，向女士还提醒大家：“'人档分离’ 体现着社会在进步，但并不代表着档案能够随意丢弃，一些人才可以将档案交由社会公共人事部门代管。 ” 档案对用人单位的作用： 对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用 档案，可以清楚地了解过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依 据。 现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的全面、准确的了解员工，通常会将考察现状与查阅档 案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩 及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方 面的呈报、审批材料都会汇总，归入本人档案，作为考核依据。 因此用人单位在人事任免、考核时，都经常要用到员工人事档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全 面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和使用起到了重要参考作用。 |
|
|
