数据分析汇报用这个神器，瞬间弃用Excel和PPT

每到月底季度底都是数据报告汇报的高峰期，各种部门数据的汇总报告、监控报告、经营报告。

不知道大家是怎样做这类数据报告的。在我还是统计员（俗称表哥）的时候，用的多为Excel。、

每到时间节点就各种催数据、汇总、然后做报表。汇报的时候总要熬个两天夜做PPT，回头会议上分发。但汇报反馈总是平平，报告在各领导面前总是过眼云烟，提不出有用的建议，久而久之这项工作也就不了了之了。

事后我了解分析，很大一部分原因是领导并不care这样的报告，具体表现为：

① 无法从报告中获取详细的业务背景，分析动机，提不起兴趣；

② 对于数据真实性的质疑，有些数据和自己认知对不上，很多时候都在数据扯皮上；

③ 各种表格数据，刻板不生动，有些结论需要自己总结；

④ 汇报更多是表面功夫，缺乏逻辑性，提不出有用建议；

于是就寻思着如何做好一份数据分析报告，尤其是我们“邀功求资源”的诉求都倚靠这份报告，所以就显得尤为重要。

一、先从工具下手

如何展示数据呢，想必很多人和我一样，都是用Excel处理好数据，然后汇总成结果型图表，粘贴到PPT中。这样做报告是简单，但是有两个问题，一是每次做之前都要确保数据是最新最准确的，基本每个月都要重新汇总数据处理然后分析。另外，因为都是静态图表，数据结论有很多角度表达，所以一份报告7、80面页是常态。

在展示的技术上也曾花了一点心思去改进，一些数据做成动态图表，然后通过写宏代码，将包含动态图表的 Excel 文件嵌入到 PPT中去展示，这样既避免了图表堆砌，也提升了交互体验感！

但还是架不住图表多，展示要更酷炫就需要写更多代码，费劲呐！

后来接触了数据分析，才发现这类问题有很专业的解决方式，最简单的就是用BI工具来制作数据报告，比如用BI工具FineBI来处理大部分数据分析的诉求。好处是：

① 处理数据、分析数据、展示数据结果可以在一个工具中实现

② 制作起来更加方便，类似数据透视表的逻辑，不用代码，直接拖拽

③ 可分享可共享，一键共享给同事，固定化展示在领导桌面

④ 分析性，针对有问题的报表可以直接做深入分析

一劳永逸的解决了制作报表和数据分析汇报的问题，瞬间弃用Excel和PPT！

FineBI是专业的BI数据分析工具，用来做企业报表和企业数据分析的，但也完全能作为个人使用的数据分析工具，这边举例一个制作数据分析可视化报告的例子。

1、数据处理过程

FineBI可以直接连接数据库数据或导入Excel数据。比如这里我将将数据库中要用到的数据表取送到 FineBI，并 对数据库中的表进行一些基本的处理，如删减字段、新增字段、去重、去空值、多表合并以及定期的数据自动更新。

2、拖拽生成可视化图表

处理好数据就是制作可视化图表。在这之前需要思考自己要分析和展示什么（理论这里就不多讲了，之前分享过很多）。FineBI制作可视化类似Excel数据透视表和切片器，直接拖拽数据字段到对应分析区域，自动生成图表，可修改样式，自带公式，完全不需要写代码，顶多写俩公式。

3、可视化报告的展示

一个个图表制作好之后就要“拼装”仪表板，将各种图表组件拖到dashboard中，调整布局、大小和配色，以及一些筛选过滤组件，用来解释说明的文字组件等等，形成一个基本的可视化报告。

4、可视化报告钻取分析的过程

最终做成了如下的可视化仪表板，这样的报告基本能替代PPT汇报，关键是具有可分析性。

在你设计这份可视化报告的时候就对分析什么，展示什么指标就做好了清晰的规划，也就是围绕分析去设计。

制作好之后，图表之间的动效可以帮助分析，比如单个图表之间可以联动，就不需要一个一个图表去堆砌了。如我需要了解某个原材料的情况，点击其中一个图表，其他图表就跟随着切片联动，直接做深入分析，

最后呈现的仪表板美观，图表表达上也能直观体现了业务洞察的结果，在分析出结论以后，可以制定出一些可执行的决策。

二、再从汇报技巧下手

一份优质的报告已经承担了80%表达，剩余20%需要怎么讲好这一份报告的故事，说白了怎么打动人。

结合一些实用的问题反复提醒自己：

（1）受众和决策者都是谁，他们都关心什么业务、什么指标、什么数据？

（2）这份报告是否展示了重要的背景信息？比如销售额严重下降、某项业务面临亏损，把主题亮出来！

（3）你是如何基于这个背景慢慢延伸出你的分析的，把你的思考、假设、验证过程还原

（4）针对每个假设和问题你做了什么样的分析？数据是否正确，结论是否有严谨的前提

（5）最终你得出了什么结论，建议业务如何改进？

（6）如果只有10分钟汇报，展示的重要信息是什么，然后类似金字塔，往下展开。

以上严谨思考之后，再用一条故事线将其串联，使得汇报更加生动，毕竟谁都喜欢听故事！