嗨,各位同学们好呀!我是小E~ 小E还为同学们准备了40+Excel函数大全,获取直接在公种号【秋叶Excel】回复【头条】即可~ 前几天,我不经意间发现同事做了一张开票与收款的明细表格,乍一看,做的还挺好的。 如下图: 每一笔收款记录都详细地记录在每一列,看上去非常清晰、易懂! 但是有一个很大的问题:每次收到款之后,就要在表中增加两列,一列是收款日期,一列是收款金额。 这样记录的话,列数会越来越多,并不方便查看。 其实,我们在制作这个明细表的时候,可以改变下思路: 用一张明细表记录每一笔金额,然后再用另外一张汇总表将其汇总求和,并自动计算出余额是多少。 那如何操作呢? 就跟我一起来学习下吧。 制作明细表 我们只要对原表格稍作一些改动即可。
无论你有多少次开票或者收款,只需要四列!只需要四列!只需要四列!重要的事情说三遍! 就可以搞定上面的所有记录的内容了,后面有新增加的开票或者收款,直接记录在下面的每一行即可。 这样明细表就制作好了,还是挺简单的吧! 制作汇总表 在这里,我们使用数据透视表来制作汇总表,拖拖拉拉、点点鼠标就可以把数据统计全部搞定,非常方便! 操作步骤: ❶ 创建超级表。 按【Ctrl+T】,打开【创建表】对话框,之后点【确定】。 将数据源区域【A1:D17】变成超级表。 这一步的目的是:之后如果有数据增加的话,直接刷新透视表即可,而不需要重新修改数据源。 ❷ 插入数据透视表。 选中数据源中任一单元格,点击【插入】-【数据透视表】,选择放置在「新工作表」,【确定】! 之后在新的工作表中,就会插入一张空白的透视表。 ❸ 将【客户名称】拖入【行区域】,【金额】拖入【值区域】,【类型】拖入【列区域】。 这样操作下来,初步的统计就已经完成啦! 然后选中【D4】单元格,右键删除【总计】字段。 ❹ 增加【余额】计算项。 选中【C4】,依次点击【分析】-【计算】-【字段、项目和集】-【计算项】。 打开【计算项】对话框,在【名称】中输入「余额」,【公式】中输入:「=开票-收款」: 最后点【确定】。 这样就大功告成啦! 我们试着在明细表中,增加一条记录。 然后在透视表中右键-「刷新」,瞬间就更新成最新的结果了。 是不是非常非常的方便! 另外,如果想看下某一个客户的收款明细,比如恒飞商贸公司。 只需要双击该客户收款金额,就会自动生成明细表,供你阅读~ 这样就不需要我们再去数据源的表格中,进行筛选查看了! 如果双击没有显示出明细表数据的话,需要选中透视表,右键-【数据透视表选项】; 并勾选【启用显示明细数据】。 总结一下 利用一张明细表记录每一笔开票和收款情况,再利用一张数据透视表进行汇总统计,就可以将原来的问题大大简化,不仅方便查看,还可以更快速地统计出结果。 除了本文中提到的案例场景,在其他场景下也可以灵活使用这个技巧,比如:
大家有没有发现,这里从头到尾没有使用一个函数哦! 在数据量繁多的情况下,使用透视表,不仅速度快,而且操作简单! |
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