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毕业五年，从大学校园走上工作岗位，工作中参加各种会议占据了大部分的工作时间；和大部分的职场人一样，听到开会就头疼，因为大多数会议效率低下，开完会感觉收获甚少。 纵观各行业，大部分会议现状都是数量多、时间长，伴随天马行空的侃侃而谈，受众抓不到重点，于是乎打开电脑、手机忙自己的事情、随意走动接打电话，部分涉及决策的会议尚未结束时核心内容就已经发送致竞争对手处。 所以，我们都不喜欢开会，投入了人员成本、时间成本、场地成本，但总觉性价比低，被各种参会通知白嫖了好时光。 会议的类型有很多种，比如汇报会、决策会、交流会、培训会等，但是会议的宗旨都是一群人同时接受同样的信息，并且有显著收获并及时反馈。 而面对如今普遍的低效率，我不禁想追问，为什么“会议”作为很好的管理工具，被用成了现在这般模样？ 让我们拉一个时间轴，分阶段解读“如何开好会”这件“小事”。 一、开会前 先明确会议主题，再根据主题定性我们要开什么样的会（会议目的），是汇报、还是决策、还是交流；性质不同，那么参会的人员也有不同，参会人员不是越多越好，毕竟每个人都有自己的事情要做；控制参会人员，如无必要无需参会，则可以做到会议的基本保密。 确定好会议主题、会议目的，则需要明确一个主持人，会议主持人是会议进程的动力和向导，也是会议节奏把控者。将会议开得有组织、有纪律也是效率必不可少的条件之一。 会议形式的选择可以选择面对面会议，也可以选择线上会议（推荐钉钉APP），投屏、加密会议都很方便；但是线上会议方式也有缺点：信号时好时坏、视频可能会出现回音问题等。 二、会议中 小学一年级，老师就开始培养我们预习、复习的好习惯。就会议而言，我也建议在开会前12小时，将会议相关PPT发送至参会人员处；参会人员带着问题和思考参会，进行高效讨论；同时也可以在PPT上进行笔记，此处推荐一个APP：OneNote，可以将PPT、PDF提前导入，同时也有同步录音功能。 会议时长也需要控制，建议每隔45分钟设置休息时间，专业术语为attention span，和人不同成长阶段的自我控制能力有关。适当的休息有助于延长下一个阶段的关注时间长度，相对来说孩子的自制力较差，30分钟左右就需要放松否则容易产生倦怠感，使学习失去效率；而成年人一般自制力高于孩子，因此45分钟较为合适。 汇报人参会前，除熟悉汇报材料外，更应该提前思考参会人员会提出哪些问题，并进行事先准备，提高会议效率。如果会议内容涉及决策，则尽量现场决定，表决流程的设置应遵循：不重叠、无遗漏原则。 三、会议后 形成决议后，参会人员进行签收，留存书面、录音记录（若有反对意见，则可在决议中进行标注）。若会议涉及行动部署，则应设立反馈收集人，规定时间限制，并制定对应的奖惩制度。 四、律师视角 开会是日常工作的片段，那么从目前发生的弊端中，作为律师能提炼出哪些经验可以落地到日常工作呢？ 1、明确服务对象，开会、汇报、沟通时排除无关人员，降低泄密的可能； 2、探索任务背后的需求，有的放矢，同时在给出答复的时候倾向性给建议：浅显易懂+数据支撑，而不是代替客户决策（杜绝不明不白地背锅）。 3、分清开会和沟通的区别，开会是多对多，沟通是一对一；开会的时候更多的是商务表达，而沟通时则可以走温情路线、励志路线等。所以，在会议上一定要自我提醒精确表达、围绕主题核心，不能天马行空，浪费受众的时间。 4、会议时尽量保持商务表达：表达、思考、解决问题、演示的四种逻辑各有不同，但大致都是依据“金字塔原理”：搭建框架结构，组织语句顺序，用最短的时间讲清观点，简而言之就是理论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。 5、明确职责，学会拒绝；虽然律师可以兼任很多工作，但是“多做多错”是避免不了的定律，不属于工作范畴的任务务必拒绝。 快节奏的社会，效率至上；但生活还是离不开平衡，多思多想，在十字路口时还是得让脚步慢下来。 数量远不如质量重要，做好、做精确每一件小事，开好每一次会，让每一次交流都有回音，让每一次工作都变得更有价值。 参考文献： 1、《金字塔原理》，【美】芭芭拉·明托，南海出版社2019年4月版。 2、《Developmental Differences in the Relationship Between Visual Attention Span and Chinese Reading Fluency》，Huang Chen; Lorusso Maria Luisa; Luo Zheng; Zhao Jing. |
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