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前 言
在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要的困扰。 01初始费用报销
02费用报销的流程及注意事项
03费用报销实务解析
04费用报销必知风险及应对
05费用报销如何做到规范、高效
01 初始费用报销
费用
费用是指企业在日常活动中发生的，会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。
费用包括企业日常活动所产生的经济利益的总流出，主要指企业为取得营业收入进行产品销售等营业活动所发生的企业货币资金的流出。 
填写规范及注意事项
﹥1.所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销；
﹥2.应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报账人、单据张数等信息应如实完整填写；
﹥3.不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；
﹥4.发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批XXX元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。 家电发票开办公用品，随意列支办公费的税务风险老板不可不知
【案例】青岛市稽查局人员通过对该自动化公司纳税和发票使用情况进行纳税检查，发现该公司老板（也就是法定代表人）陶某私人购买家用电器、家装材料和家具用品，取得青岛某商业有限公司开具的增值税普通发票共计25份。陶某将这些发票带回公司，交由财务计入公司管理费用，一共是30万。随后陶某在公司报销了这笔费用，财务将这笔费用在税前扣除了，但没有做纳税调整。
稽查局要求该公司补缴税款8.46，罚款4.23万，罚款占税款50%！得不偿失！
会计在处理老板私人消费和公司成本时，明显把这两项混为一谈了。这样的会计核算结果无疑是失真的，不可能真实反映企业经营状况。另外，企业所得税法中有规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。与企业实际生产经营不相关的支出，不得在税前扣除，如果列入了企业成本，需要做纳税调增。
企业大金额列支的成本必定会被列为重点排查对象，对于那些品名只为办公用品而没有购物清单的发票更是可疑。企业进行税收筹划时最重要的就是判断合理性！这就要求财务人员自身对成本保持一定敏感度。
税务严打发票违规：办公用品、预付卡等8类发票或将遭最严打击
看北京
依托金税三期、防伪税控、电子底账等业务系统，深入挖潜发票数据，聚焦违规公务接待、购买高档烟酒、采购办公用品、公款旅游等事项，锁定烟、酒、茶、节日福利、餐费、购货方名称等关键字段，提取疑点数据，为其提供发票、申报、缴税等方面的数据支持。 5.原始粘贴单上相关数据填写规范要求：
﹥1）阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为12345元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥12345.00。 ﹥2）大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报账金额为￥2034.50，则大写数字栏内填写：
X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分
﹥3）汉字的数字大写标准写法为：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万元角分。 对原始单据的要求
■1.发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。
■2.内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。 不宜报销的单据
1.内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销；
2.无发票专用章的白条票据；
3.数量、单价、金额不明确的票据；
4.收据、虚假发票等票据不予报销；
5.名称必须写全称，否则不予报销。 考考您 
原始单据粘贴规范
在日常报销中，经常发现有一些票据粘贴不规范，例如：一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管） 等带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。 1.票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。
2.将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。
3.如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单。
4.对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。 报销票据粘贴
基本要求：
–紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴 –相邻票据间须留出间隔距离
–票据较多时，可分行粘贴
–不得竖向粘贴
–报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用途
·不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。 票据粘贴
紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴 
高管的“发票腐败”
案例：中石油子公司一女老总被曝“发票腐败”。
√发票猫腻：办公用品、食品、餐费、服务费、培训费、会议费。
√不单看发票，辅之：合同、小票、水单。
√女老总的尴尬对国企内控改进的启迪。 案例：中远集团副总徐某报销老婆的美容美发费10万元被人举报，栽了，被开除党籍并移送司法机关。
疑问：徐总的费用报销单如何能通过审批呢，总会计师与总经理签字了没有？
√副总费用不需总会、总经理签字：内控太糟。
√总会与总经理都签字：内控执行更糟。 高管报销费用怎么审批
案例：东方富海财务把每位高管的费用罗列出来，按高低排序，全员公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“荣登”榜首呢，于是能不报销就不报销了。
√高管报销费用，只需财务总监和总经理审批。
√只要不太出格，CEO、CFO都会签字。
√高管的职务消费等于没了监控。 怎么监控高管的职务消费
◆重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品。
◆最好公示高管费用报销，全员监督。
◆高管在分子公司兼职的，把审计延伸到分子公司，这里的“故事”更精彩。 华为怎么监控任正非的报销
案例：任总一次去日本出差，报销差旅费时，把住酒店时的洗衣费也计算在内了。华为的差旅费报销制度中是不允许员工报销此类费用的，当内审发现这笔不当报销后，将之写到了审计意见中。
结局：任总为此做了自我批评。
√做法或许偏执，意义发人深省
√内审的硬气源于一把手的垂范
注意事项
· 01票据与实际业务吻合
· 02附件能有力支撑费用发生的真实性
· 03取得的发票符合税法要求
一、票据与实际业务吻合
这是费用报销中最基本的常识知识。
比如：去采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票，这样牛头不对马嘴，自然不允许报销。
二、附件能有力支撑费用发生的真实性
附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关联性。如：
1.实物资产
如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，应有入库单、入库单签章；审批手续应齐全；大额采购应有采购合同，应有质量验收合格证明；发票日期和发票金额应与采购合同对应。
2.业务招待费
业务招待费报销，应按报销流程审核签批，大额发票应有消费清单。
3.差旅费
差旅费报销单内容应填写齐全，所附的车票应为去出差地的车票、餐饮，住宿发票应为出差地的发票、发票体现的人员应与派出的人员人数相吻合。
4.会议费
会议费报销应有会议通知、参会人员名单、签到表等资料，不得有与会议无关费用（如旅游费）列支。
5.运费
运费报销应有运费报销单，起运地和运达地应与运费报销单相吻合。
三、取得的发票符合税法要求
1.发票类别恰当。水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用增值税专用发票报销，但吃饭的发票、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用增值税普通发票报销即可。
2.发票本身要合法有效。取得发票上须加盖销售方发票章，且与销售方名称一致；报销的非机打车票上应有监制章；并且有防伪识别码或水印。
3.发票备注栏应有未有的发票无效。如：货物运输服务，填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息；铁路运输企业提供货物运输服务，注明受托代征的印花税款信息；建筑服务，注明建筑服务发生地名称及项目名称销售；出租不动产，注明不动产的详细地址；差额征税，开票自动打印“差额征税”字样。 03 费用报销实务解析
差旅费报销
费用标准
每天出差补助为伙食补贴，不再另行报销餐费。 费用标准补充说明
（1）出差车票原则上由员工自己订购，按照级别标准内选择合适交通工具，标准内实报实销，超过级别标准部分由员工自行承担。飞机票由公司统一订购。报销车票时必须提供火车票，不能提供或遗失，原则上不予报销。
（2）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。
（3）本着高效与节约并重的原则，员工出差时须首选公共交通工具出行，如遇特殊情况需打的则必须获得部门负责人批准。
（4）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用，出差补助减半。
（5）出差期间招待客户，需要事先经公司负责人同意后方可招待，回来后补办招待申请程序，其招待费已报销的，应扣除招待当天对应的伙食补贴。
办公费报销
办公用品包含使用年限在1年以上的，不列入固定资产核算的耐耗品。
1.办公用品由行政部门统一购买、登记、入库、保管和发放，具体购置程序根据行政部门相关规定执行，费用由行政部门报销。
2.办公用品根据需要按月采购，采购人员需要事先借款的，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购申请单”，执行公司借款流程。 员工借款审批流程
交通费用报销
◆公司员工外出办事，应首选公交车、地铁作为出行工具，需要乘出租车必须经部门负责人同意。
◆报销交通费必须认真填写交通费明细表，按照表格要求填写出行日期、事由、出发地、目的地、金额，不得有涂改，报销时附在报销粘贴单后。
◆报销金额严格按照车票金额计算，每张车票上标明日期，按照时间顺序粘贴在粘贴单上，票面金额不实、金额计算错误、金额有涂改均重新填写报销单、交通费用明细表。
◆交通费每月报销一次，每月10日前报销上月交通费，10日后交来交通费报销单据，报销款下月10日前发放。 交通费明细表填写
固定资产的购置、管理
固定资产是指使用年限在1年以上的办公设备或物品。
﹥新增固定资产需编制预算，并由行政部门统一购买和管理。具体购置程序根据行政部门的采购制度执行。购入的固定资产验收后，将发票和其他有关单据交财务部入账；行政部门制成铭牌粘贴在相应的固定资产上，并对其登记造册。 无发票报销的常见问题
1.延迟取得发票如何进行处理？
例如：超市购买了几百元的办公用品，现金已付，结果超市发票用完了，下月才能领开。如何入账？ 根据《会计信息的使用者及其质量要求》——重要性原则，有该笔采购支出金额很小，对企业的会计核算影响不大。根据重要性原则，可以等到下月开票后报销进行会计处理和登记账簿；但要取得开票的证明和依据。作为财务人员，要及时催促采购人员，取得发票后及时履行报销手续。 2.临时工劳务费无发票如何入账？
第一种方法：对于一些农民工可以要求其提供在乡村缴纳的保险的证据，然后签订劳动合同，也视为企业的正式员工，其工资支出列入工资薪金所得。建议采取该种方法，既满足正式员工的相关条件，又可以少交税款，风险较低。
第二种方法：就是视同劳务费支出，首先需要携带证件到税务部门代开发票，但此种方法对于劳务承担者来说，税负很高。 3.某公司与对方单位共用一块电表，电业部门给对方开具总额电费发票，不另给公司开具发票。公司安装独立的计量表，根据真实用量与对方单位结算费用。公司能否依据对方单位的收据和电业部门给对方开具的电费发票复印件入账？
按照规定，该公司向电力部门购买电力时，应向收款方索取发票并入账。但鉴于该公司与对方单位共用一块电表，电业部门不单独给公司开具发票的特殊情况，目前通常的做法是与总表所在单位提出水电费公摊意见，并同时制作“原始凭证分割单”及原始凭证复印件，来入账；同时，报主管税务机关部门审批并据以税前扣除。 分割单格式如下，供大家参考：
《关于税前扣除凭证管理办法》
（国家税务总局公告2018年第28号）
第八条 税前扣除凭证按照来源分为内部凭证和外部凭证。
内部凭证是指企业自制用于成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。内部凭证的填制和使用应当符合国家会计法律、法规等相关规定。
外部凭证是指企业发生经营活动和其他事项时，从其他单位、个人取得的用于证明其支出发生的凭证，包括但不限于发票（包括纸质发票和电子发票）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
04 费用报销必知风险及应对
费用报销常见问题
沟通：没有发票怎么办
案例：有些业务人员借款后，迟迟不拿发票报销。一问，要么说是办活动了没发票，要么说给客户佣金了没发票。如果财务强调必须要有发票，他会跳起来说，要发票业务就做不了。 潜在的税务风险点
办公用品不是万能的挡箭牌
变相发薪酬、福利，套现给客户提成，不好入账的礼品、服装、烟酒茶等支出
到超市购物，只要含文具，就可全额开办公用品发票。
税务要求
√大额的办公费提供小票。
√认实质不认形式，按人头框算办公用品支出。 【案例】吉祥科技有限公司（以下简称“吉祥公司”）是增值税一般纳税人，2019年7月20日收到业务人员报销办公费的增值税专用发票，票面注明税率13%，税额0.13万元，价税合计金额1.13万元，“货物或应税劳务”栏填写“办公用品”（无明细清单），该公司财务人员以不符合税法规定的发票不得进行财务报销为由拒收。请问财务人员处理是否正确？ 税法依据
《国务院关于修改<中华人民共和国发票管理办法>的决定》（国务院令2010年第587号）第二十条规定，所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。
案例解析
根据本案的资料：吉祥公司2019年7月20日收到业务人员报销办公费的增值税专用发票“货物或应税劳务”栏填写“办公用品”（无明细清单），根据《国家税务总局关于修改<中华人民共和国发票管理办法实施细则>的决定》（国家税务总局令第37号）、《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（国家税务总局公告2017年第16号）规定，应通过开票系统开具办公用品内容清单或明细。
招待费怎么控制
控制招待费的常见手段：定额制、事前审批制。
√前者会定下来不同等级的接待标准，后者要求每次吃喝前要获得领导审批同意。
√两者结合使用，可以有效遏制餐桌上的腐败。
√更严格的规定：报销时要求注明接待客人的信息以及陪同人员的信息，并提供照片为证。 业务招待费如何预防税务风险
业务招待费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单，可以备注一下当初的招待情况。大额发票是税务稽查重点，如果没有清单，如果被税务稽查的话，可能会被认为虚假消费。 餐费都进业务招待费吗？
因业务开展的需要，招待客户就餐列“招待费”；
员工食堂就餐、活动聚餐、加班聚餐，列“职工福利费”；
员工出差就餐，在标准内的餐费，列“差旅费”；
企业组织员工职业培训，培训期间就餐，列“职工教育经费”；
公司在酒店召开会议，会议期间就餐，列“会议费”；
公司筹建期间发生的餐费，列“开办费”；
以现金形式发放的员工餐费补贴，列“工资薪金”；
企业召开董事会，董事会期间发生的餐费，列“董事会费”；
工会组织员工活动，活动期间发生的餐费，列“工会经费”；
影视企业拍摄过程中“影视剧中的餐费”，列入影视成本。
思考：员工出差期间宴请行为发生的餐费可计入差旅费吗？ 差旅费包括哪些内容？
①交通费（机票、火车票、长途汽车票、轮船票）；
②市内交通费（出租车票、公交车票、地铁票、过桥过路费）；
③住宿费；
④餐费（出差人正常餐饮，不包括宴请）；
⑤杂费（行李托运费、订票费）；
⑥出差补贴（无票据，现金发放）。 差旅费的规范
旅游费涉税风险多
不能在福利费中列支，这会造成逃税嫌疑
计入差旅费可以吗？还是计入其它科目？ （一）企业自有员工的旅游费
《中华人民共和国个人所得税法》第八条税法第二条所说的各项个人所得的范围：1.工资、薪金所得，是指个人因任职或者受雇而取得的工资、薪金、奖金、年终加薪、劳动分红、津贴、补贴以及与任职或者受雇有关的其他所得。企业支付的员工受益的“旅游费”从法理上讲，应属于“与任职或者受雇有关的其他所得”，应并入员工受益的当月工资总额中，一并计算个人所得税并及时代扣代缴。 （二）非雇员旅游费
《财政部、国家税务总局关于企业以免费旅游方式提供对营销人员个人奖励有关个人所得税政策的通知》（财税[2004]11号）。自2004年1月20日起，对商品营销活动中，企业和单位对其营销业绩突出的非雇员以培训班、研讨会、工作考察等名义组织旅游活动，通过免收差旅费、旅游费对个人实行的营销业绩奖励（包括实物、有价证券等），应根据所发生费用的全额作为该营销人员当期的劳务收入，按照“劳务报酬所得”项目征收个人所得税，并由提供上述费用的企业和单位代扣代缴。 （三）高管出国旅游
公司的高管个人出国旅游费用该如何处理呢？有的公司将公司高管个人的出国旅游费用作为了考察费在公司账上进行列支。这种处理其实是不正确的。商务考察费是与公司经营相关的，一般需要有考察项目方的邀请函、考察日程安排计划、项目考察报告等具体资料来证明，满足条件的才能在账面列支，在企业所得税前据实扣除。 企业所得税扣除问题
企业为职工承担旅游费用的，个别税务机关对此做出可作为福利费开支的规定，如果本地区没有特别的规定，那么企业在发生上述应由个人负担的支出时不得在企业所得税前扣除（最多可以计入工资总额），应当全额进行纳税调增。各地征管差异比较大。 手机费如何报销
现在的手机号都实名制，到运营商营业大厅开具话费发票时，发票抬头只能是个人名字。
发票没有公司抬头，很多地方的税局不予认可。
解决思路：
单位统一购买充值卡，按制定的报销标准发放给员工。
购买充值卡，运营商是可以开具公司抬头发票的。 尽量杜绝礼品费发票
礼品费容易给人商业贿赂的嫌疑；
礼品发票隐藏着巨大的税务风险；
赠送礼品给个人，需代扣代缴20%的个税；
礼品费在所得税前扣除时，类似餐饮费，不能全扣；
企业购进礼品送人，视同销售，还有增值税；
如何规避礼品带来的税务风险呢？
最稳妥也是最决绝的办法：不允许报销礼品费。
05 费用报销如何做到规范、高效
一、制度要考虑细节
费用报销要规范高效，首先要有明确的规章制度。制度一定要明细化，让各种可能出现的场景都有约定。
【案例】员工出差都有出差补贴，就要计算补贴的天数，天数怎么算呢？8月1号出差，8月2号回来，算一天还是两天。算头不算尾的话，给一天的出差补贴；头尾都算，给两天的补贴。特殊情况来了，一个员工8月2日晚上坐飞机回到首都机场时是晚上11点，打车到家是3日的零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天？
如果制度能约定清楚以到北京的时间为准，就不会有争议了。可见制定制度时在细节上务需清晰。
二、特殊事项要有替代方案
很多财务人员纠结钱付出去了，没有发票，怎么报销？
【例子】通讯公司到山区铺设5G网络，两个月吃住在老乡家。项目结束，给了老乡3000元作感谢，没有发票，费用该如何报销呢？一味强调凭票报销显然不合理。
对此，有家公司就设计替代方案，把出差地划分为ABCD四类，对于D类地区（偏远的山区）实行费用包干制，给很高的出差补贴。 电视剧《人民的名义》
大陆集团的董事长王大陆与李达康聊天，王大陆说企业从银行贷款后需拿出几个点的钱打点银行的领导，几乎成为惯例。接着王大陆说我从没有行过贿。看到李达康一脸茫然，王大陆做了解释，我通过财务公司办理。李达康听后说你设置了防火墙。
这里的防火墙是什么意思？实际上是王大陆把向银行贷款的业务委托给中介机构去办理，支付服务费。至于中介怎么做，那与我无关，所以这样的做法追求的是外圆内方。王大陆的这个做法可以让费用报销更加规范，这一思路值得所有企业学习。
三、新生事项预留例外通道
首先对新生事项，要有清晰的界定。这里所谓的新生，是指制度中没有约束、从前也没有发生过的事项。对于新发生的事项，要预留通道。等这些新生事情有了处理的先例，再修改费用报销制度予以规范。
四、培训宣贯制度
《费用报销制度》出来后，必须宣讲、培训才能深入人心。一般大企业在新员工入职培训时会开一门课《员工如何报销费用》。把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工，有助于员工正确认识制度，避免产生误解。
【案例】很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚，不明白为什么财务要求索取专票。通过培训，可以让员工了解专票可以抵税。
五、找准审批关键节点
员工报销费用时，往往要找一圈领导签批，签批结束才提交到财务，接着是会计审批、出纳打款。需要哪些人签字，每个企业有不同的要求。公司规模越小，签字越简单；规模越大，签字流程越长。
六、报销和审批约定时限
以华为为例，费用发生之后，应该在三个月之内报销，超过三个月不超过六个月的，需要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。
为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。一般自电子流流转到审批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，审批责任由该没有及时审批的审批人承担。公司会定期提取审批时效记录予以通报，通报本质就是批评。
七、集中处理
费用报销往往都是小金额，大批量，如果公司有五百左右个员工，每个人如果都能涉及到费用报销，财务是苦不堪言的……
我以前所在公司就面临这样的问题，公司几百号人，从周一到周五，从早上到下午，时时都有人报销费用，财务部就像茶馆。每个人在等报销的时候聊几句天，然后扯几句闲话，这样财务部就像说书场一样。
解决之道，财务的费用报销集中处理，集中每周二下午和每周五下午，此时间段报销，对于经常发生费用的人，尽可能集中一个月处理一次，可大幅度减低工作量。
八、IT与人工智能替代
费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少，执行简单。这样四个特点，很符合人工智能处理的要求。费用报销前端的审批，中间的做账，后端的打款，都可实现智能化。
如果建立了财务共享服务中心，费用报销就可以做到自动化处理，工作量就由以前的非常巨大变得微不足道。 工作做到前面
◆事先做好培训
◆建立审批流程
◆设定各层级审批权限
◆严格审核发票
◆掌握好各科目报销重点
◆规避税务风险
◆建立奖惩措施
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