来源:HR时间 作者:HR星空 在每个公司,不论体量大小,都会存在不同的业务体系或业务部门,为了规范和统一大家的工作思维、工作语言和工作行为,各业务体系或部门最好有一本纸质的《**管理手册》来指导大家的工作,虽然现在到了移动数字时代,但电子版文件的使用和查找很多时候代替不了纸质文件的功能。 那么如何快速有效地编写一本体系管理手册呢?笔者根据多年的实践经验,建议从以下几个方面入手: 01 先定人 组织保障确保到位 第一步,成立手册编写委员会。一般是业务体系或业务部门的一把手任主任,熟悉体系业务的下属任联络人,各二三级模块负责人任委员的分工协作工作组。确定了编写委员会的成员之后,各自模块就可分别负责自己的业务范围,进行现行制度的收集整理。 02 搭构架 手册大纲一目了然 业务手册内容组成一般分为: 1 序言;(以董事长名义编写,手签) 2 发布令;(以总裁名义编写,手签) 3 常用业务术语解释;(按业务模块顺序排列) 4 体系或部门所有现行的业务管理办法;(列出制度清单) 5 每个制度下的操作流程;(列出流程清单) 6 体系或部门常用数据的指标、统计口径及计算公式;(以KPI词典为主) 7 体系或部门的组织结构图及各岗位说明书;(组织架构附岗位编制,说明本体系在公司的定位,承接的组织职能职责) 8 体系或部门各岗位的岗位图谱及发展路径图; 9 业务常用的法律法律行业标准等。 就像搭建房子一样,先有了框架,接下来该怎么做,就更加一目了然。 03 精内容 规定范式逻辑清晰 很多编写人员有大量的工作经验和实战方法,但就是编写管理手册的时候,有如一肚子墨水却倒不出来。别着急,这个时候,按照一定的范式梳理,再庞杂的内容也有如抽丝剥茧,逻辑清晰的展现出来。 1 管理办法范式 受控文件格式页眉下 ①目的 ②适用范围 ③职责分工 ④办法内容 ⑤相关参考文件 ⑥流程 ⑦附录 ⑧记录表单等。 2 流程范式 受控文件格式页眉下 ①五级泳道图(每个流程附上各节点的编号、活动简称、节点涉及的岗位名称、流程描述及操作标准、操作路径、动作的输入和输出) ②流程说明 ③支持和引用的文件 ④记录表单等 3 数据指标范式 ①指标定义 ②计算公式 ③统计范围 ④统计周期 ⑤统计频率 ⑥数据来源等 4 岗位说明书范式 ①基本信息(岗位名称、岗位描述、职级、类别、所属部门、管理幅度、工作关系等) ②任职资格(学历、专业、年龄范围、工作年限、职称资质、性格倾向) ③胜任力模型(通用素质、专业素质、特殊要求) ④职责与任务分解 ⑤常用工作清单 ⑥考核指标 ⑦工作环境 5 岗位图谱范式 ①岗位名称编码 ②岗位图谱全景图 ③图谱说明(纵坐标为职级,由英文字母标注层级;横坐标为岗位序列,由阿拉伯数字标注流水序列;每个岗位编号由一位英文字母加五位阿拉伯数字共六位组成) 6 岗位发展路径图范式 ①纵向职级发展 ②横向跨体系跨地点发展 ③发展规则。 04 重方法 抓住核心事半功倍 除了手册的内容与逻辑外,还有什么是编写的关键呢? 编委会主任需要对手册编写进行定调、定性、定量,明确责任人、结果标准和里程碑,各模块分工收集现行的文件,联络人征询兄弟部门的建议和意见,编委会每周进行项目进展的汇总分析会。 此外,对需要修改的制度或流程,第一时间进行权限审批,所有内容定稿后交承印单位印制小样,进行第二次检查确认,一切无误后提请总裁和董事长签字,进行批量印刷。 05 看细节 细微之处最见功夫 为了方便大家日后工作的收藏和查阅,各章前面附上总目录及当前章名称。 每页页眉右侧要加印公司logo,页脚加印第n页/共N页,每页右侧要加印章节小标签。 各章节内容上要特别注意跨模块跨体系间不要出现矛盾和不一致,务必保证手册的严肃严谨性。 千万别小看这些细节,一本业务手册最后能不能成为精品,很多功夫就在细节的打磨上。 |
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来自: 可爱多huyu > 《关于管理层与体系的管理》